Jak na správu podnikových dokumentů

Nastává notoricky známé „určitě jsem ho tu někde uložil“ a následné procházení složky na disku, pak prohledávání síťového disku a nakonec zoufalý uživatel doufá, že ho již někam posílal e-mailem. O trochu lepší je to s dokumenty, které „přece musí existovat“, ale vytvářel je někdo jiný. A kde se k nim vyjadřoval někdo z firmy nebo je modifikoval. Ty totiž budou skoro jistě v e-mailové schránce. Tedy pokud nebyly moc staré, a proto již smazány.

Zaběhlá praxe v organizacích spočívá v hledání a prohledávání někde uložených dokumentů. Častokrát úspěšně při tom zaměstnanec a v konečném důsledku i společnost ztrácí hodinu, dvě a nakonec se hledané najde. Asi každému proběhlo hlavou, když něco nenajde, že příště to už uloží určitě na správné místo.

Copak neexistuje nějaký systém, který by umožnil jednoduché vyhledání uloženého dokumentu? A aby podporoval nějaké procesy schvalování, tedy workflow? A nabízel individuální přístupová práva?

Řešení pro správu dokumentů, jejich oprávnění atd. samozřejmě existují. Jde například o DMS (Document Management System) produkty SharePoint Server od Microsoftu, FileNet od firmy IBM nebo Documentum, který nabízí společnost EMC.

Základní požadavky na DMS
Jak se nejčastěji ukládají elektronické dokumenty? Často na lokální, případně na vhodný síťový disk, tedy ten, jenž je dostupný více uživatelům. V případě místního harddisku má ale ukládání dat jednu zásadní nevýhodu. Ztráta PC nebo spíše notebooku znamená i nenávratnou ztrátu odpovídajících dat.

V případě síťových disků jsou informace dostupné nezávisle na lokálních prostředcích – je u nich ale potřeba řešit problematiku přístupových oprávnění.

Zpravidla existuje možnost čtení souboru nebo i jejich zápisu. Pak je ale velmi jednoduché dokument přepsat nebo dokonce smazat. V okamžiku, kdy uživatel bude chtít dokument někoho jiného editovat nebo schválit, musí mu patřičnou informaci zaslat e-mailem a doufat, že kolega má přístup na stejné místo jako vy.

Takto je řízení dokumentů v současnosti realizováno ve většině organizací. Kvůli absenci sofistikovanějšího řešení však přináší rizika týkající se ztráty dat a také zbytečnou časovou náročnost při práci.

Praktický příklad
Jak lze tedy práci s dokumenty vylepšit pomocí DMS? Pro praktickou ukázku jsme si zvolili Microsoft SharePoint. Jde o ucelenou platformu nástrojů pro podnikovou spolupráci, práci s dokumenty a informacemi. Kromě toho poskytuje i pokročilé nástroje pro správu související infrastruktury a také umožňuje vývoj podnikových aplikací – ať už s pomocí kódování nebo bez něj.

Vedle systému SharePoint předpokládejme i využití obecně rozšířeného kancelářského balíku MS Office.

Ukládání dat
V rámci systému SharePoint je možno vytvářet libovolnou strukturu složek tak, jako je tomu při ukládání na lokální nebo síťový disk. Na rozdíl od místního úložiště jsou data dostupná prostřednictvím síťového připojení a na rozdíl od klasické podoby síťových harddisků jsou v případě SharePointu informace přístupné i prostřednictvím webového rozhraní s využitím webového prohlížeče.

Při využití aplikací MS Office je možné z pohledu uživatele k datům uloženým v systému SharePoint přistupovat stejně, jako by data byla na místním disku – pouze se změní adresa zadávaná pro adresu souboru z lokálního disku na úložiště SharePoint. Tedy například namísto C:\Users\PC\Documents je použita cesta office.kaktus.cz\Dokumenty.

Oprávnění
Uživatelsky velmi přívětivé jsou možnosti přidělování uživatelských oprávnění. Systém podporuje několik úrovní oprávnění – Autor, Editor či Redaktor. Ke každé složce je možno nastavit individuální úrovně oprávnění nebo naopak sdílet oprávnění nadřazené složky.

Na základě oprávnění je možné řídit kromě přístupu i případné workflow. Systém samozřejmě podporuje jak individuální práva, tak práva distribuovaná na základě skupin uživatelů.

Workflow
Potřebujete od někoho schválit svůj dokument nebo připomínkovat dokument od kolegy? Systém podporuje navrhování a realizování pracovních postupů. Pod tím si lze představit například proces schvalování nebo připomínkování.

Verzování
Velmi často se lze potkat s problémem aktuální verze dokumentu. I v tomto ohledu firmě může systém DMS pomoci – eviduje totiž každou uloženou verzi dokumentu a navíc umožňuje zjistit, kdo příslušnou variantu vytvořil. A zároveň dovoluje se ke každé takto uložené verzi vrátit, což ulehčuje stanovení poslední podoby dokumentu, autora změn apod.

Spolupráce s aplikacemi Office
Od začátku bylo při vývoji této technologie velikou snahou Microsoftu zajistit hladkou integraci a spolupráci s ostatními běžnými nástroji – počínaje serverovými aplikacemi Exchange Server a Communications Server a konče nástroji pro běžného uživatele.

Hlavním cílem bylo, aby uživatel mohl pracovat s produkty, které důvěrně zná, a nemusel si zvykat na nové. Proto je SharePoint velmi provázán s aplikacemi balíku Office, takže pracovník může využívat serverové možnosti, aniž opustí své notoricky známé programy.

V rámci jednotlivých aplikací balíku MS Office v záložce Soubor je k dispozici technologie Backstage, která dovoluje pracovat s dokumenty nacházejícími se v lokalitě SharePointu stejně pohodlně, jako by byly uloženy na běžném disku PC – lze je odtud otevírat, znovu je zpátky ukládat, kontrolovat metadata spojená s dokumentem a dělat řadu dalších činností, které využívání technologie SharePoint usnadní. Přitom uživatel stále pracuje v prostředí MS Office.

Autor pracuje jako výkonný ředitel ve společnosti Kaktus Software