Microsoft Office na webu pro firmy i domácí zákazníky

Díky důrazu na dodržování standardů jsou webové aplikace sady Microsoft Office 2010 přístupné dokonce zrakově postiženým uživatelům, kteří používají systémy pro automatický převod textu na obrazovce do mluvené řeči.

Jiný způsob práce
Bezplatný přístup k Microsoft Office Web Apps, které existují jako doplněk sady kancelářských aplikací Microsoft Office 2010, u níž Microsoft sám konstatuje omezenou nabídku funkcí, vyvolává jednu zásadní otázku. K čemu je uživateli webová Office, když má k dispozici klasickou desktopovou sadu kancelářských aplikací, která nabízí mnohonásobně více funkcí a pohodlnější práci s rozsáhlými dokumenty?

Odpověď se neskrývá v nabídce funkcí, ale ve změně způsobu, jakým lidé pracují s dokumenty. Ve firmách, kde nepoužívají SharePoint Server, a mezi domácími uživateli počítačů je obvyklé, že k přenosu dokumentů mezi počítači používají USB paměť nebo e-mail. Většinou to funguje, ale vinou lidské přirozenosti se občas stane, že hotová práce zůstane doma, nebo naopak zůstanou v práci podklady.

Kombinace Microsoft Office 2010 a Microsoft Office Web Apps takové problémy vylučuje díky tomu, že uživatel vždy pracuje se stejným dokumentem, který je uložen v rámci Sharepoint Serveru nebo v úložišti Windows Live SkyDrive, jež nabízí 25 gigabajtů prostoru pro kancelářské dokumenty a další typy souborů.

Microsoft Office Web Apps podporují také další změnu zavedených pracovních postupů. Umožňují totiž spolupráci více lidí na jednom dokumentu. To je ideální nejen při úpravách prezentace v PowerPointu, na které spolupracuje několik oddělení ve firmě, ale též při tvorbě projektů do školy pro studenty, kteří ke sběru a zpracování informací z různých zdrojů mohou použít aplikaci OneNote.  A přestože se mění způsob práce, to podstatné zůstává stejné – přehledné uživatelské rozhraní založené na pásu karet, které je součástí Microsoft Office na desktopu i na webu.

Z Wordu na web a zase zpátky
Webové aplikace sad Microsoft Office nabízejí vybrané funkce Wordu, Excelu, PowerPointu a poznámkového bloku OneNote. Přístup k aplikacím je možný přes webové rozhraní služby Windows Live SkyDrive, pro většinu uživatelů je však nejspíš zajímavější možnost ukládat dokumenty přímo na SkyDrive ze stolní verze Microsoft Office. V aplikacích, které mají webový protějšek, stačí zobrazit okno označované jako zobrazení Backstage (nabídka Soubor) a zvolit záložku Uložit a odeslat. V nabídce je pak možné vybrat mezi uložením souboru na server SharePoint a na SkyDrive. Uložit soubor je přitom možné přímo z aplikace bez přepínání oken mezi webovým prohlížečem a Microsoft Office. Po uložení uživatel pracuje s dokumentem uloženým na webu stejným způsobem jako s lokálními dokumenty.

Postup funguje i opačným směrem. Pokud se uživatel přihlásí z jiného počítače ke SkyDrive nebo ke svému účtu na SharePointu, může zvolit editaci nebo zobrazení dokumentu ve Web Apps či si může otevřít soubor v desktopové verzi Microsoft Office, pokud je na daném počítači nainstalovaná. Soubory vytvořené v aplikacích Microsoft Office Web Apps je možné otevřít ve starších verzích sady Microsoft Office počínaje verzí 2003. Nutností je instalace balíčků pro zajištění kompatibility s otevřeným souborovým formátem Office Open XML. Webové aplikace Office totiž pracují se soubory založenými na struktuře XML, které mimo jiné zajišťují větší bezpečnost dat a zmenšují velikost souborů. Ještě důležitější než souborový formát je pro běžné uživatele technologie implementovaná do aplikací Word, PowerPoint a OneNote spuštěných v počítači, která umožňuje editaci souborů otevřených z úložiště SkyDrive i při ztrátě připojení k internetu. Při opětovném připojení pak dojde k automatické synchronizaci souborů beze ztráty změn.

Technologickou perličkou, která se blíží možnostem systémů jednotné komunikace, je potom možnost sdílení powerpointových prezentací po internetu. Nejen, že je v rámci Web Apps možné nabídnout přístup k souborům, ale při spuštění prezentace z desktopové aplikace PowerPoint lze vysílat průběh prezentace po webu. Stačí všem potenciálním účastníkům přednášky poslat URL.

Přístupnost a dostupnost
Microsoft Office Web Apps potvrzují otevřenější přístup Microsoftu k technologiím a webu. Přístup k Web Apps je možný nejen prostřednictvím Internet Exploreru, ale také prostřednictvím Safari a Firefox v aktuálních verzích. Díky podpoře konkurenčních webových prohlížečů se navíc Web Apps stávají nezávislé na platformě. Přístup k nim lze získat z MacOS X i z unixových systémů a Linuxu.  Dokumenty Microsoft Office uložené na webových úložištích jsou navíc dostupné také z nové verze Microsoft Office 2010 pro mobilní zařízení řady Windows Phone, která je ke stažení na Windows Marketplace.

Specifickou oblastí dostupnosti je otevřenost Web Apps uživatelům se zdravotním hendikepem. Usnadnění přístupu spočívá na třech pilířích – podpoře automatického převodu obsahu Web Apps do mluveného slova, možnosti používat Office Web Apps pohodlně bez klávesnice a podporou kontrastního režimu zobrazení. Pro usnadnění funkce převodu textů na obrazovce podporují Web Apps iniciativu ARIA pro zajištění přístupnosti moderních internetových aplikací, kterou zaštiťuje organizace W3C. Webové aplikace sady Microsoft Office navíc podporují velké množství klávesových zkratek včetně kombinace Ctrl+F6 pro přesun mezi jednotlivými oblastmi webové aplikace (pruh karet, okno editace, navigační panel a další).

Autor: Petr Bobek, manažer divize Information Worker

www.microsoft.cz/Office2010