Komentář: Budou podnikové informační systémy někdy snadno ovladatelné?

Současná ekonomická situace, rychle se měnící trh a rostoucí konkurence přinášejí čím dál větší nároky nejen na samotné zaměstnance, ale i na informační systémy. Jejich dodavatelé tedy přicházejí s novými a novými vylepšeními, která však mohou vedle kýžené automatizace procesů často znamenat i nepříjemnosti v podobě nepřehlednosti systému či nutnosti učit se stále novým způsobům práce s nimi. Je to však skutečně nutné?

Nároky na uživatele informačních systémů se s jejich modernizací stále zvyšují a bohužel ne vždy s sebou upgrade starších verzí nebo nákup nového softwaru přináší uživatelský komfort a úsporu času při zadávání a vyhledávání dat. Aplikace se rozšiřují o nové procesy, standardy a další funkcionality, což s sebou přináší změny pro uživatele, a tím i zvýšenou chybovost a nižší produktivitu. Navíc se díky větší automatizaci procesů mění i nutné operace v systémech. Uživatelé již nejsou zapojováni do rutinních úloh, ale musí se zapojovat až tehdy, kdy nelze použít standardní postup. To vede k vytváření stresových situací a i zkušení uživatelé jsou díky tomu stavěni do role naprostých nováčků.

Dalším problémem je skutečnost, že lidé mění v dnešní době zaměstnání mnohem častěji. Přibývá praxe dočasného pronájmu zaměstnanců, brigádníků, zaměstnanců na krátkodobý úvazek pouze pro určité projekty. V takových případech není možné posílat pracovníky na několik dnů nebo týdnů na školení. Proto by měli být zaměstnanci s odpovídajícími odbornými znalostmi schopni používat podnikové aplikace bez předchozích školení.

Jak tedy těmto trendům čelit? Nejlepším způsobem je vytvářet v aplikacích více intuitivní a efektivní uživatelské rozhraní.

Z průzkumu na téma význam použitelnosti podnikového softwaru, který provedla společnost IFS, vyplývá, že největším problémem pro uživatele je orientace v obrovském množství obrazovek, vyhledávacích oken a v navigaci systému. V mnoha případech používání i několika aplikací. Aby mohl uživatel v systému najít potřebné údaje, musí si pamatovat, ve kterém modulu jsou. Celých 60 % dotazovaných uvedlo, že jejich podnikový software je složitý a je velmi obtížné jej používat. Pouze 9 % uvádí, že práce s jejich firemními aplikacemi je snadná. Více než 65 % respondentů potvrdilo, že jednoduchost obsluhy byla primární podmínkou při výběru a nákupu jejich firemního softwaru. Lidé v průzkumu definují snadnost práce s aplikací jako nezbytnou, aby mohla být opravdu pomocníkem a nástrojem, který jim jejich práci usnadňuje a zjednodušuje. Za důležité považují, aby byli schopni s aplikací pracovat a rozumět postupu bez manuálu a školení.

Z výzkumu tedy jednoznačně vyplývá, že řešením pro uživatele podnikových aplikací je integrace jednoduchého a efektivního vyhledávání, které v systému umožní snadné nalezení výsledků a orientaci, jako např. na Seznamu nebo Googlu. Pracovníkpak může velmi jednoduše data řadit, vyhodnocovat a dále s nimi pracovat při zajištění nároků na odpovídající bezpečnost, přičemž výsledkem hledání budou jen ty informace, ke kterým má uživatel autorizovaný přístup. Toto řešení je naštěstí již dnes v moderních podnikových aplikacích realitou.

Autor pracuje jako obchodní ředitel ve společnosti IFS Czech.