Implementace ERP systému: Jak zdárně dojít až na konec a neztratit se

Rozhovor s Radoslavem Schmidtem, ředitelem české pobočky společnosti Innoware.

Společnost Innoware byla založena v roce 2001 a dnes je expertem mezi poradenskými firmami v oblasti implementace ERP systémů a cloudových řešení. Implementuje ERP systémy řady Microsoft Dynamics více než 20 let. Projekty realizovala, kromě Česka, také v Rakousku, Švýcarsku, Velká Británii nebo Bělorusku a na Ukrajině. Innoware úspěšně realizovala více než 350 projektů v různých průmyslových oborech. Dle slov jejího ředitele Radoslava Schmidta se za úspěchem firmy skrývá jedinečná projektová metodologie IW URM (Innoware Unique Reliable Method). Ta firmě umožňuje – na základě zkušeností a ve spojení s mezinárodními standardy – kvalifikovaně předpovídat a řídit implementační projekty.

Co by mělo být dle vašeho názoru chápáno pod pojmem ERP?

Hlavní koncepcí ERP (Enterprise Resource Planning) je vybudování jednotného technologického a informačního prostředí pro řízení firemních procesů a zdrojů bez ohledu na teritoriální nebo funkční situování a jejich výkonu či umístění; myslí se tím dostupnost nástrojů pro operativní evidenci všech primárních dokladů a operací, ideálně v místě jejich vzniku, jejich analytické zpracování pro rozhodování managementu a další distribuci dat mezi útvary a pracovníky firmy. Důležitým aspektem je vytvoření"jednotného" informačního prostoru, tak aby se předešlo nutnosti zadávat údaje do různých systémů, snížily se náklady na vlastnictví informačních systémů a snížil se počet chyb při zadávání/zpracování údajů.

Máme rok 2021. Čím je podle vás v dnešní době pro firmu ERP?

Dle našeho názoru je každá firma velmi podobná živému organismu a zde můžeme použít přirovnání s lidským tělem. ERP je oběhovým systémem firmy; naplňuje všechny firemní složky kyslíkem a vším co firma potřebuje (dodává energii a rozšiřuje možnosti); jako první reaguje na změny; pomáhá identifikovat a zápolit s „viry a bakteriemi“, které mohou firmu ovlivnit jak interně (interní zneužívání a chyby zaměstnanců, neefektivní řízení zdrojů, dlouhodobého majetku atd.), tak externě (zpoždění dodávek, špatná kvalita dodaného materiálu/zboží/služeb, velké množství pohledávek a jiné). Hned na úvod je nutno poznamenat, že jakýkoli ERP systém je ve schopných rukou managementu silným nástrojem pro firemní rozvoj. Není to ale snadné, je nutno se naučit s daty a systémem pracovat. Jestli a jak reagovat na signály ERP záleží jen na managementu společnosti.

Myslíte si, že nadešla doba, kdy je možné ERP systému svěřit řízení firmy?

Moderní technologie mohou inspirovat k novým nápadům, otevírat nové příležitosti a obzory, faktem ale je, že podnikání řídí lidé, a to se musí vzít do úvahy. Používání moderních technologii proto není samospásné, je důležité si uvědomit, že žádný ERP systém nemůže řídit a rozvíjet firmu/podnikání nezávisle, bez zásahu člověka.

Implementace ERP nepředstavuje ani dnes triviální záležitost. Na coby měla firma při výběru ERP klást největší důraz?

Implementace ERP systému je pro každou firmu zářivou nadějíi a obrovským strašákem zároveň. Není žádným tajemstvím, že statistiky úspěšných implementací jsou poměrně neuspokojivé. Každý rok se objevují informace o mnohamilionových implementačních projektech, které skončily neúspěchem, a nezáleží přitom na konkrétním dodavateli nebo implementovaném systému. Jejich výběr je třeba brát velmi vážně a posoudit nejen aktuální přínosy, ale také možnosti dalšího rozvoje/rozšíření funkcionality systému do budoucna (zda bude ERP vyhovovat potřebám rostoucí firmy a vyvíjet se/rozvíjet se spolu s ní).

S čím se na vás obracejí firmy, které zvažují implementaci nebo upgrade ERP systému? 

Firmy, které o implementaci teprve uvažují na úvod zajímají hlavně jaké jsou rozdíly řešení z řady Microsoft Dynamics 365 (Microsoft Dynamics 365 Finance, Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management, Microsoft Dynamics 365 Busines Central, Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement, atd.) Firmy, které uvažují o upgrade, zajímá např.: Kdy se pro upgrade rozhodnout, zda je vynaložené úsilí opodstatněné a jak ho měřit.

Mohl byste popsat, jaké faktory (interní i externí), ovlivňují proces implementace z celkového organizačního hlediska, a to bez ohledu na to, o jaký konkrétní ERP systém se jedná?

Základem, kterým je potřeba začít, je úvodní posouzení celkové připravenosti firmy na zavedení ERP systému. Implementace je velmi pracný a náročný proces, který vyžaduje značné časové a finanční náklady. Předpokládá aktivní a pravidelné zapojení vrcholového managementu firmy do projektu, vyžaduje seriózní metodické školení, adaptaci personálu na práci v systému a vede k řadě důležitých změn týkajících se nejen jednotlivých podnikových procesů, ale i firmy jako celku.

Objektivně posoudit svoje možnosti oproti přáním – to je první a nejdůležitější krok, který musí vedení společnosti učinit před zahájením implementačního projektu. Právě toto posouzení a jednotnost lidí, kteří ho učiní, výrazně ovlivní celý průběh projektu. Klíčovým úkolem dodavatele je v tomto okamžiku vytvořit u zákazníka realistické očekávání; upřímně a poctivě ukázat všechny možné zákoutí a rizika implementace ale také nástroje k jejich překonání. Řešení vždy existuje, hlavní je, aby ho všechny zúčastněné strany projektového týmu (objednatel i dodavatel) byly ochotny najít a přijmout.

Vrátíme-li se k analogii s oběhovým systémem, tak před instalací nové „srdeční chlopně“ (ERP systém) se vyplatí si v klidu vyslechnout doporučení lékaře (dodavatele). Následně se rozhodnout, zda mu věříte, nebo ne a podle doporučení lékaře připravit tělo (firmu a zaměstnance) na změny (některé firmy na to potřebují více než měsíc). Je potřeba se obalit trpělivostí, a to jak při implementaci, tak při spuštění nového systému, protože firma, stejně jako člověk, potřebuje čas na adaptaci a správné používání nové „chlopně“.

Podívejme se nyní trochu podrobněji na další důležité faktory, které zaručí úspěch implementace ERP v každé společnosti bez ohledu na její velikost, odvětví nebo region.

1. Jednota vrcholového managementu ve vizi strategie rozvoje společnosti jako celku. Společnost si uvědomuje, kde se nyní nachází, o co usiluje v budoucnu, jaká má omezení a jaké příležitosti jí zavedení ERP systému přinese.

2. Vysoká odborná úroveň externího poradenského týmu (dodavatele), který se podílí na realizaci projektu implementace a také důvěra vrcholového managementu na straně zadavatele v tým odborníků dodavatele, kteří projekt realizují.

3. Podrobný plán/harmonogram projektu implementace, který obsahuje celý seznam úkolů (rozsah projektu), které mají provést všichni účastníci projektu (zadavatel a dodavatel) ve všech fázích realizace (odanalýzy požadavků až po spuštění systému); určí prioritu a pořadí úkolů, stejně jako dobu jejich realizace a odhadovaný rozpočet. Právě tento časový plán bude jednotným projektovým plánem pro celý realizační tým (zadavatele a dodavatele), který jim umožní spolu dosáhnout společného cíle.

4. Aktivní zapojení vrcholového managementu na straně zadavatele ve všech fázích projektu ERP. Povinná účast managementu na Řídících výborech projektu, kde se bude pravidelně projednávat stav projektu, odchylky (včetně příčin odchylek) a způsoby jejich odstranění. Umožní to managementu detailně vnímat situaci a rychle přijímat nápravná opatření.

5. Důsledné dodržování metodiky projektu. Průběžné pořizování projektové dokumentace (povinná existence ucelené projektové dokumentace, součástí které jsou např.: ucelený návrh systémového řešení,  testovací scénáře pro každý implementovaný proces, který je zahrnut do rozsahu projektu; specifikace technologických úkolů na vývoj, pravidla vývoje, atd.), která obsahuje dokumenty, které popisují: řízení změn, řízení vývoje, dostupnost nástrojů pro správu verzí souborů a kódu; registrace změn, jejich přenos mezi aplikacemi, atd. Díky všemu tomu zadavatel po spuštění systému nedostane ERP – „černou skříňku“, u které není jasné, jak vše funguje, ale hotovou strukturu se znalostní bází, která umožní úspěšnou údržbu a rozvoj systému v budoucnu. Rovněž bude snadné zaškolit nové zaměstnance a není potřeba se obávat toho, že by firma přišla o know-how, spojené s fungováním ERP, v případě odchodu jakéhokoliv zaměstnance z firmy.

6. Způsobilost klíčových uživatelů na straně zadavatele, kteří mají úplnou znalost jim svěřeného procesu (uspořádání, silné a slabé stránky, kdo za co odpovídá, jaké jsou klíčové problémy) a strategických cílů jeho rozvoje; mají pravomoc rozhodovat a řídit priority úkolů svých zaměstnanců.

7. Pravidelně informovat všechny zaměstnance zadavatele o cílech, termínech a aktuálním stavu projektu. Zavedení ERP systému mění nejen technologii, ale také firemní kulturu. Aby byla implementace úspěšná, je nutné nejen realizovat projekt, ale také adaptovat zaměstnance zadavatele na nový systém, který by se měl stát efektivním nástrojem pro jejich práci (zohlednit psychologické a administrativní aspekty, na které by měl být manažer připraven).

8. Odmítnutí paralelního účtování v několika systémech (starých i nových). „Sezení na dvou židlích“ výrazně zpomaluje adaptaci pracovníků na nový systém, snižuje efekt jeho zavedení a vyžaduje další lidské úsilí, což se velmi často projevuje vznikem nespokojenosti/konfliktů ve firmě, které mohou překazit řadu přínosů, při zavedení nového systému řízení.

Co byste vzkázal našim čtenářům, potenciálním zájemcům o implementaci ERP?

Rok 2020 nám ukázal, že společnosti, které investovaly do ERP s předstihem, jsou lépe vybaveny pro zvládnutí rychle se měnícího tržního prostředí než jejich technologicky méně vyspělí konkurenti. Většina našich klientů se s výzvami roku 2020 vyrovnala, a navzdory současné náročné situaci pokračuje v aktivním rozvoji svého podnikání.

Svět už nebude stejný a zavedení ERP systému může být jedním z nejlepších rozhodnutí, které můžete pro svou firmu udělat!