Jak využívat Gmail naplno?

V současnosti Google poskytuje prostor o velikosti 15 GB, který je však sdílený také pro ostatní služby v rámci uživatelského účtu. Pravidla pro využívání úložiště navíc Google od června 2021 změní.

Za léta existence prošel Gmail bouřlivým vývojem a postupně uživatelům poskytl celou řadu zajímavých funkcí a vychytávek. Gmail můžete používat jak ve webovém rozhraní, tak i v mobilní aplikaci, případně prostřednictvím poštovního klienta. Dokonce lze s poštou pracovat také v offline režimu, kdy jsou zprávy pravidelně synchronizovány prostřednictvím Google Chrome. Svou poštu tak můžete mít neustále po ruce.

Podívejme se na některé nástroje a funkce, které zpříjemňují používání Gmailu ve webovém rozhraní.

Archivování a ignorování zpráv

Nechcete-li některé zprávy smazat, ale nepotřebujete je mít neustále na očích v doručené poště, pak je můžete archivovat. Po provedení této akce půjdou archivované zprávy i nadále vyhledat a naleznete je společně s ostatními i pod štítkem Všechny zprávy. Pokud navíc na archivovanou zprávu protistrana odpoví, objeví se příslušná konverzace opět v doručené poště.

Naproti tomu pokud zprávu ignorujete, bude ji i nadále možné vyhledat, ale nebude zobrazena v doručené poště ani pokud vám na ni protistrana odpoví.

Archivování či ignorování zprávy lze provést po otevření dané konverzace kliknutím na příslušnou ikonu nad textem zprávy.

Vrátit zpět odeslání

Odeslali jste zprávu a až následně jste si uvědomili, že jste neuvedli všechny důležité informace, případně nepřiložili všechny přílohy? Pak vám jistě přijde vhod funkce Vrátit zpět odeslání. Po odeslání e-mailu dojde k zobrazení notifikace v levém dolním rohu okna s volbami Zobrazit zprávu a Vrátit zpět. První jmenovaná možnost vám rychle zobrazí právě odeslaný e-mail, druhá pak umožní stornování odeslání e-mailu příjemci.

Gmail umožňuje nastavení časového intervalu, během kterého počká na vaši případnou reakci a až následně dojde k nevratnému odeslání zprávy adresátovi. Tento interval je možné nastavit na 5, 10, 20 a 30 vteřin.

Naplánování odeslání zprávy

Další užitečnou funkcí Gmailu je Naplánování odeslání zprávy, které umožňuje odeslání připraveného mailu až v budoucnosti, například následující den či ve zvolený datum a čas. Můžete si tak připravit zprávu s předstihem a současně nemuset myslet na to, aby byla odeslána ve správný čas.

Pro naplánování odeslání zprávy stačí v napsané zprávě kliknout na šipku vedle tlačítka Odeslat a následně kliknout na Naplánovat odeslání.

Poté lze zvolit jeden z navrhovaných termínů, případně nastavit vlastní datum a čas. Pokud jste s termínem spokojeni, volbu potvrdíte kliknutím na tlačítko Naplánovat odeslání.

Na závěr je zobrazena notifikace potvrzující provedení naplánovaného odeslání zprávy, v níž lze provedenou akci vrátit zpět, obdobně jako v případě vrácení odeslání.

Odložení zprávy pro její pozdější vyřízení

Jistě to znáte, přečtete si e-mail, ale svou odpověď si chcete ještě rozmyslet. Abyste na odpověď nezapomněli, můžete si zprávu odložit a Gmail vám ji připomene v požadovaný okamžik.

Stejně jako v případě naplánovaného odeslání zprávy, také při odložení doručené zprávy můžete zvolit z navrhovaných termínů, případně nastavit vlastní datum a čas, kdy má být daný e-mail znovu zobrazen.

Naplánování odložení je opět potvrzeno notifikací. V okamžiku nastaveného data a času bude e-mail zobrazen v doručených zprávách včetně zřetelného upozornění. Pokud byste si chtěli odloženou zprávu přečíst dříve než ve stanovený čas, najdete ji v levém menu pod štítkem Odložené.

Užitečné drobnosti pro každý den

Gmail je propracovaná poštovní služba, která nabízí nepřeberné možnosti nastavení a široké spektrum funkcí. Výše uvedené možnosti dokáží značně zjednodušit a zefektivnit každodenní práci s elektronickou poštou. Pokud by vás zajímalo, jak fungují další chytré funkce Gmailu, jejich podrobný popis můžete nalézt například v propracované nápovědě ke službě.