Jak si jednoduše porovnat nabídky outsourcingu?

Porovnávání nabídek je důležitým nástrojem pro zajištění konkurenčních cen při jednání o outsourcingu IT. Zatímco doložky o porovnávání s konkurenční nabídkou (hlavně cenou) zůstávají standardem ve většině outsourcingových kontraktů, tuto činnost v posledních letech uplatňuje stále méně zákazníků.

„Částečně je to důsledek recese.Za oběť padly poradenské rozpočty, protože firmy neměly dostatek zdrojů. V oblasti porovnávání s konkurenčními nabídkami a obdobných služeb tedy neprobíhala velká aktivita,“ uvádí Howard Davies, generální ředitel společnosti Alsbridge, která nabízí poradenství pro outsourcing.

Ředitelé IT se podle něj pokoušeli zvládnout situaci vlastními silami a dojednat smlouvy bez pomoci externích dat. Kromě toho, že je to příliš drahé, si šéfové IT stěžovali i na to, že porovnávání s konkurenční nabídkou trvá příliš dlouho a není dostatečně významné.

„Jak stále častěji převládají modely využívající více dodavatelů a zkracují se délky kontraktů, klesá smysl trávit několik měsíců vypracováváním drahého srovnání konkurenčních nabídek pro jeden z mnoha kontraktů, který stejně brzy skončí,“ vysvětluje Davies.

Srovnávání konkurenčních nabídek také může vyvolávat mezi zákazníky a poskytovateli spory o příslušná data a analýzy.

„Konkurenční srovnávání tradičně používá k vytvoření příslušné reference údaje z malého počtu obdobných organizací podobné velikosti a rozsahu. Postupem času bylo stále obtížnější najít dostatek dat, která by byla aktuální a srovnatelná z hlediska objemu a rozsahu využívaných služeb,“ popisuje Davies.

V případě spornosti dat vstupujících do srovnávání konkurenčních nabídek pak podle něj tato činnost degenerovala doslova na hádky o malichernostech.

Zákazníci současného outsourcingu dychtí po využití konkurence na tomto trhu a vracejí se ke srovnávání nabídek – ale nikoli ve starém a nákladném stylu. Společně se svými dodavateli zkoumají různé způsoby, jak vytvořit pokročilejší proces, který prospěje oběma stranám.

1. Vyšší automatizace

Zákazník ani poskytovatelé si nemohou dovolit proces trvající několik měsíců, zejména když jsou kontrakty kratší a menší. Automatizace celého procesu ale může získání výsledků značně urychlit.

„Na současném trhu prostě nemá smysl dělat dlouhodobé a drahé srovnávání konkurenčních nabídek,“ prohlašuje Davies. Sběr dat by podle něj tradičně trval týdny a poradenská agentura i týmy klienta by pracně vyplňovaly tabulky. Nyní velkou část této činnosti už mohou vykonávat automatizované nástroje.

• Snížená frekvence

Když byly kontrakty delší, bývaly doložky o porovnávání konkurenčních nabídek vytvořené tak, že zákazníkům umožňovaly časté srovnání -– obvykle jednou za rok.

„Jak se kontrakty zkrátily na tři až pět let, není neobvyklé, že má zákazník možnost srovnání pouze jednou během počátečního období a potom pravidelně v závislosti na délce period obnovy, pokud tuto možnost vůbec mají,“ tvrdí Matt Karlyn z právní kanceláře Cooley. „To je klíčová změna.“

• Přesnější zaměření

Zúžení rozsahu toho, co se v rámci konkurenčních nabídek srovnává, rovněž přirozeně zkracuje celý proces, vyžaduje méně zdrojů a stojí méně, než by byla cena za srovnání všech smluvených služeb.

Davies radí, aby zákazníci požadovali formulaci doložky, která jim poskytne kontrolu nad tím, co se má vlastně srovnávat. Karlyn souhlasí s tím, že je zaměření klíčové, ale varuje: „Nesnažte se o příliš velké zúžení rozsahu, aby se vám vůbec povedlo najít nabídky, se kterými budete moci srovnávat.“

• Větší transparentnost

Zapomeňte na to, že by pro srovnání konkurenčních nabídek mohla stačit malá skupina podobných společností jako před několika lety.

„Srovnávací modely skupin podobných subjektů se nyní nahrazují využíváním dat z celého tržního segmentu, takže lze získat větší podobnost s nasmlouvanými službami a v případě důvěryhodnosti zdroje také větší akceptovatelnost výsledků takového srovnání,“ popisuje Davies.

Tato větší transparentnost podle něj v důsledku znamená, že se klienti a poskytovatelé lépe dokážou dohodnout na platnosti takových čísel, a tím se zajistí, že srovnání povede s větší pravděpodobností k řešení problémů, a nikoliv k nějakému obviňování.

• Rozsáhlejší nápravná opatření

Dřívější srovnávání s konkurenčními nabídkami často automaticky vyústilo v požadavky na snížení cen ze strany dodavatele IT.

„V současné době se ale srovnání používají k širšímu spektru alternativních scénářů včetně použití nových technologií,“ vysvětluje Davies. Srovnání, které odhalí vyšší než průměrné náklady na ukládání dat, může vyvolat prozkoumání možností uchovávání údajů dat v prostředí cloudu.

„Protože analýzy mívají otevřenější závěry, nesměřují výsledky nutně jen ke snížení plateb, ale vzniká také potenciál nových zdrojů příjmů,“ popisuje Davies a dodává: „Srovnání může například odhalit příležitost významných úspor pomocí využití automatizace procesů v rámci samoregulačních systémů.“

Zatímco tedy klient těží z nižších cen, řešení automatizovaného samoregulačního systému může zvýšit zisk poskytovatele. Diskuze následující po srovnávání konkurenčních nabídek tedy může přinést oboustranné výhody.

Tento příspěvek vyšel v Computerworldu 5/2015. Časopis (starší čísla i předplatné těch nadcházejících) si můžete objednat na adrese našeho vydavatelství.