Podniky často i studují své interní procesy, aby odhalily ty neúčelné a vylepšily je. Jednou z oblastí, kterou prakticky každá společnost znovu prověřuje v době krize, jsou výdaje na IT včetně software. Nezřídka přitom zjistí, že tato oblast investic potřebuje zjednodušení. Mnoho společností odhalí, že udržují vztahy s mnoha dodavateli, mají příliš mnoho licencí na softwarové produkty a přijaly nepružné licenční smlouvy, které jim návratnost investicí do software znehodnocují. Typicky se často přijde i na to, že není zcela jasné, kdo vlastně používá který nástroj, jaké verze softwarových nástrojů se používají a kdy je třeba obnovit kontrakt na údržbu a podporu.
Oproti tomu stav popsaný v předchozím odstavci má za následek dlouhou dobu, která je potřebná pro získání nových nástrojů nutných pro práci na projektech a velký objem nadbytečné práce a papírování během doby nutné pro zajištění nových nástrojů: ověření vhodnosti, výběrová řízení, vyjednávání s dodavateli, nákup a uvádění do provozu. Že tím trpí produktivita, kvalita projektů a dodací lhůty není třeba příliš zdůrazňovat. Hodilo by se řešení, které takové přímé i nepřímé náklady odstraní.
Nově zaváděné sady nástrojů začínají hrát rostoucí roli. Pomáhají vylepšit procesy, snížit náklady a sloučit softwarové zdroje – a tím i zvýšit schopnost konkurence. Náklady na software totiž tvoří významnou část struktury nákladů v každé IT firmě, nicméně jsou též nutnou podmínkou úspěchu projektů. Přímé náklady na licence komerčního software se snadno počítají a obvykle zahrnují náklady na samotné licence i cenu údržby, tedy přísunu oprav a nových verzí. Vyčíslit náklady na software na zakázku už může být složitějším výpočtem, který musí zahrnovat celkové náklady na projekt, včetně hodin strávených implementací, konzultacemi, vývojem a testováním a též výdaje na libovolný komerční software použitý na projektu.
Ať se již tedy kupuje hotový software, nebo se v podniku vytváří, nepřímé náklady vždy podstatně přispívají k celkovým nákladům. Podle Gartner Group mohou roční náklady na vlastnictví a správu softwarových aplikací dosahovat až čtyřnásobku původních pořizovacích nákladů. Proto by dobrá strategie vyhodnocování podnikových softwarových aktiv měla brát v úvahu jak přímé, tak i nepřímé náklady na komerční i zakázkový software.
Používání nástrojových sad je dnes klíčovým faktorem snižování obou druhů nákladů. Nástrojové sady obsahují software používaný pro návrh, tvorbu a provoz software, který následně umožňuje a "pohání" obchodní aktivity – předvídatelně, bezpečně a nepřetržitě. Je pravda, že dobré nástroje nejsou levné, ale mohou hrát důležitou roli při snižování celkových nákladů. Zvyšují totiž produktivitu, provozní hospodárnost a výkon aplikací. Snižují doby výpadků, protože pomohou zvýšit kvalitu. Se správnými nástroji může zkušený člověk udělat naprosto cokoli je třeba, ale se špatnými nástroji se na stejném úkolu "bojuje s hmotou" a výsledek bývá nevalný. Tohle ví každý profesionál v oboru.
Podniky ale nemohou přehlížet fakt, že softwarové nástroje stojí peníze. A jako u každého software i nástroje vyžadují přímé i nepřímé náklady: například náklady na šíření licencí v podniku těm, kteří jej potřebují ke své práci. Nebo náklady na přidělování oprav či nových verzí software tak, aby každý vývojář měl tu nejnovější verzi a zároveň hlídání, zda některá licence neleží ladem. Zkušenosti jedné globální finanční instituce ukázaly, že rozšíření nové verze nástroje všem uživatelům v rámci jediného podniku může trvat i řadu měsíců. Náklady spojené s takovou situací mohou být značné a jsou typickými výdaji, kterým se podniky potřebují pokud možno vyhnout.
Jak tedy postupovat, aby se přímé i nepřímé náklady na softwarové nástroje se snížily a přitom se zachovala vynikající kvalita nástrojů umožňujících snížení celkových nákladů na IT? Dovolím si uvést pár tipů:
1. Snižte počet dodavatelů. Jedním z faktorů, přispívajících k největším nákladům na správu nástrojů, je spolupráce s mnoha různými dodavateli. Zkuste snížit jejich počet. Najděte dodavatele nástrojů, který uspokojí širší požadavky vašich vývojářů, je dobře hodnocen a trvale pracuje na takových druzích nástrojů, které potřebujete pro svoje podnikání.
2. Snižte počet produktů. V ideálním světě by každý počítač, jakkoli velký, měl jeden procesor, jeden disk a jeden paměťový systém. Každá z těchto komponent by byla schopna vyřídit veškeré požadavky kladené libovolnými aplikacemi. Stejně tak bychom používali jedinou softwarovou aplikaci, která by vykonávala absolutně všechno, co bychom potřebovali. A navíc by to vykonávala zcela bezchybně a účelně. Samozřejmě nic z toho není ani praktické, ani možné a tak máme druhou nejlepší možnost: pořídit si sadu nástrojů, které společně pracují tak, aby splnily maximum požadavků uživatele. Ve světě konstruktérů a opravářů se takové řešení nazývá sadou nářadí.
3. Centralizujte správu licencí a umožněte jejich sdílení. Většina nástrojů pro stolní počítače je vázána na jeden počítač a požaduje odemčení do běžného používání pomocí sériového čísla. Takové licence se s rostoucím počtem uživatelů čím dál tím složitěji řídí a ovládají. Odpovědní pracovníci mohou strávit hodiny sledováním sériových čísel v tabulkách, komunikací s dodavateli ohledně převodů licencí mezi uživateli a lokalitami a trvalým sledováním inventáře počítačů tak, aby se vyloučilo nelegální používání a nedošlo ke střetu se zákonem. Zkuste najít řešení, které vám umožní spravovat licence na veškerý software z jediného místa uvnitř podniku. Podle způsobu používání nástrojů může další optimalizace spočívat ve volbě poměru síťových pojmenovaných a síťových sdílených licencí.
4. Používejte nástroje na vyžádání. Najděte takový software, který se snadno nasazuje do provozu a snadno spravuje. Mnoho podniků nyní zkoumá možnosti cloud computing jako vhodného řešení, které dodá software prostřednictvím sítě (často i v prostředí prohlížeče) a možnosti průběžného financování.
Kvalitní softwarové nástroje jsou čím dál tím důležitější. Pomáhají snižovat náklady na tvorbu a údržbu software a zároveň zvyšovat produktivitu a snižovat náklady na technické vybavení. Důmyslné možnosti pořizování a nasazování softwarových nástrojů do provozu pomohou snížit přímé i nepřímé náklady i tím, že je snadno pořídíte, nasadíte do provozu a budete schopni spravovat z jediného místa.
Autor je ředitelem zastoupení společnosti Embarcadero technologies pro ČR a SR.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU