Microsoft Project 98

Nástroj pro řízení projektů


Užitečný a pravděpodobně nejrozšířenější nástroj pro řízení
projektů je nyní k dispozici v nové verzi. Pokud právě vy
patříte ke skupině manažerů, kteří kvalitní software pro
podporu své práce hledají, neváhejte a čtěte dál.

Ačkoliv se na krabici dočtete, že je Project členem rodiny
Office, ne každý jej bude potřebovat. Ne každý je totiž
manažerem projektu. Řídíte-li tedy tým(y) lidí, kteří
participují na nějakém, zpravidla dlouhodobějším úkolu
(tvůrci Projectu hovoří o několikatýdenní až několikaměsíční
práci), oslovuje tento software právě vás. S podporou
Projectu lze samozřejmě řídit i delší úkoly, ty je však pro
lepší přehlednost vhodné rozdělit na menší celky.

První kroky
Pokud jste dosud žádnou počítačovou podporu pro řízení
projektů nepoužívali, nevěšte hlavu. Po spuštění aplikace se
totiž přihlásí váš nový přítel -- průvodce. Naučí vás, jakou
sekvenci jednotlivých kroků zvolit a jak celý projekt
definovat od zadání data začátku (popř. konce) projektu, přes
definici manažerů, určení pracovní doby, úkolů a délky jejich
plánovaného trvání, definici zdrojů a nákladů až po sledování
vlivu změn jednotlivých faktorů na průběh celého projektu.
Dokumentace, ať už v klasické, papírové podobě či dokumentace
elektronická, zaslouží slova chvály. Navíc je vám neustále
k dispozici Asistent.

Hlavní funce
Nový projekt lze definovat nejen od data začátku, ale také
"od konce", což je velmi přínosné. Pro jednotlivé úkoly (lze
zadat i ty periodicky se opakující) se zadává očekávaná
doba trvání; skutečnou dobu trvání spočítá Project na základě
informací o přiřazení zdrojů danému úkolu. Každý zdroj (jeho
pracovní dobu lze globálně i individuálně nastavit) totiž
nemusí být pro daný úkol využit na 100 % -- např. tehdy,
je-li tento zdroj sdílen více projekty. Tak se může stát, že
projekt "se nestíhá" v daném termínu -- manažer by měl v tomto
okamžiku přerozdělit zdroje tak, aby jej bylo možné
dokončit v požadovaném čase.
Samozřejmě lze sledovat vývoj nákladů na projekt. U každého
zdroje se evidují variabilní a fixní náklady, a dokonce
náklady na jeho přesčasové použití. U každého zdroje lze
všechny tyto druhy nákladů evidovat až v pěti variantách --
využití se nabízí např. pro různou výši nákladů v závislosti
na ročním období nebo např. v případě různé výše nákladů,
jedná-li se o "in-house" projekt (pro vlastní firmu) nebo
o projekt zpracovávaný pro zákazníka apod.
V rámci řízení projektu je důležitá návaznost jednotlivých
úkolů. Project nabízí v tomto směru dostatečné možnosti --
lze definovat několik bezprostředních předchůdců každého
úkolu, a to v několika typech návaznosti.
Mezi úkoly lze definovat i časovou mezeru (lag), přičemž její
hodnota může být i záporná -- provádění části úkolů bude
v tomto případě souběžné. Každému úkolu lze dále přiřadit
prioritu v 9bodové škále a definovat omezení (constraints).
Po nadefinování úkolů, návazností a omezení a po přiřazení
zdrojů Project generuje graf, který zobrazuje lokaci
jednotlivých úkolů v rámci projektu. Ihned je patrné, které
úkoly jsou souběžné a které na sebe musejí navazovat.
Grafická prezentace informací je další silnou stránkou
produktu: k dipozici je široká paleta grafů (včetně PERTu),
lze si nechat zobrazit kritickou cestu (tj. sekvenci úkolů,
na jejichž včasném splnění záleží celková délka trvání
projektu). Data lze "pitvat" i z pohledu zdrojů -- např. na
jaké úkoly a kolika hodinami je přiřazen ten který zdroj nebo
z hlediska nákladů. Přitom je vždy zvýrazněno, které zdroje
jsou přetíženy.
Project samozřejmě poskytuje funkce nejen pro plánování
projektu, ale také pro sledování jeho postupu, nákladů
a rozpočtu. Naplánovaný projekt se uloží jako tzv. baseline
a v průběhu jeho plnění manažer vyplňuje formulář
o dosažených výsledcích. Project okamžitě hlásí odchylky od
plánu a manažer může v předstihu reagovat a optimalizovat
projekt vhodným přerozdělením zdrojů.

Novinky ve verzi 98
Nových vlastností je mnoho, zmíním tedy jen některé.
Základním milníkem je přechod na tzv. effort driven plánování
a řízení projektu -- trvání úkolu (a tudíž celého projektu)
je v tomto modelu závislé na množství práce, kterou je třeba
udělat, a na množství zdrojů, jež jsou na úkol k dispozici.
Významně se také změnily možnosti práce se zdroji: každý
zdroj může být na projekt k dispozici jen od/do určitého
data, intenzita jeho zapojení se může měnit stejně jako sazba
nákladů. Podporováno je také Task Splitting , tzn. situace,
kdy se plánuje přerušení úkolu na určitou dobu. Novinkou je
též detailní sledování využití zdrojů na jednotlivé úkoly
a podůkoly.
Takřka všechen software tenduje k Internetu a podpoře
pracovních skupin (workgroup computing), a ani Project není
výjimkou: do svého projektu můžete integrovat WWW dokumenty
formou hyperlinku, rozpracovaný či hotový projekt lze
zveřejnit na Síti či v rámci intranetu exportem do formátů
HTML a GIF. Zajištěna je také integrace s dalšími
kancelářskými produkty, zejména s elektronickou poštou a MS
Outlookem.

Závěrem
MS Project je nesporně kvalitní software. Potřebujete-li
k řízení svých projektů počítačovou podporu, při rozhodování
o volbě konkrétního programu byste měli o tomto produktu
Microsoftu uvažovat. Pakliže se pro Project rozhodnete,
nešetřete na velikosti operační paměti.




Microsoft Project 98
+ metodika
+ mnoho pohledů na data
+ ovládání a orientace v produktu
+ podpora Webu, mailu
+ Office Assistant
+ dokumentace tištěná i kompletně v HTML
+/-- není pro Win 3.x
-- změny "default working time"
-- jen jeden krok "Undo"
K recenzi poskytla firma:
Microsoft, s.r.o.
Novodvorská 1010
Praha 4
www.microsoft.com/project
Cena: ???????