Pro menší firmy je samostatný mzdový systém příliš robustní, protože nevyužijí všechny jeho funkce. Společnosti do 50 zaměstnanců si proto pořizují mzdové moduly, o které rozšíří svůj účetní program nebo ERP systém. Obsahují základní funkce jako:
-
evidenci pracovní doby,
-
evidenci údajů o zaměstnancích,
-
rozúčtování mzdových nákladů na pracoviště
-
nebo plánování náboru, školení a lékařských prohlídek.
Samostatný mzdový a personální systém využijí až větší firmy, které mají alespoň 50 zaměstnanců a vlastní HR oddělení. Kromě mzdových účetních totiž program obsahuje funkce především pro personalisty.
Při výběru mzdového systému si ujasněte:
-
jaké funkce potřebujete,
-
kolik lidí na jakých pozicích bude v programu pracovat,
-
co očekáváte od uživatelského prostředí,
-
požadavky na podporu a servis,
-
cenové nároky.
Požadavky na funkce
Sepište si seznam funkcí, které od programu vyžadujete – na obchodní schůzce s potenciálním dodavatelem pak proberte, jak v programu fungují v praxi. Také předem promyslete, kolik účetních či personalistů bude mzdový systém využívat – u některých programů se cena odvíjí podle počtu licencí. Také zjistěte, jak snadno lze dokoupit další licence, pokud váš HR tým poroste.
Jak se v programu pracuje
Mzdový program by měl být přehledný, aby se v něm kolegové rychle zorientovali a nemuseli číst dvacetistránkové manuály. Ideálně si dopředu stáhněte nebo vyžádejte bezplatnou demoverzi, kterou si vaši kolegové vyzkouší.
Mzdový program v bezplatné verzi si obvykle rychle stáhnete z webu dodavatele. Mezi menšími firmami je například oblíbený účetní program Money S3, který obsahuje mzdový modul.
Předem si také zjistěte, zda půjde program propojit s dalšími nástroji, které ve firmě používáte. Třeba kalendář, CRM nebo samostatná kniha jízd.
Podpora a servis
Při výběru si u dodavatele ověřte kvalitu a podmínky zákaznického servisu. Základní podpora zdarma bývá standardem, řešení závažnějších servisních úkonů je často za příplatek. Potřebujete mít jistotu, že například v případě problému při zpracování mezd vám zákaznická podpora rychle pomůže a zaměstnanci nebudou muset na výplatu čekat.
Součástí kvalitního servisu jsou i pravidelné aktualizace programu. Výrobci program rozšiřují a modernizují na základě zpětné vazby uživatelů i nové legislativy. Legislativní změny jsou u mzdového systému klíčové – například změnu minimální mzdy musí dodavatel do programu s předstihem propsat.
Cena
Počítejte, že kromě ceny za samotný program si během jeho používání připlatíte za:
-
podporu a aktualizaci softwaru (obvykle ji platíte ročně),
-
množství funkcí nebo modulů, které můžete potřebovat v budoucnu,
-
rozšíření počtu licencí.
Před pořízením mzdového systému proto promyslete všechny požadavky a zohledněte i budoucí plány.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU