MailShot 2.0

Při zpracování textu jsou uživatelé často postaveni před problém hromadného rozeslání dopisů na základě údajů získaných např. z firemní databáze. Všechny moderní textové editory mají funkce usnadňující toto tzv. slučování dokumentů velmi dobře propracované. Pokud se ale rozhodnete obdobný postup aplikovat i na e-mailové zprávy, narazíte na řadu problémů. Většina klientů elektronické pošty umožňuje tak nanejvýš vytvořit distribuční seznam a rozeslat poštu na všechny v něm uvedené adresy. Takto odesílané zprávy nelze ale žádným jednoduchým způsobem personalizovat. A právě tento nedostatek se snaží odstranit MailShot společnosti Software Now (http://www.softwarenow.com).
V případě MailShotu se nejedná o nového klienta elektronické pošty, ale „pouze“ o užitečný doplněk stávajícího poštovního systému, který na základě informací uložených v databázi vygeneruje zprávy jednotlivým příjemcům a ty předá k dalšímu zpracování. Podporovány jsou poštovní systémy založené na standardech SMTP (Internet mail), MAPI, Active Messaging (Extended MAPI), VIM, MHS nebo Banyan VINES.
Pro hromadné rozesílání korespondence potřebujete dva soubory. Tím prvním je hlavní dokument obsahující standardní text, který se má objevit v každé zprávě. Druhým je datový soubor, kde jsou uloženy proměnné informace (adresy, oslovení, dokumenty atd.). Jako zdroj dat pro MailShot lze použít pouze databázi Microsoft Access nebo ASCII textové soubory.
Vlastní práce s programem je velmi jednoduchá. Uživatelské rozhraní se při zběžném pohledu příliš neliší od okna pro vytváření nových zpráv v Outlooku, a tak se i začátečník velmi rychle zorientuje. Prvním krokem je otevření příslušného zdroje dat. Následuje vytvoření vlastní zprávy, kterou můžete doplnit o proměnné informace z databáze. Tato slučovaná pole lze použít k dosazení adresy příjemce (To:), předmětu zprávy (Subject:), připojených souborů (Attachment:) nebo libovolného textu do těla zprávy. Na závěr můžete spustit kontrolu pravopisu. V našich podmínkách ale není tato funkce příliš použitelná, jelikož obsahuje pouze anglický jazykový modul. Posledním krokem je odeslání pomocí tlačítka Send. Tím se spustí proces, který vygeneruje jednotlivé zprávy a předá je příslušnému poštovnímu systému. Jeho úkolem je doručit poštu všem příjemcům.
Samozřejmě i MailShot má své nedostatky (např. malý výběr podporovaných databázových formátů, nelze přepnout mezi zobrazením datových polí a slučovaných dat). Přesto si myslím, že se jedná o užitečného pomocníka zejména pro ty uživatele, kteří potřebují rozesílat ve větší míře nejrůznější druhy informací v elektronické podobě.



Mailshot 2.0
+ nápad
+ snadné použití
+ počet podporovaných poštovních systémů
počet podporovaných datových formátů
nelze přepínat zobrazení polí