Jak snížit náklady na tisk ve firmách?

Prognózy čistě digitální budoucnosti, které vytvořili někteří vizionáři druhé poloviny 20. století, tak zůstávají nenaplněny, neboť snadná dostupnost a kvalita tisku podporuje jeho intenzivní využívání. Důvodem je pak to, že celá řada uživatelů na vytištěný dokument nedá dopustit, neboť má oproti nejrůznějším displejům a zobrazovacím zařízením stále své specifické vlastnosti, které jej staví do nenahraditelné pozice.

Svoji roli hraje určitě také to, že prováděné výzkumy opakovaně potvrzují výrazně lepší výsledky při čtení informací vytištěných na papíru než z počítačového monitoru. Konkrétně například experimenty, které provedli výzkumníci Sri H. Kurniawan a Panayiotis Zaphiris z Waynské státní univerzity, potvrdily, že rychlost čtení testovacího textu vysazeném v jednom sloupci z monitoru je o 32 % nižší než z papíru (63 sekund oproti 43 sekundám) a u dvousloupcového textu činí rozdíl 28 % (71 sekund oproti 51 sekundám). Vyšší rychlost čtení tištěných dokumentů pak obnáší i lepší pracovní produktivitu a vzhledem k tomu, že tisk na papír stále přináší své ovoce, je potřeba se místo hledání alternativ zaměřit na co nejvyšší efektivitu jeho využití hlavně ve firemním prostředí.

Snaha o nalezení co nejefektivnějšího využití tiskových zařízeních vychází ze dvou směrů, které se ovšem úzce prolínají. Prvním je fenomén zeleného IT, kdy je stále častěji kladen důraz nejen na použití netoxických materiálů při výrobě, ale i recyklaci, renovaci a celkovou spotřebu elektřiny. Druhým je pak snaha o redukci nákladů, akcelerovaná aktuální globální ekonomickou situací, kdy postupně začíná být stále více rozhodující parametr ceny jedné vytištěné stránky a s tím související celkové náklady na vlastnictví (TCO).

Metodologie TCO, kterou vyvinul v roce 1987 Bill Kirwin z nezávislé analytické společnosti Gartner, zahrnuje jak přímé a snadno měřitelné náklady, tak i náklady nepřímé, jež vyplývají z provozu a údržby zařízení. Výzkum Gartneru pak potvrdil, že více než 80 % celkových nákladů na IT se projeví až po jejich nákupu, tj. během doby jejich využívání, přičemž s více než polovinou těchto nákladů IT rozpočty firem předem vůbec nepočítají. Jinými slovy se tím potvrzuje stará pravda, že to řešení, které je nejvýhodnější z hlediska nákupní ceny, nemusí být zdaleka tím nejlevnějším v dlouhodobé perspektivě. Experti se pak většinou shodují, že v případě redukce celkových nákladů se nejedná o krátkodobou módu vynucenou situací, ale o dlouhodobý trend, který bude intenzivně pokračovat i v následujících letech.

O jakých krocích lze při zvyšování efektivity tisku hovořit? Na straně tiskového hardwaru je to např. již zmíněná recyklace a snížení energetické náročnosti, prodlužování životnosti jednotlivých komponent, které pak není potřeba tak často vyměňovat, i co nejlepší využití tiskových náplní a dalšího spotřebního materiálu.

Velmi důležitou roli však dnes hrají také softwarová řešení pro tisk, která umožňují ve firmách velmi dobře sledovat využití tisku, povolit jej jen autorizovaným uživatelům ve stanoveném množství (díky čemu dochází k eliminaci nežádoucích výtisků „pro vlastní potřebu“) a případně i zvolit co nejvhodnější způsob vytištění pro konkrétní typ dokumentu. Poklesy nákladů na tisk po nasazení těchto řešení se pak pohybují v řádech desítek procent a v kombinaci s co nejefektivněji pracujícími tiskovými zařízení tak lze úsporu ve firmě v této oblasti dovést na co nejvyšší úroveň.