Kdysi před lety firma Google slibovala uživatelům, že si u služby Gmail vůbec nemusí dělat žádné starosti s místem. To bylo ještě před rokem 2013, tehdy, když firma Google zastavila možnost zvětšování zdarma dostupného úložiště u služby Gmail a přidělila každému pevnou kapacitu o celkové velikosti 15 GB pro všechny služby Google dohromady.
A začalo přituhovat, protože otázka vyčerpání limitu úložiště pro Gmail se najednou začala jevit jako docela aktuální. Nyní, když firma Google přestala nabízet kapacitou neomezenou službu Fotky Google, vám může místo dojít ještě rychleji. Pokud navíc pomocí služby Google ještě stále zálohujete své fotografie ze smartphonu, pak budou v úložišti služby Gmail ubírat místo i tato data.
Naštěstí ale existuje způsob, jak uvolnit v úložiště Gmail dostatečně velkou kapacitu, a to aniž byste museli mazat jednotlivé e-maily. Princip je následující:
- Založíte si u služby Gmail druhý účet, který bude sloužit pouze k ukládání vašich starých e-mailů.
- Duplikujete na tento druhý účet e-maily z hlavního účtu Gmail.
- Nakonec duplikované e-maily z hlavního účtu Gmail odstraníte.
Pravdou ovšem je, že tento propracovaný plán, který osobně označuji jako „Operace Gmail zdarma“, není nic pro slabé povahy, protože má jednu významnou nevýhodu: Všechny vaše e-maily nyní budou rozprostřeny přes dva účty, hlavní a ten druhý. Pokud tedy budete chtít hledat v nějakých starších e-mailech, budete muset přejít na druhý účet.
Já sám jsem tuto operaci provedl před několika lety a pravdou je, že onu druhou e-mailovou schránku jsem potřeboval skutečně jen zřídkakdy. Zato jsem ušetřil asi 50 USD za cloudové úložiště.
Pokud se chcete touto cestou vydat také a vyhnout se tak platbám za Gmail, pak postupujte podle návodu uvedeného na řádcích níže.
Založte si u služby Gmail druhý účet
Tento první krok je velmi jednoduchý. Spusťte aplikaci Gmail, kde v pravém horním rohu klepněte na ikonku svého profilu. Následně vyberte možnost Přidat další účet a na další stránce pak klepněte na odkaz Vytvořit účet. Mezi oběma účty můžete v aplikaci Gmail přepínat klepnutím na ikonu nebo můžete prostě použít anonymní kartu nebo okno internetového prohlížeče a spravovat svůj druhý účet v této samostatné anonymní kartě nebo v samostatném anonymním okně.
Od této chvíle budu vaši skutečnou e-mailovou adresu označovat jako „hlavní účet“ a novou adresu jako „vedlejší účet“. Dobře mezi těmito pojmy rozlišujte, protože se budete mezi těmito účty často přepínat tam a zpět.
Duplicitní e-maily na druhém účtu
Na webu Lifewire najdete velmi povedený a podrobný návod (s obrázky), jak přesunout či zkopírovat e-maily z jednoho účtu do druhého. Stručně řečeno se jedná o následující postup: Na hlavním účtu Gmail přejdete do Nastavení > Přeposílání a protokol POP/IMAP, kde povolíte protokol POP pro veškerou poštu. Současně se ujistěte, že je v rozevíracím seznamu vybrána možnost Uchovat kopii v Doručené poště Gmail.
Na vedlejším účtu nyní přejděte do nabídky Nastavení > Účty a import a přidejte svůj hlavní e-mail do pole Zkontrolovat poštu z jiných účtů. Tím zahájíte proces přetahování starých e-mailů z hlavního účtu.
Při provádění těchto kroků je třeba mít na paměti i několik dalších faktorů:
- Duplikování všech e-mailů může trvat i několik dní, ale počítače si během této operace vůbec nemusíte všímat.
- E-maily se přenášejí v řadě od nejstarších k nejnovějším, takže můžete sekundární schránku klidně zaplnit staršími e-maily, a to natolik, dokud v ní nedojde místo.
- Některé ze starých e-mailů mohou na vedlejším e-mailovém účtu skončit ve spamu. Proto po dokončení přenosu přejděte do složky Nevyžádaná pošta, zde v levém horním rohu vyberte zaškrtávací políčko Vybrat vše a následně na položku Vybrat všechny konverzace. Poté je už můžete přetáhnout do složky Doručená pošta nebo do složky, kde jsou uloženy staré e-maily.
- Služba Gmail může odmítnout přenést některé přílohy starých e-mailů, a to v případě, kdy má podezření, že se může jednat o malware. Kdykoli k tomu dojde, dostanete upozornění e-mailem, takže pokud je tato příloha důležitá, můžete si ji stáhnout z původního účtu.
Odstranění starých e-mailů z hlavního účtu
Jakmile máte svůj vedlejší účet Gmail plný e-mailů, je vhodné oba účty rozpojit, abyste zabránili dalším přenosům e-mailů.
Na vedlejším účtu proto přejděte do nabídky Nastavení > Účty a import a v části Odesílat poštu jako a Zkontrolovat poštu z jiných účtů odstraňte svou hlavní e-mailovou adresu. Zobrazí se děsivě vypadající zpráva Potvrdit odstranění e-mailového účtu, ale nenechte se odradit, ve skutečnosti takto pouze odstraníte spojení mezi oběma e-mailovými účty.
Následně se vraťte na svůj hlavní účet a přejděte do nabídky Nastavení > Přeposílání a protokol POP/IMAP. Zde pak vyberte možnost Aktivovat protokol POP pro poštu, která přijde od tohoto okamžiku.
Nakonec ještě zbývá odstranit z hlavního účtu staré e-maily. Rozmyslete si, k jak starým e-mailům budete chtít mít přístup prostřednictvím hlavní e-mailové schránky, a podle toho nastavíte příslušné datum a všechny e-maily starší než toto datum smažete. Jakmile tedy máte rozmyšleno, zadejte v Gmailu do pole pro vyhledávání výraz before: rrrr/mm/dd , kterým vyhledáte všechny e-maily z doby před tímto datem. (Když jsem tuto operaci před dvěma lety prováděl, použil jsem jako mezní hodnotu before: 2017/01/02, protože jsem si myslel, že zřídkakdy budu potřebovat vidět e-maily starší než několik let). Jakmile se zobrazí výsledky vyhledávání, stiskněte v levém horním rohu zaškrtávací políčko Vybrat vše a následně na položku Vybrat všechny konverzace, které odpovídají tomuto vyhledávání a poté klikněte na tlačítko Koše.
Takto odstraněné e-maily pak zůstanou v Koši po dobu 30 dnů a samozřejmě tak zabírají cenné místo v úložišti. Nicméně je můžete okamžitě vymazat, a to tak, že přejdete do složky Koš a vyberete možnost Vysypat koš. Pokud budete chtít vymazat veškerý obsah Koše, je možné, že budete muset proces vysypání koše opakovat několikrát. Nyní znovu načtěte Gmail na svém hlavním účtu a podívejte se na spodní část stránky. Zde se ujistěte, že je hodnota ukazující obsazenost úložiště hluboko pod hranicí 15 GB, a pak případně zrušte pro úložiště Disk Google předplatné (pokud jste si ho už předtím začali platit).
A ještě jeden tip, který s danou problematikou také tak nějak souvisí: Pokud potřebujete vyčistit i místo na Disku Google, tento odkaz vás přenese přímo na seznam vašich souborů od největšího po nejmenší.
Proč se tím vším vůbec zabývat?
Možná si říkáte, jestli vám to všechno za tu námahu vůbec stojí. Vždyť zaplatit firmě Google pár dolarů měsíčně a nestarat se o velikost úložiště je určitě jednodušší. Ale možná právě to firma Google chce, abyste si mysleli, protože neustále vymýšlí nové triky, jak vám ubírat z volné kapacity vašeho úložiště. Ať už úsporu považujete za významnou, nebo ne, v každém případě jste alespoň tak trochu zvítězili.
Printscreeny v textu jsou s dovolením převzaté z americké verze časopisu PCWorld.com
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU