Komentář: Jak (ne)vybírat podnikový informační systém

Považujme tyto úvodní informace za základ pro zamyšlení se nad důsledky stávající situace.

Předně je nutné podívat se na způsob tvorby rozpočtu v předchozím roce. Už tady je první kritické místo z pohledu aktuálních podmínek nasazení IS. Často je tvorbou rozpočtu pověřen člověk, který dostane strohé zadání – vytvoř rozpočet! Jenže k tomu, aby správně odhadl, kolik prostředků bude pro dobrý informační systém potřebovat, má docela málo informací. Většinou totiž neví, jaké cíle by měl takový IS splňovat, aby z něj jeho uživatelé měli patřičný užitek. Je třeba mít na paměti, že správnou funkcionalitu může definovat pouze specialista na příslušnou problematiku.

Nyní přichází ke slovu správné zadání pro nasazení IS do podniku. Pokud je v této části nejdůležitějším faktorem cena, pak říkám – nejlepším řešením je nic nenasazovat! Cena většinou sráží funkcionalitu na tzv. nepotřebnou úroveň. Můžeme si to představit tak, že si chcete koupit krásný nový velký Mercedes, ale nezbylo vám jaksi na to, abyste k němu koupili dveře.

Když slyším slova o tom, že jsme cenově limitováni, tak již dopředu tuším, že se jedná o IS, který asi nebude přijat s otevřenou náručí a který hlavně neposkytne očekávané a předpokládané cíle. Ale jak chceš, zákazníku, my ti tedy uděláme takový systém, jaký chceš, aby se ti vešel do tvého rozpočtu!

Rád bych tady apeloval na všechny IT manažery, aby se snažili vysvětlit vrcholovému vedení společnosti, že právě oni jsou ti, kteří se rozhodnou pro správný informační systém. IT manažer je tu pak pouze od toho, aby zabezpečil jeho provoz. Top manažer by měl v IS vidět nástroj, který mu pomůže řídit podnik. Přičemž bude efektivní jak pro vedení, tak pro všechny zaměstnance.

Když o tomto diskutuji s IT manažery nebo s vrcholovým vedením, tak zjišťuji, že všichni na to mají spoustu „výmluv“, proč top manažer nemůže vybrat správný IS. Ta nejhloupější výmluva je, že na to přece má právě IT manažera. Musím zde konstatovat, že takový top manažer není správným manažerem. Top manažer je zodpovědný za celkový chod společnosti a jeho linioví manažeři jsou zodpovědní za chod jednotlivých oddělení – ti mají znát procesy, které vedou k efektivní činnosti podniku a ti mají definovat klíčové vlastnosti IS.

A jaké jsou důsledky nesprávně navrženého IS? Špatný IS vede k tomu, že lidé jej neradi používají, že není rychlý, efektivní (už jsem v jednom významném podniku viděl IS za zhruba sto milionů korun vystavovat fakturu o třech řádcích přes půl hodiny) a že neposkytuje manažerům dobré podklady pro jejich rozhodování (jak by také mohli rozhodovat, když ta data nejsou správná anebo kompletní). A kam to až může vést? Že v době ekonomických propadů nemusí tento podnik krizi přežít.