Jak odhalit "tajemství" firemních počítačů

Pravdou totiž je, že ve frontě na nový hardware často stojí i zaměstnanci, kteří se bez něj v rámci svých pracovních úkolů bez problémů obejdou, zatímco po přikoupení nových softwarových licencí občas ukáže, že ne všechny z těch existujících jsou využívány v takové míře, aby mělo zvyšování jejich počtu smysl. A to nemluvě o tom, zda jsou prostředky jejich uživateli skutečně využívány k práci.

Právě proto je víc než dobré mít podrobný přehled o využití počítačů ve firmě a na základě toho mít k dispozici objektivní podklady pro optimalizaci dalších výdajů. Poměrně jednoduché a účinné řešení této situace přitom může nabídnout specializovaný software, který zajišťuje monitoring využití počítačů ve firemní síti. A právě takovým je aplikace MagicMonitor, již vyvíjí společnost FairNet, která v nedávné době vypustila na trh její sedmou verzi.

Monitorování v praxi
FairNet je dodavatelem několika nástrojů orientovaných na oblast (či proces) legalizace softwaru a evidence počítačů. Za vše zastřešující a dá se říci strategický produkt můžeme označit systém PCinfo MagicEye, který je určen pro auditování softwaru i hardwaru ve firmě, stejně jako pro správu licencí a majetku, který je mj. schopen také provádět hromadné instalace softwaru a záplat ve firemní síti a poskytuje nástroje pro dálkovou kontrolu PC. Další produktem (či modulem celého systému) je MagicDesk, jenž napomáhá zefektivnění IT procesů tím, že poskytuje přehled o komunikaci mezi IT a uživateli, přičemž umožňuje sledovat, kde vzniká nejvíce problémů, potažmo jak probíhá jejich řešení.

Samotný MagicMonitor, na nějž jsme se s ohledem na výše uvedené požadavky soustředili v rámci tohoto testu, je možné používat buďto jako modul PCinfo ve spolupráci s popsanými nástroji, nebo jako samostatný produkt pro sledování využití počítačů ve firmě (s možností pozdějšího upgradu či doplnění o další funkcionalitu).

Při testování jsme použili zkušební (časově omezenou) verzi softwarového balíku, který obsahoval moduly MagicEye a MagicMonitor a databázový engine MSDE. V případě rozsáhlejších sítí přitom můžete použít jako databázi také MS SQL Server 2000/2005 nebo Express Edition. Import sledovaných počítačů lze provést namapováním na síťový adresář nebo synchronizací s Active Directory a na koncové stanice jsou poté nainstalováni agenti poskytující data serveru. Instalaci výrazně usnadňuje příslušný průvodce, takže základní nasazení je relativně snadné. Import výsledků ze stanic do databáze je možné provádět automaticky a užitečné je, že v průběhu doby můžete starší data odmazávat, abyste jimi nebyli zahlceni, s tím, že pokud si je archivujete, můžete je při případné budoucí kontrole neimportovat znovu.

K základní funkcionalitě MagicMonitoru patří schopnost monitorovat využití aplikací na počítačích, přístup k webu a využití tiskových služeb. V základním nastavení je možné specifikovat, kdy má sledování probíhat – takto lze daty vymezit konkrétní interval, což lze uplatnit například při jednorázovém vyhodnocení využití prostředků před plánovanou investicí. Dále můžete specifikovat časové rozpětí (například pouze pracovní dobu) a vyloučit ze sledování víkendy.

V rámci monitoringu instalovaného softwaru nabízí MagicMonitor přehled o tom, které aplikace a na kterých PC a v jaké míře jsou reálně využívány, přičemž lze sledovat množství různých údajů – typicky vás bude zajímat, které programy konkrétní uživatel spustil a na jak dlouho. Současně ale MagicMonitor dokáže zaznamenat, jak dlouho byla daná aplikace používána (kdy v principu sleduje, jak dlouho byla na popředí) a stejně tak můžete monitorovat i takové údaje, jako jsou počty úhozů na klávesnici či kliknutí myší v každé aplikaci. Dále je možné sledovat, se kterými konkrétními soubory zaměstnanec pracoval nebo s kým komunikoval prostřednictvím instant messagingu.

Na základě toho pak máte k dispozici veškeré informace potřebné proto, abyste například dokázali rozhodnout, které aplikace lze přesunout na jiné pracovní stanice/jiným uživatelům – tj. tam kde jsou skutečně potřeba, namísto abyste přikupovali licence.

Při monitorování webových aktivit uživatelů jsme byli schopni sledovat navštívené stránky i čas na nich strávený včetně denní doby a získat také souhrnný přehled pro všechny počítače. Zatímco v případě přístupu na web jde spíše o otázku kontroly pracovní aktivity, monitoring tisku, jedna z klíčových novinek sedmé verze tohoto produktu, je užitečný zejména z hlediska kontroly nákladů, které pro firmu znamená – ty totiž nemusejí být zanedbatelné. MagicMonitor poskytuje informace o tisku všech dokumentů na tiskárnách v síti i uživatelích, kteří na ně jednotlivé úlohy poslali. Data zahrnují základní údaje včetně jména tiskového zařízení i dokumentu a počtu stran. Takto lze sledovat zatížení jednotlivých tiskových strojů a zjistit, kteří uživatelé či jejich skupiny se na celkových nákladech podílí nejvíce. Co se týká hardwaru, dovoluje program sledovat vytížení procesorů a paměti, což poskytuje základní informace pro nákup nového „železa“.

V rámci výstupů pak MagicMonitor poskytuje podrobné statistiky pro jednotlivá PC nebo všechny počítače v rámci sledované skupiny, které jsou členěné podle popisovaných kategorií – to vše s možností časového vymezení pro zobrazení výsledků. Uživatelské rozhraní aplikace MagicEye je obecně přehledné a logicky členěné, díky čemuž s ním mohou pracovat také uživatelé mimo samotné IT oddělení - vedení tak může přímo v něm sledovat výsledky auditů apod. K dispozici jsou samozřejmě také filtry pro sledování vybraných stanic, tiskové sestavy a grafy, díky nimž je možné poskytnout výstupy ve všech běžných formách pro různé organizační jednotky či manažery, aby získali právě takové informace, které potřebují. Tvorba uživatelských sestav je přitom velmi snadná a rychlá, takže se lze prakticky okamžitě dostat k datům, která právě potřebujete.

Nejvyšší užitnou hodnotu nabídne MagicMonitor těm, kdo jej využívají v rámci celého balíku PCinfo MagicEye, kdy celá sada nástroje poskytne ucelený pohled na IT a využití prostředků v rámci firmy. Mnohé z firem, jež se nechtějí zabývat přímo auditem softwaru a hardwaru, nýbrž potřebují zejména informace o využití svých prostředků v praxi, v něm ale mohou najít velmi užitečný nástroj pro plánování dalších investic a zlepšení využití existujících zdrojů, což je jádrem celého problému. Sesbírané informace přitom nemusejí sloužit jen k jednorázové kontrole a nápravě situace ve firmě, ale také ke kontinuální optimalizaci nákladů na IT. Návratnost investic do takového softwaru je samozřejmě individuální záležitostí, pokud jsou však informace tohoto typu využívány aktivně a účelně, může být i překvapivě krátká.