Výrobní systém bývá často specializovaný na určitou oblast výroby, např. pro automobilový průmysl, pro strojírenský či farmaceutický podnik. Pro správnou funkci by měl být dobře integrovatelný s ostatním softwarem užívaným ve firmách. Někdy se dodává i jako modul ERP systému. IT se v průmyslovém podniku rovněž uplatňuje v oblasti konstrukce (CAD) i zkoumání životního cyklu výrobků, ve skladech, kde se využívají čárové kódy nebo RFID technologie.
Výrobní informační systém by měl přinést firmě robustní a cenově efektivní řešení pokrývající potřeby výroby od okamžiku vystavení výrobního příkazu až po uskladnění produktu. V případě potřeby by měl zajistit kontinuální sledování a řízení výroby zakázky v reálném čase, sběr a dlouhodobé ukládání všech průvodních informací v podobě elektronického záznamu a zároveň by měl poskytnout nástroje pro efektivní analýzu výroby.
Veškeré výrobní procesy spojuje do jednoho přehledného a logického celku, v němž jsou všechny potřebné informace k dispozici ve vzájemných souvislostech. To dovoluje pružně reagovat na operativní požadavky obchodu, znalost aktuálního stavu výroby potom poskytuje možnost činit rychlá a správná rozhodnutí. Systém obvykle umožňuje technickou přípravu, plánování a řízení výroby.
Výrobní systém bývá vybaven komunikačním rozhraním pro připojení k PLC (Programmable Logic Controller) a DCS (Distributed Control System) významných světových výrobců. To umožňuje zajištění automatického řízení výrobního procesu podle technologického postupu, obsluha jen kontroluje a potvrzuje jednotlivé výrobní kroky. V případě manuálních úkonů vede výrobní systém činnost personálu v souladu s předepsaným výrobním postupem.
Výrobní systém zajišťuje sběr technologických i výrobních dat a podle potřeby provozovatele je také dlouhodobě archivuje. Elektronické ukládání informací tak minimalizuje papírovou dokumentaci jen na nezbytné sestavy a reporty. Získaná data mohou být dále zpracovávána analytickými nástroji pro vyhodnocování klíčových aspektů výroby (kvalita, efektivita apod.).
Integrace s jinými systémy ve firmě
Obousměrná komunikace s dalšími podnikovými systémy umožňuje operativní výměnu výrobních informací – podkladů pro výrobu, kmenových dat, výrobních příkazů, průběhu výrobního procesu, odvedené výroby, skutečné spotřeby apod. Otevřenost pro další systémy jiných výrobců přináší rozšíření funkcionalit, např. správu dokumentace, řízení laboratoří či údržby.
Je třeba, aby výrobní systém byl otevřen nejen směrem k podnikovým informačním systémům, ale i směrem „dolů“ k samotné výrobě. Může automaticky získávat informace z výroby, např. počet vyprodukovaných kusů, aktuální hodnoty provozních veličin apod. Současně může také řídicím systémům předávat povely. Vazba na výrobní proces může být i manuální, obsluha dostává pokyny a potom potvrzuje jejich uskutečnění.
Některé systémy jsou rovněž uživatelsky konfigurovatelné. Při změně technologického postupu si uživatel může sám upravit systém bez nutnosti dodatečných nákladů a asistence implementátora. Například rozšíření technologie (přidání linky, CNC stroje, vstřikovacího lisu apod.) potom jen znamená, že si uživatel vlastními silami přidá nové zařízení a rozšíří technologické postupy. Taková operativní změna konfigurace systému je velmi rychlá a neznamená další náklady uživatele.
S výrobou zároveň souvisí bezpečnost systému a zároveň možnost dohledat dokumenty nebo zásahy obsluhy. Sledovány jsou interakce obsluhy s výrobním systémem, a to včetně času, IP adresy stanoviště, identifikace operátora a události. Rychle se potom najde, kdo, kdy, odkud a jakou změnu uskutečnil.
Výrobní systém poslouží jako nástroj k prokazování kvality nejen finálních výrobků, ale také jednotlivých operací rozpracované výroby, včetně použitých materiálů, zařízení a personálu, podílejících se na výrobních operacích zakázky. Veškeré informace (výrobní a technologické) z průběhu výroby je vhodné ukládat a v případě potřeby vygenerovat elektronický záznam ke každé zakázce. Tyto archivní záznamy pak slouží jako podklad pro prokazování kvality výroby.