Gmail již před lety výrazně proměnil způsob, jakým jsme si zvykli používat elektronickou poštu. Možnosti jako téměř neomezený úložný prostor, zobrazování zpráv ve stylu konverzací nebo snadné prohledávání obsahu zpráv si získaly miliony uživatelů. A přestože mnozí firemní manažeři službu používají pro své soukromé účely, o využití tohoto nástroje pro firemní účely často mnoho nevědí. Přitom právě firemní email je jedním ze základních kamenů efektivní komunikace uvnitř týmu i navenek.
Někteří firemní zákazníci se domnívají, že používání elektronické pošty v rámci Google Apps vyžaduje, aby se v emailových adresách zřekli své firemní domény a smířili se s adresami ve tvaru jmeno@gmail.com. Tento názor je ovšem mylný, firma si samozřejmě může zvolit vlastní doménu a emailové adresy mít ve tvaru jmeno.prijmeni@jmenofirmy.cz.
Každému zaměstnanci firmy poskytne Google Apps standardně schránku o velikosti 25 GB. Díky tomu pak zaměstnanci nemusejí ztrácet čas pravidelným čištěním své elektronické pošty, na rozdíl od jiných řešení firemního emailu. Současně mají k dispozici veškerou, i historicky starší korespondenci, a to prostřednictvím výkonné vyhledávací technologie, která je mimochodem i základem vyhledávače Google. Stačí zadat klíčová slova a prakticky ihned vyhledávač nabídne všechny emaily a dokumenty, které dané výrazy obsahují.
Racionální organizaci emailů umožňují štítky a filtry. Štítky jsou cestou, jak velké množství zpráv členit na kategorie, například podle typu řešené agendy. Výkonné filtry pak zajišťují automatické označování a třídění zpráv podle určených pravidel. Nastavení pravidel přitom zvládne každý uživatel, nevyžaduje to žádné speciální znalosti ani asistenci firemních informatiků.
Do uživatelského rozhraní služby je integrovaný chat a videochat. Pomocí chatu mohou kolegové rychle a efektivně řešit jednoduché pracovní úlohy, bez posílání spousty krátkých emailů tam a zpět. Videochat umožňuje naplánovat a realizovat videokonferenci až pro patnáct účastníků, bez ohledu na jejich momentální místo pobytu. Samozřejmostí je možnost sdílení pracovní plochy jednotlivých účastníků konference.
Klíčovou výhodou firemní elektronické pošty, poskytované jako součást Google Apps, je potenciál pro použití kdykoli a kdekoli. Uživatel si bez potíží otevře poštu v jakémkoli počítači nebo mobilním zařízení s připojením k internetu. Služba je kompatibilní s mobilními platformami Android, iPhone, BlackBerry a Windows Phone. Dokonce i bez aktuálního připojení k internetu lze s emaily pracovat v režimu offline, což se hodí například ve vlaku, na jednání, v letadle a jinde. Po připojení k internetu se zprávy automaticky synchronizují a odešlou. Gmail se dá používat také prostřednictvím klasických poštovních klientů, pokud je uživatelé upřednostňují. Jako neodmyslitelnou součást zahrnuje vysoce efektivní ochranu proti malwaru a spamu.
Chcete se dozvědět více o řešení, které zvýší produktivitu ve vaší firmě? Potřebujete snížit náklady na firemní informační technologie a jejich údržbu? Využijte služby Google Apps s podporou Ness Technologies!
Autor Jakub Truschka
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU