slušného chování, vytvořených a uznávaných internetovou komunitou, se dodržuje
již od doby, kdy byl internet akademickou sítí pro hrstku nadšenců. Jejich
platnost zůstává i v současnosti, kdy se "Síť sítí" stala komerčním médiem a
masovou záležitostí pro desítky milionů lidí.
Vážené čtenářky a vážení čtenáři, vezměte si prosím následující rady (když už
ne všechny, tak alespoň některé) k srdci a chovejte se na internetu slušně,
tedy tak jak se nejspíš chováte při mezilidských vztazích v reálném světě.
Uvidíte, že se vyhnete mnoha nedorozuměním, a při vašem pobytu v zemi zvané
internet se vám bude mnohem lépe dýchat.
Mimochodem: nedodržování základních pravidel slušnosti se nemusí vyplatit: v
systémech, kde máte zaregistrovanou virtuální identitu (e-mail, chat, diskusní
fóra) může provozovatel za nevhodné chování účet dočasně "zmrazit", při hrubém
porušení pravidel jej bez milosti zruší. Co se obecně považuje za nevhodné?
Slovní útoky, urážlivé, sprosté vyjadřování, zahlcování schránek, spam a
poškozování funkčnosti systému.
Obecné zásady elektronické komunikace
Předně: při psaní jakýchkoli textů pište bez pravopisných chyb a překlepů;
obzvláště při formální komunikaci s neznámými lidmi (firmy, státní instituce).
Na e-mail můžeme okamžitě reagovat, ale to neznamená, že jej "nadatlujeme" a
pak hned odešleme, aniž si jej přečteme. E-mail prostý pravopisných hrubek a
stylistických neobratností je vizitkou kulturního, vzdělaného člověka.
Při elektronické komunikaci často zapomínáme, že na druhém konci "sedí" člověk,
živá bytost z masa a kostí! Především při výměně textových zpráv (e-mail, chat)
se emoce často derou napovrch a poté v afektu napíšeme něco, co bychom při
rozhovoru "tváří v tvář" nikdy neřekli. Nejlepší je zachovat chladnou hlavu, a
to i tehdy, když vás někdo naštve nejapnou poznámkou je možné, že to nemyslel
tak, jak jste to pochopili vy.
Pokud vás někdo slovně napadne, zkuste odpovědět později, za hodinu, za dvě.
Slova, která neřeknete, mrzí méně než rychlá, nerozvážná odpověď. Snažte se o
přátelskou odpověď, je možné, že došlo pouze k nedorozumění. Odolejte pokušení
vymyslet co nejurážlivější nadávku nebo jiný způsob, jak druhého zesměšnit
jednoduše neodpovídejte a dotyčného ignorujte. Je to sice někdy obtížné, ale je
to ta nejrozumnější možnost, protože v opačném případě zpravidla dochází k
ostré výměně nic neříkajících vulgárních zpráv, kterými pouze ztrácíte čas
(angličtina pro to má termín "flame war").
Když odešlete e-mail (ale rovněž SMS zprávu), nečekejte, že vám adresát hned
odpoví. Pokud potřebujete znát odpověď co nejdříve, raději zatelefonujte. V
praxi většinou příjemce na elektronickou zprávu reaguje nejpozději do druhého
(pracovního) dne. Pakliže vám nepřijde odezva do tří dnů, doporučuji poslat
upomínku, ve které si samozřejmě nesmíte odpověď vynucovat, ale slušně se
otázat, zda zpráva k adresátovi vůbec dorazila.
Neposílejte ostatním nevyžádané e-maily či esemesky. Existují služby, které
umožňují rozeslat zpravodajské články, vtipy, obrázky, animace a tak dále.
Takovéto "neosobní" zprávy byste měli svým známým a přátelům dodávat pouze
výjimečně. Posílat kamarádovi e-mailem každý den bez jeho souhlasu (nebo
dokonce přes jeho výhrady!) pět kreslených vtipů nemá s ohleduplností nic
společného.
Nemyslete si, že jste na internetu "neviditelní". I když posíláte e-maily pod
falešným jménem nebo přezdívkou, není problém pro zkušeného IT specialistu,
policii nebo státní informační služby zjistit vaši skutečnou totožnost pomocí
záznamů, které se ukládají při vašem pobytu na Síti.
Nepoužívejte internet k nelegálním činnostem (šíření zakázané pornografie,
podpora extrémistických skupin, útoky na jiné počítače atd.). K tomu asi není
co dodat. Internet sice na první pohled vypadá jako prostředí, kde vládne
anarchie, ale stále je to svět uvnitř našeho světa, kde platí zákony a existuje
právní řád.
Sedm pravidel, jak napsat e-mail podle netikety
1. Adresování, aneb kolika lidem píšete?
Posíláte-li e-mail najednou více příjemcům, je většinou diskrétnější uvést
jejich seznam skrytý, tedy v políčku BCC (Blind Carbon Copy, česky Slepá
kopie). Výjimkou může být situace, kdy chcete, aby o sobě příjemci vzájemně
věděli a další případné příspěvky rozesílali na všechny adresy v tomto případě
vložte seznam příjemců do políčka TO (česky Komu) nebo CC (Carbon Copy, česky
Kopie).
2. Předmět zprávy (subject)
Předmět zprávy má za úkol zaujmout podobně jako titulek v novinách. Když jej
vymyslíte dobrý, čtenáři si článek nebo zprávu přečtou. V případě vhodně
zvoleného předmětu je navíc mnohem jednodušší se zprávou dodatečně manipulovat
třídit ji do složek, vymazat, odpovědět. Správně zvolený předmět zprávy je
stručný, výstižný a konkrétní; někdy je dobré jej vymyslet až po napsání
vlastního textu zprávy. Uvedu příklady:
patně: pozvánka (nebo tisková konference adresát na první pohled neví, o co se
jedná)
Správná varianta: Pozvánka na tiskovou konferenci Audi TT 3.2
3. Priorita zprávy, čili důležitost
E-mailová zpráva může mít přiřazenu tzv. prioritu; většinou volíte ze tří
úrovní důležitosti: nízká normální vysoká. Mnoho lidí chybně volí pro většinu
zpráv nejvyšší stupeň; vysokou prioritu používejte pouze výjimečně pro skutečně
neodkladné zprávy. To, jakou zvolíte prioritu, nemá žádný vliv na rychlost
doručení zprávy, je to pouze dodatečná informace pro příjemce, aby mohl na
důležité zprávy odpovědět přednostně!
4. Začínejme oslovením!
Pro elektronické dopisy přátelům či známým použijte oslovení typu "Ahoj
Kristýno", případně "Milá Kristýno". Pro formální e-mail zvolte oslovení
"Vážený pane (paní)". Použít lze i tvary "Dobrý den" a "Zdravím".
Častá chyba: podle pravidel české mluvnice se oslovení skloňuje. Takže nikoli
"Vážený pane Novák", ale správně "Vážený pane Nováku".
5. Vlastní text zprávy
Platí pravidlo "jedno téma = jeden e-mail". Pro příjemce je to pohodlnější v
tom, že s nimi může jednodušeji manipulovat odpovědět, třídit, přeposlat atd.
Pokud zvete kolegu z práce na promoci vaší dcery a zároveň se ho chcete zeptat,
jaké sazenice jahod doporučuje pořídit, napište dvě zprávy.
Snažte se být struční, e-mail má na rozdíl od "dopisu psaného na papír" některá
pravidla odlišná: pište přímo k věci, přátelsky a srozumitelně.
Vytvářejte odstavce; každou myšlenku s klidným srdcem oddělte, protože jinak se
z textu stane obtížně čitelná změť znaků. Pro větší přehlednost je dobré
vkládat do textu číslování nebo odrážky (k tomu ani nepotřebujete grafické
symboly, vystačíte si s textovými znaky, hezky vypadají kupříkladu dvě
dvojtečky "::"). Posíláte-li delší text, je lepší jej vytvořit v textovém
editoru a odeslat jako samostatný soubor.
V e-mailu, a potažmo v jakémkoli elektronickém sdělení není vhodné psát
VERZÁLKAMI, protože takto psaný text je obecně chápán jako křičení. Pokud
chcete nějaké slovo zdůraznit a nepoužíváte-li formátování zprávy (tučné písmo,
kurzíva...), vezměte si na pomoc hvězdičku (*) a podtržítko (_). Hvězdička na
začátku a na konci slova simuluje tučné písmo, podrtržítko kurzívu. Například:
"Půjdeme dnes večer na *bowling*?".
Opatrně s emotikony např. :-), :-( atd. Při neformální korespondenci vkládejte
emotikony přiměřeně (dva až tři jsou na jeden e-mail ažaž), v obchodním styku
na ně raději zapomeňte.
Používat v e-mailu háčky a čárky? Kardinální otázka, která uživatele internetu
trápí už od jeho dřevních dob. Pokud posíláte texty s nabodeníčky, nemusí se
kvůli rozdílnému, vzájemně nekompatibilnímu kódování zobrazit správně. Text je
pak obtížně čitelný, protože namísto správných znaků s diakritikou se zobrazí
"paznaky". V současnosti však drtivá většina uživatelů "dokáže" přijímat i
odesílat text s diakritickými znaménky, tudíž nemusíte psát "bez hacku a
carek". Pozor dejte při odesílání český psaných e-mailů do zahraničí, poněvadž
ne každý má na počítači nainstalováno "české prostředí". Podrobnější informace
najdete na stránce http://www.cestina.cz.
6. Ani e-mailu nesmí chybět podpis
Na konec zprávy patří rozloučení a podpis; coby rozloučení můžete použít "Přeji
(Vám) krásný den / večer / víkend", případně "Měj(te) se hezky"; eventuálně
více formální (a docela chladné) "S pozdravem".
Na samotný závěr e-mailu se většinou přidává předem vytvořený podpis (anglicky
signature), který nemusíte pokaždé psát automaticky jej připojí váš poštovní
program. Podpisů můžete mít více; pro kamarády, pro obchodní partnery, pro
přítelkyni atd. atd. Jaké údaje by měl obsahovat osobní, a jaké firemní podpis?
U neformální stačí napsat jméno a e-mailovou adresu, případně ještě nějaký
citát. Nezapomínejte ovšem, že v jednoduchosti je síla, a snažte se vystříhat
nejrůznějších vyumělkovaných "textových" obrázků, rámečků a podobně.
Telefonické spojení nebo dokonce adresu vašeho bydliště z bezpečnostních důvodů
neuvádějte!
Nejvhodnější délka "signatury" je 2 až 6 řádků; zarovnání zleva. Např.:
Petr Dub
petr.dub@centrum.cz
"Pouze život, který žijeme pro ostatní, stojí za to". A. Einstein
Pro oficiální podpis pod e-mailem v zaměstnání platí jiná pravidla, kromě
jména, příjmení a elektronické adresy je třeba uvést pozici v zaměstnání, jméno
firmy a telefonický a faxový kontakt. Rozhodně nevadí, když na konec napíšete
jednoaž dvouřádkovou textovou reklamu.
RNDr. Jan Stromek, ředitel firmy
jan.stromek@zahranictvi-stromek.cz
http://www.zahranictvi-stromek.cz
tel.: +420 254 584 481-7
fax.: +420 254 584 480
"Naše zahradní stromky nemají konkurenci!"
7. S přílohami opatrně
Přílohou (attachment) rozumíme soubor nebo soubory, které jsou součástí
e-mailové zprávy. Jelikož přílohy mohou zabírat hodně místa, je třeba dobře
zvážit, zda vůbec přílohu posílat, a když ano, tak se snažit zajistit jejich co
nejmenší velikost. Čím větší příloha, tím déle ji bude příjemce na svůj počítač
stahovat, a potažmo tím více peněz zaplatí za internetové připojení.
Megabajtová příloha stahovaná ve špičce na modemu o průměrné rychlosti může
přijít klidně na dvacet třicet korun. Pokud poté zjistíte, že se jednalo o
nepříliš vtipný obrázek, patrně z toho nebudete nadšeni. Pro posílání příloh
tudíž dodržujme následující zásady:
a) U příloh nad 200 KB předem adresáta upozorněte a rovněž zjistěte, zda nemá
pomalé připojení; ujistěte se, že mu přijetí větší přílohy nebude vadit. Teprve
poté mu soubory odešlete.
b) Nikdy neposílejte coby přílohu spustitelné soubory (přípona EXE) a dokumenty
obsahující makra. Proč? Tento typ souborů může obsahovat počítačové viry, není
tedy slušné příjemce zbytečně "strašit" (i kdyby soubory nebyly zavirované).
c) Jednoduchý způsob, jak zmenšit velikost souborů, je bezeztrátová komprimace.
Spočívá v tom, že se soubory pomocí speciálního algoritmu zkomprimují (často se
užívá slangové pojmenování "zabalí") do jediného souboru s výrazně menší
velikostí výjimkou není poloviční délka. Předem se však informujete, zda
příjemce dokáže zkomprimované soubory "rozbalit" potřebuje k tomu příslušný
komprimační program. Mezi nejpoužívanější programy patří WinZip
(http://www.winzip.com) a WinRar (http://www.rarsoft.com).
d) Pokud možno nepoužívejte "exotické" datové formáty; tedy takové, pro které
nemá běžný uživatel potřebný software k jejich zobrazení. Ať se nám to líbí
nebo ne, standardem pro textové dokumenty, tabulky a databáze jsou příslušné
aplikace z kancelářského balíku Microsoft Office (a programů, které jsou s ním
kompatibilní Star Office, 602 Pro PC Suite). Textové soubory je obvyklé posílat
ve formátu DOC (Microsoft Word), RTF (Rich Text Format), prostý text (TXT),
HTML (HyperText Markup Language) nebo PDF / RTF (Adobe Acrobat). Pro grafické
soubory používejte formáty JPEG (JPG), GIF a BMP.
Etiketa stále platí - Ve virtuálním světě platí stejná pravidla slušnosti jako
v normálním životě II
A jak odeslat odpověď na přijatou zprávu
Přijde-li vám elektronická zpráva a vy se rozhodnete na ni odpovědět, je vhodné
dodržovat tato pravidla:
a) Jak rychle máte odpovědět? To záleží na prioritě zprávy; pokud jde o
neodkladnou záležitost, pak nejlépe ihned, v ostatních případech postačuje do
druhého (pracovního) dne. Častou chybou je kontrolování obsahu e-mailové
schránky několikrát za hodinu; zde je namístě uvědomit si, že e-mail není
telefon, pokud je něco naléhavé, je rychlejší zatelefonovat. E-mailovou
schránku stačí kontrolovat nejvýše třikrát denně, nikdo po vás nemůže chtít,
abyste odepisovali okamžitě. Jednou z výhod e-mailu je možnost v klidu si
promyslet odpověď, a až poté na zprávu reagovat.
b) Nezapomínejte, že na každý e-mail nemusíte odpovídat. Kupříkladu není nutné
potvrzovat došlý e-mail, pokud se nejedná o skutečně důležitou zprávu. V tomto
případě napište odpověď ve smyslu: "Děkuji, e-mail jsem obdržel v pořádku,
odpovím Vám co nejdříve.".
c) Píšete-li odpověď, poštovní program vytvoří novou zprávu, do které umístí
předchozí text. Každý řádek původní zprávy má obvykle na začátku znak ">";
tento text neodstraňujte, protože jinak by příjemce nevěděl, na co mu
odpovídáte. Bývá zvykem vymazat řádky, které se odpovědi netýkají.
d) Respektujte soukromí ostatních lidí. Když vám někdo pošle osobní, soukromou
zprávu, neposílejte ji dál bez souhlasu odesílatele, protože jinak se chováte
jako člověk, kterému se nedá důvěřovat.
e) Také neměňte obsah přeposílaného e-mailu bez svolení odesílatele, protože on
je autorem textu, ne vy.
f) Nechcete-li vypadat jako naivní zelenáč, nikdy neposílejte řetězové e-maily
a hoaxy.
g) Pokud víte, že nebudete mít delší dobu přístup k internetu, je dobré se
odhlásit z elektronických konferencí a v e-mailové schránce nastavit
automatickou odpověď. Každý, kdo vám pošle v této době e-mail, obdrží ihned
upozornění a nemusí se trápit tím, proč jste ani po třech týdnech neodpověděli.
Zprávu napište nejen česky, ale i anglicky (na konec připište větu ve smyslu
"toto je automatická odpověď").
Kde se o Netiketě dozvíte více?
Další informace o Netiquette najdete v bezplatně přístupné elektronické knize
od Virginie Sheaové, http://www.albion.com/netiquette (anglicky). Pokud
angličtinou nevládnete, doporučuji české překlady na stránkách
blog.maly.cz/netiketa.html nebo http://www.nyx.cz/etika.html.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU