Jak mohou projektoví manažeři zajistit, aby měli všichni stejné cíle a očekávání? Zeptali jsme se desítek manažerů IT, projektových manažerů a expertů na řízení projektů, abychom to zjistili.
Podívejte se na jejich sadu nejlepších doporučení, jak úspěšně stanovit, řídit a upravovat očekávání, aby se zajistilo dodržování termínů a udržení pozitivní nálady.
- Zapojte se brzy (již při plánování).
„Očekávání, zejména u IT projektů, bývají obvykle stanovena vyšším managementem bez ohledu na podrobnosti, které budou potřeba splnit,“ uvádí Diane C. Buckley-Altwiesová, výkonná ředitelka společnosti Core Performance Concepts, která je dodavatelem výukového softwaru a školení pro řízení projektů.
Podle ní je proto důležité strávit během plánovacího procesu odpovídající množství času s vyšším managementem na definování klíčových měřitelných cílů, se kterými budou všichni souhlasit.
Díky tomu se projektoví manažeři mohou při výskytu problémů vždy zaměřit na tyto cíle a dotázat se vedení firmy, pokud problém ovlivňuje možnosti zmíněné mety splnit.
„Pokud je to možné, účastněte se definování projektu, abyste věděli, co se očekává a o čem se mluví od samého začátku,“ radí Abie McCauleyová, manažerka digitálních projektů agentury Nebo, která se zabývá interaktivním marketingem a návrhem webů, a dodává: „Čím více budete o cílích projektu vědět, tím lépe můžete vést svůj tým k úspěchu.“
- Zapojte všechny zainteresované strany, zejména personál IT.
„Vždy, když máme projekt s velkými nároky na IT, svolám celé oddělení IT na poradu – od ředitele IT až po služebně mladší programátory, aby měli všichni představu o termínech a očekávání zadavatelů,“ uvádí Richard Bexon, provozní ředitel společnosti Namu Travel Group.
Podle něj díky tomu personál programující kód nebo instalující nový server stoprocentně chápe podstatu nového projektu a snaží se mu vyhovět.
- Zajistěte si jednoznačnost rozsahu projektu, jeho schválení a stanovte priority.
„Naprosto nezbytné je, aby byl zcela jasný rozsah projektu již při jeho zahájení, protože lidé se vždy budou snažit rozsah během projektu měnit,“ tvrdí Bexon.
„Rozsah je Achillovou patou řízení projektů,“ varuje Bill Gaffney z firemního rozvoje společnosti Applied Robotics. „Dokonce i malé změny se mohou hromadit a způsobit zásadní změnu celkového objemu práce,“ upozorňuje Gaffney.
„Chcete-li zabránit změnám rozsahu nebo je alespoň řídit, musí se objem práce na projektu a strategie k jeho dosažení jasně definovat,“ tvrdí Gaffney. Podobně je podle něj potřeba identifikovat a řešit potenciální rizika a opatření k jejich zmírnění.
Změny výchozího plánu se musejí pečlivě vyhodnocovat z hlediska dopadu na plán a příslušné náklady – bez ohledu na to, jak bezvýznamné se mohou v danou chvíli jevit.
„Kromě toho zajistěte, aby všechny projekty a rozšíření měly přiřazené parametry jako LOE (Level of Effort) nebo ROI (Return of Investments) a také úroveň priorit,“ radí Samira Mahjoub Tapiová, spoluzakladatelka a vedoucí produktů firmy Chippmunk, jež nabízí marketingové nástroje.
Zajistěte také, aby všichni členové týmu chápali priority. „Každotýdenní týmová kontrola nás nutí udržovat soustředěnost a zajišťuje, aby se cenný čas na vývoj nevyplýtval na projekty, které nás neposouvají směrem k našim cílům,“ popisuje Tapiová.
Vývojovému týmu to podle ní také umožňuje vidět nadcházející projekty a cítit se jako zplnomocnění členové.
- Buďte realističtí.
„Od samého počátku projektu je důležité stanovit reálné termíny dokončení, aby byly předpovědi přesné,“ prohlašuje Hernan Clarke, výkonný ředitel společnosti 4Sight Technologies, která se specializuje na vývoj a podporu softwaru pro řízení projektů.
Dodržování termínů a udržení vývoje projektů podle časového a rozpočtového plánu vyžaduje plnění závazku všech zúčastněných stran. To znamená, že zástupci klienta, managementu i projektového týmu se musí vždy vyjádřit k očekávání cílových termínů dokončení, aby se zajistila jejich vzájemná shoda a podpora z každého úhlu pohledu, doporučuje Clarke.
- Zajistěte, aby všichni (včetně vrcholového managementu) rozuměli své roli a odpovědnosti.
Kompletní článek zahrnující spoustu dalších poznatků, trendů a zajímavostí si můžete přečíst v Computerworldu 7/2014.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU