Celá řada dokumentů dnes vzniká metodou vyplňování připravených
vzorů - formulářů. Typický život takového papírového formuláře
vypadá takto: nejprve ho někdo připraví (samozřejmě na
počítači), potom je vytištěn, aby si ho mohl někdo další fyzicky
odnést, ručně vyplnit a zase někomu fyzicky předat. Na konci
jsou údaje z formuláře přepsány zpět do počítače a papírový
formulář končí v koši nebo archivu. Nejen počítačový fanda jistě
vidí, kolik času a energie bylo zcela zbytečně vynaloženo.
Pomoci by mohly formuláře v elektronické podobě, které řadu
kroků dokáží odstranit nebo zjednodušit.
Elektronické formuláře se dnes nejčastěji připravují v textových
a tabulkových procesorech nebo jsou pevnou součástí nějakého,
typicky databázového programu. Je tak sice zjednodušeno jejich
vyplňování, neřeší se ale problém s přenosem formulářů. Prudký
rozvoj počítačových sítí a zvláště pak Internetu nám nyní dává
do ruky nástroj i pro elektronický přenos formulářů.
Rozmanitost formulářů si vynutila vznik nové kategorie softwaru
specializovaného na práci s formuláři. Jedním z komplexních
balíků v této oblasti je software Informed Designer a Filler
kanadské společnosti Shana Corporation (www.shana.com). Jeho
zatím poslední verze 2.1 se revněž vydává cestou k Internetu a
přímo podporuje elektronický přenos formulářů a nově také
vyplňování formulářů v rámci Webu.
Designer - návrh formulářů
Než spatří takový formulář světlo světa, je potřeba navrhnout
jeho obsah a vzhled. K tomuto účelu slouží v balíku Informed
aplikace Designer, ve které lze vytvořit libovolný formulář.
Tvorba elektronického formuláře se podobá návrhu stránky v
grafickém programu a Designer také nabízí sadu nástrojů, za
kterou by se nemusel stydět ani kvalitní grafický program (viz
obrázek 2). Kreslit můžete čáry, obdélníky, ovály i objekty
libovolného jiného tvaru. K dispozici jsou různé výplně objektů,
nástroje pro snadné duplikování, rotování a zarovnávání objektů.
Na stránku je přirozeně možné vložit libovolný obrázek (např.
logo firmy) a text ve zvoleném písmu a stylu. Formuláře se mohou
skládat z více stránek, v tomto případě jistě oceníte možnost
definovat master stránku, jejíž obsah je potom vidět na každé
další stránce. Načtení hotového papírového formuláře pomocí
skeneru není přímo podporováno, nic ale nebrání jeho vložení na
stránku jako obrázek.
Zatím jsme hovořili o grafických prvcích, které tvoří spíše
okrasu formuláře. Jádrem formuláře jsou pochopitelně buňky -
políčka sloužící pro vyplňování. Ta mají v grafické podobě
obdélníkový tvar a pracuje se s nimi stejně jako s jinými
grafickými objekty na stránce. S každou buňkou je svázán její
název, vyjadřující co se bude do buňky vyplňovat (např. PSČ,
jméno apod.). Uživatel si může zvolit, zda a kde se bude název
zobrazovat. Je také možné určit pořadí buněk, v jakém se budou
při vyplňování procházet. K dispozici je i složená buňka, díky
které se v Designeru snadno a rychle vytvářejí tabulky.
Podobně jako v tabulkových procesorech nebo databázích je také v
Designeru možné nastavit formát buňky (viz obrázek 3). Tím
tvůrce formuláře říká, jaký typ dat se může do buňky zadat
(text, číslo, obrázek, datum apod.), a zároveň může nastavit,
jak se zadaný údaj má zobrazit (např. za číslo přidej Kč).
"Inteligentní" formuláře
Až na možnost definovat formát buněk se zatím popsané formuláře
od svých papírových kolegů příliš neliší. Designer ovšem nabízí
řadu způsobů, jak práci s formulářem zautomatizovat. Ten
nejjednodušší znají všichni uživatelé tabulkových procesorů.
Jedná se o automatické vyplnění hodnoty buňky, která se vypočte
z již zadaných údajů. Tímto způsobem lze například definovat
buňky zobrazující součet cen nebo aktuální datum (viz obrázek 4).
Pomocí definované funkce lze také kontrolovat, zda uživatel
zadal platný údaj (např. věk musí být větší než 0). V opačném
případě je vyzván, aby zadání zopakoval. V závislosti na
hodnotách políček lze také měnit pořadí vyplňování políček:
např. uvede-li uživatel při vyplňování, že je svobodný, mohou se
díky této funkci ihned přeskočit buňky s údaji o partnerovi.
Designer umožňuje stanovit hodnotu buňky při jejím definování,
což se hodí v případě, že je tato hodnota známá a nemění se
příliš často. Někdy je ale vhodné, aby hodnotu zadal uživatel
sám a ta se potom použila v dalších formulářích, které bude ten
samý uživatel vyplňovat (např. jeho jméno, adresa apod.). Tuto
vlastnost buňky , tzv. sdílené zapamatování, je možné nastavit
ve Filleru (viz dále).
Užitečná je také funkce auto-inkrementu hodnoty v¦buňce, hodící
se pro jednoznačné číslování při několikanásobném vyplňování
téhož vzoru formuláře. Auto-inkrement lze vázat na konkrétní
formulář nebo je možné hodnotu získat externě z nějaké databáze
či jiné aplikace prostřednictvím Apple Event. K dispozici je
Informed Number Server, který poskytuje konzistentní číslování,
ať už je formulář vyplňován kdekoliv (např. faktury může
vyplňovat více zaměstnanců na svých počítačích, číslování ale
musí být společné).
V předchozím odstavci byla nakousnuta možnost vyhledat příslušný
údaj v externí databázi. Informed Designer tuto funkci plně
podporuje, a například po zadání čísla výrobku lze v databázi
vyhledat jeho popis a cenu. Informed umožňuje spolupráci s
externími aplikacemi prostřednictvím zásuvných modulů, takže je
možné v budoucnu rozšiřovat množinu "kompatibilních" aplikací.
Díky AppleScriptu lze pro vyhledání údaje použít libovolnou
aplikaci, která tuto skriptovací techniku podporuje. Podobným
způsobem lze také údaje z vyplněného formuláře přenášet do
externích aplikací, jako je databáze 4th Dimension.
Jakmile začneme přecházet od papírových formulářů k
elektronickým, bude se také měnit vzezření formulářů, ze kterých
se začnou stávat spíše malé aplikace s uživatelsky definovaným
vzhledem a chováním. Příkladem tohoto chování v softwaru
Informed je možnost uzpůsobit nabídky, jež se budou při
vyplňování formuláře zobrazovat v Informed Filleru (viz dále).
Přímo do formuláře je také možné umisťovat tlačítka s vybraným
příkazem.
Filler - vyplňování formulářů
Jak již bylo zmíněno, pro vyplňování elektronických formulářů se
používá speciální aplikace Informed Filler (viz obrázek 5). Ta
je dostupná pro počítače s Mac OS, Windows 3.1/95/NT a s
formuláři tak lze pohodlně pracovat v heterogenním počítačovém
prostředí. Filler je také dostupný pro digitální osobní
asistenty Newton, a vytvořené formuláře je proto možné používat
pro přímý sběr dat v terénu. Úplnou novinkou je možnost
vyplňovat formuláře v prostředí Webu pomocí softwaru Filler for
Java (viz obrázek 6). Jedná se o zjednodušenou verzi Filleru,
která formou Java apletu přenáší formulář do webové stránky. K
dispozici jsou formátovací příkazy políček a celá další
"inteligence" formuláře. Vše je zajišťováno "na místě" ve
webovém prohlížeči, bez nutnosti síťových přenosů a programování
CGI skriptů.
Při vyplňování formuláře je možné k němu připojit libovolný
soubor a také zvukové nebo textové poznámky. Formuláře lze
odeslat k dalšímu potvrzení elektronickou poštou (viz dále) a je
možné je registrovat v databázi například účetního programu.
Informed Filler neslouží pouze pro vyplňování formulářů, je to
spíše taková runtime verze databáze, kde formuláře slouží jako
rozhraní. Vyplněné formuláře jsou tak uschovávány v datovém
souboru (lze ho chránit heslem) a je možné se k nim kdykoliv
později vrátit.
Informed v Síti
Elektronické formuláře nejsou jen tak nějaký dokument, který lze
vyplňovat a tisknout, měly by také plně podporovat elektronický
přenos údajů.
Informed umožňuje vytvářet tzv. distribuční centra, což je buď
souborový, nebo FTP server, na kterém jsou uloženy vzory
formulářů. Na tato centra se uživatelé napojují přímo z Filleru
a mohou si nahrát formulář, jaký zrovna potřebují (viz obrázek
7). Podporován je i automatický update formulářů, tj. v případě,
že je ve formuláři objevena chyba, je možné do distribučního
centra zařadit jeho opravenou verzi a uživatelé Filleru jsou o
této změně automaticky informováni.
Formuláře je po vyplnění možné přímo z Filleru zasílat
elektronickou poštou. Protože často musí jeho obsah schválit
nadřízený (a jeho nadřízený ...), je možné u formuláře
specifikovat cestu, kterou takto musí urazit. Navíc lze jeho
pohyb sledovat a v každém okamžiku tak vědět, kde se formulář
zrovna nachází. Díky těmto vlastnostem lze už skutečně hovořit o
elektronické (bezpapírové) kanceláři.
Mají-li být papírové formuláře jednou plně nahrazeny
elektronickými, je nezbytné mít k dispozici také mechanismus
potvrzení obsahu formuláře. Toto potvrzení je řešeno formou
digitálního podpisu. Ten v sobě kódovaně obsahuje údaje o osobě,
která formulář "podepsala", spolu s vyplněnými informacemi.
Digitální podpis je tak svým způsobem bezpečnější než podpis
klasický, protože zajišťuje, že obsah formuláře nebyl od podpisu
změněn. Software Informed podporuje služby digitálního podpisu
přítomné na počítači formou zásuvným modulů.
Závěr
Software pro práci s elektronickými formuláři se z rozvojem
elektronického obchodu stane užitečným vybavením každé firmy.
Balík Informed nabízí v tomto směru nejen tvorbu formulářů a
podporu pro jejich snadné vyplňování, ale i vše, co se kolem
toho točí. To zahrnuje například digitální podpisy, elektronický
přenos formulářů a sledování jejich putování, tedy funkce, které
jsou pro plnou "elektronizaci" formulářů nezbytné.
Software Informed poskytuje kompletní řešení elektronických
formulářů. Zpočátku ho můžete používat "jen" pro návrh formulářů
a jejich tisk na žádost, později lze přejít na plně
elektronickou agendu všech formulářů s vyloučením papíru.
7 0........../DĚD
********** rámeček
Informed Designer a Filler
K recenzi poskytla firma: Shana Corporation, 9744-45th Avenue,
EDEMonton, Canada T6E 5C3
www.shana.com
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU