Rostoucí digitalizace byznysu způsobuje, že podniková IT oddělení přijímají stále méně technologických rozhodnutí a méně nakupují. Výběr vhodných řešení si ve své kompetenci ponechávají jednotlivé organizační útvary. Ty budou podle analytiků společnosti Gartner v letošním roce definovat, řídit a kontrolovat až 38 procent technologických nákupů.
Následně nejspíše osloví IT oddělení, aby jimi pořízené řešení zaintegrovalo do relevantních informačních systémů. Asistenci informatiků však nemusejí vyžadovat u všech projektů, o individuálních počinech jednotlivců ani nemluvě. Podobné scénáře dávají tušit, že termín šedé IT ze slovníku digitálně transformovaného byznysu hned tak nezmizí.
Na jedné straně si organizační jednotky chtějí pořizovat co možná nejefektivnější nástroje a prostředky pro svou činnost, na druhé stojí často překvapení informatici, kteří mají zajistit spolupráci systémů a chránit data. Právě bezpečnost patří k nejkritizovanějším a nejcitlivějším otázkám v tématu šedého IT. Objevují se však i výtky směřované na redundanci zdrojů, plýtvání finančními prostředky nebo sníženou kvalitu dat.
Obecná definice šedého IT pokrývá hardware, software a služby, jež jsou v podniku provozovány bez vědomí interního IT oddělení. Často bývá za jednu z variací považován i koncept BYOD – Bring Your Own Device. Hlavní vlna pozornosti se ale dnes upíná ke cloudovým službám, zejména k typu software jako služba.
Přístup k šedému IT, které nepředstavuje žádnou oborovou novinku, se v průběhu let měnil. Prošel fázemi naprostého odmítnutí, trpěné symbiózy i nadšeného zveličování benefitů. Zásadní změnu podle oborových analytiků přinesl rozmach mobilních zařízení a cloudových aplikací. Díky nim si informatici definitivně uvědomili, že šedé IT nevymýtí a že sami nesou odpovědnost za nemalou část důvodů jeho vzniku. Zjednodušeně řečeno: pokud by uživatelům nabídli „vhodné“ prostředky s požadovanými funkcionalitami, ti by si je nehledali pokoutně sami.
Základem je komunikace
Pro minimalizaci negativních efektů rozmachu šedého IT v podnicích doporučují analytici společnosti Gartner zásadně inovovat komunikaci mezi IT oddělením a ostatními organizačními útvary. Navrhli čtyři kroky, jež mohou minimalizovat řadu problémů nekoordinovaného nákupu technologií.
První z nich spočívá ve vytvoření širší a hlubší sítě kontaktů. Projektoví IT manažeři by se měli zapojit do všech relevantních zájmových skupin v organizaci, které dokážou identifikovat. Poté mohou průběžně sledovat témata a problémy okolních útvarů, podílet se na jejich definování a reagovat na ně v předstihu.
Druhý krok navazuje na první a spočívá v konzultacích a poradenství. Projekt non-IT útvaru, jenž do organizace vnese řešení třetí strany, může být díky funkční komunikační síti okamžitě zachycen. Informatici podle analytiků nemají usilovat o jeho zákaz nebo převzetí. Měli by se naopak etablovat jako konzultanti, poskytovatelé tzv. druhého názoru či pohledu, primárně v technických otázkách.
Třetí krok počítá s tím, že mezi IT oddělením a ostatními útvary existuje důvěra. Informatici jsou bráni jako partneři, které je třeba přibrat do hry. Pokud si organizační útvar vybere řešení, které vyžaduje formální podporu interního IT, obvykle integrační, lze většinu problémů a otázek vyřešit v předstihu. Jde o zájem obou stran. Informatici získají přehled a do jisté míry i kontrolu, uživatelé zase rychle nastavené, propojené a funkční řešení. V rámci dobrých vztahů bude mít podnikové IT přehled i o službách, typicky SaaS, jež jiná oddělení využívají, ale žádnou oficiální podporu a asistenci nevyžadují.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU