Jak ohlídáte výkonnost svých zaměstnanců, když pracují na dálku

Když dáte zaměstnancům volnost, ochotněji přijmou kontrolu

Podle výzkumu americké MIT Sloan School of Management mezi 1 000 firmami ze 17 zemí světa jsou zaměstnanci ochotnější přijmout skutečnost, že je zaměstnavatel „hlídá“, pokud jim zároveň dopřeje jistou míru volnosti a autonomie.

Autoři studie doporučují, ať nelpíte na fixní pracovní době, ale necháte zaměstnance rozhodnout, kdy chtějí pracovat – kdy sami cítí, že jsou nejefektivnější. Pokud je v některý čas nutně potřebujete k dispozici, předem si s nimi stanovte časové rozmezí, ve kterém budou on-line. Zbytek pracovní doby ale nechte v jejich režii.

Slaďte si, jak, kdy a proč budete zaměstnance kontrolovat

Pokud chcete své lidi kontrolovat, předem se s nimi domluvte, jakým způsobem, a hlavně proč to budete dělat. Zaměstnancům obvykle dává smysl, když chcete jednou denně report toho, co za daný den udělali. Už menší smysl jim však dává, aby měli celý den zapnutou kameru na notebooku jen proto, abyste hlídali, že opravdu sedí na místě a pracují.

Tajné nahrávání pomocí kamery nebo špionážní software, který monitoruje aktivitu zaměstnanců na počítači bez jejich vědomí, už v dnešní době vůbec nepoužívejte.

Stanovte si denní a týdenní úkoly

Naplánujte na každé pondělní ráno krátkou on-line schůzku, na které si s podřízenými vyjasníte pracovní úkoly na nejbližší den nebo celý týden. Nebuďte přitom direktivní a nenakazujte, co musí zaměstnanec stihnout – spíše se společně dohodněte, co je reálné. Na plánování pracovního týdne jsou skvělé projektové nástroje typu Asana, Trello nebo BaseCamp.

Mějte nicméně na paměti, že zaměstnanec potřebuje každý den nějaký „volný“ čas na běžnou administrativu – například vyřízení urgentních úkolů či e-mailů. Proto mu týdenní pracovní plán nezaplňujte na 100 %.

Zároveň se domluvte, že pokud zaměstnanec některý úkol nestihne podle původní domluvy, dá vám zavčasu vědět a vysvětlí, proč se tak stalo. Díky tomuto postupu pořád víte, na čem vaši podřízení pracují, aniž byste je aktivně sledovali. A pokud někdo pravidelně nestíhá domluvenou práci, můžete to s ním řešit.

Trackujte pracovní dobu

Některé firmy mají podnikové systémy, do kterých se zaměstnanci na začátku práce přihlásí a na konci zase odhlásí. Nevíte ale, jestli během toho skutečně pracují.

Lepší jsou proto trackovací nástroje typu Toggl či Harvest, kam lidé každý den zapisují, na jakých projektech a jak dlouho pracovali. Jako manažer si pak veškeré zápisy vyjedete v souhrnném reportu.

Toggl nebo Harvest navíc neslouží jen k „monitorování“ práce zaměstnanců – reporty jsou zároveň skvělým podkladem pro fakturaci klientům. Například pro drobné podnikatele a OSVČ je to dnes standardní způsob vykazování práce.

Vše je o vzájemné důvěře

Jestliže svým lidem dovolíte pracovat vzdáleně, projevujete jim tím jistou dávku důvěry. Nepokazte si to hned na začátku tím, že budete tyto lidi úzkostlivě hlídat a kontrolovat. Odpovědí vám bude jen nechuť, vzdor a časem i rebelie.

Dejte zaměstnancům volnost, projevte jim důvěru a apriori věřte tomu, že pracují stejně usilovně, jako když sedí na pracovišti. A pokud vaší důvěry někdo začne zneužívat, rychle to díky pravidelnému nesplňování naplánovaných úkolů nebo trackovacím nástrojům odhalíte.

Pro vzdálenou práci je nejdůležitější mít správně nastavené IT procesy, aby vše vzdáleně fungovalo a zaměstnanci se mohli kdykoli bez problémů dostat k pro ně důležitým firemním dokumentům či aplikacím a společně vzdáleně komunikovat.

Pomůžeme Vám s tím – www.system4u.cz