Microsoft SharePoint 2010: Nové možnosti pro komunikaci

Cílem technologie SharePoint je především:
•    usnadnit spolupráci mezi lidmi a pracovními týmy
•    zajistit sdílení znalostí
•    poskytnout nástroje pro správu dokumentů a webového obsahu
•    umožnit uživatelům přístup k informacím, které potřebují pro svou práci
•    umožnit další vývoj aplikací využívajících funkčnosti zabudované v technologii SharePoint (například obousměrná komunikace s podnikovými aplikacemi, nastavení automatizovaných procesů, vyhledávání informací nebo nástroje pro reportování)

Ve verzi SharePoint 2010 došlo k podstatným vylepšením a novinkám, které posouvají využitelnost ještě o další skok kupředu.

Schopnosti a možnosti – reálný přínos pro Vaši organizaci
Schopnosti a možnosti technologie SharePoint jsou pro přehlednost rozděleny do 6 oblastí tak, jak ukazuje následující obrázek:

Možnosti Microsoft SharePoint Server 2010

Pojďme se v následujícím textu podívat na možnosti SharePoint Serveru 2010 o něco podrobněji.

Stránky
K snadnému a bezpečnému sdílení informací se zaměstnanci, partnery a zákazníky slouží nástroje ve skupině Stránky. SharePoint technologie přináší integrovanou infrastrukturu pro tvorbu a správu intranetových portálů i extranetových a internetových stránek.
Hlavní novinky a vylepšení ve verzi 2010
•    Uživatel ovládá systém pomocí pásu karet (ribbon) podobně jako u známého balíku Office. Pás karet je možno přizpůsobit podle potřeby.
•    Pokud uživatel chce příslušnou stránku editovat, může to nyní provést způsobem, na který je zvyklý z aplikací balíku Office (například se využívá systém drag-and-drop, systém vkládání objektů, formátování písma apod.).
•    Kromě zabezpečení podle přístupových práv uživatelů se mohou na stránce lišit pro jednotlivé uživatele i jednotlivé položky a objekty.
•    Uživatel má možnost pracovat s dokumenty přímo v prostředí lokality SharePoint pomocí aplikace Office Web Applications.

Komunity
Nástroje v oblasti Komunity umožňují lidem spolupracovat moderními způsoby, na které jsou zvyklí ze soukromého života. Tak uživatelé mohou sdílet své znalosti a nápady a najít kolegy, experty a informace mnohem rychleji, než kdyby využívali starší způsoby komunikace.
Hlavní novinky a vylepšení ve verzi 2010
•    Osobní profily se staly základem pro komunikaci mezi lidmi. Uživatelé mohou jednoduše zadat a upravovat své profily. Zároveň určují, které informace z osobního profilu jsou veřejné a které soukromé.
•    Ke každému dokumentu může uživatel přidat komentář, ohodnotit obsah nebo ho označit (systém zvaný tagging).
•    Uživatelé mohou využívat pro sdílení znalostí systém interních blogů a wiki, který je šitý na míru potřebám organizace z hlediska správy obsahu i zabezpečení.

Obsah
Správa životního cyklu informace či dokumentu je pod kontrolou s nástroji v oblasti Obsah. Tyto nástroje umožňují dosáhnout rovnováhy mezi požadavky uživatelů a předpisy (ve formě interních pravidel, legislativních požadavků a nastavených procesů).
Hlavní novinky a vylepšení ve verzi 2010
•    Pokročilý oběh dokumentů – například je možné automaticky spustit pracovní postup (workflow) na základě určitých metadat.
•    Každý dokument má svoje unikátní ID, což pomáhá při odkazování na tento dokument. I při změně názvu dokumentu nebo jeho přesunu do jiné lokality zůstane použitý odkaz platný.
•    Existuje možnost uzamčení určité verze dokumentu (např. odsouhlasený plán investic), přestože se na dokumentu bude i nadále pracovat.
•    Zjednodušený systém vytváření a používání metadat nad dokumenty – metadata je možné zadávat a editovat přímo v aplikacích typu Word, Excel a PowerPoint, přičemž technologie SharePoint 2010 nabízí nástroje na automatické vytvoření metadat z nového dokumentu.

Vyhledávání
Nástroje v oblasti Vyhledávání umožňují vyhledat informace a osoby, které uživatel právě potřebuje. Nástroje dokážou kombinovat výhody integrované a lehce spravovatelné platformy s nejlepší dostupnou technologií pro vyhledávání podnikového obsahu.
Hlavní novinky a vylepšení ve verzi 2010
•    Vyhledávání strukturovaného i nestrukturovaného obsahu nejenom v lokalitách SharePoint, ale i v souborech na discích a webových stránkách, ve složkách Exchange, v databázích a dokonce i v systémech LoB (podnikových aplikacích).
•    Inteligentní vyhledávání – systém se učí na základě předcházejících hledání daného uživatele, jeho týmu apod.
•    Byl přidán panel pro upřesňování výsledků vyhledávání (např. podle formátu dokumentů, stáří dokumentu, autorů, lokality, kde se dokument nachází, apod.).
•    Uživatel může vyhledávat kolegy a experty na určité téma.
•    Uživatelé mají možnost hodnotit výsledky vyhledávání a napomáhat tak zlepšení do budoucna.

Analýzy
Nástroje v oblasti Analýzy napomáhají správnému rozhodování díky správným informacím ve správnou chvíli, na správném místě a ve správné formě. Spolupráce s podnikovými aplikacemi typu ERP, CRM apod. spolu s využitím známých aplikací balíku Office na straně uživatele vede k tomu, že se otevírají možnosti Business Intelligence pro stále větší skupinu zaměstnanců, kteří potřebují rozhodovat.
Hlavní novinky a vylepšení ve verzi 2010
•    Technologie SharePoint obsahuje zabudované nástroje Business Intelligence – reporty, scorecards, dashboards, možnost detailní analýzy dat, podpora datových kostek a kontingenčních tabulek.
•    Uživatel má možnost pracovat s daty z podnikových systémů (a dokonce existuje obousměrná synchronizace), takže lze například s daty z ERP nebo CRM systémů pracovat na stránkách SharePoint, nebo zprostředkovaně dokonce v aplikacích balíku Office.
•    Uživatelé mohou využít i speciální nástroje pro prezentaci grafů nebo propojení s Visio.

Kompozice
Pro vytváření dynamických aplikací a řešení slouží nástroje v oblasti Kompozice. Pomocí jednoduchých nástrojů může i pokročilejší uživatel vybudovat kvalitní aplikace a reagovat tak velmi rychle na stále se měnící potřeby organizace, partnerů a zákazníků.  
Hlavní novinky a vylepšení ve verzi 2010
•    Na rozdíl od předchozí verze je k dispozici obousměrná komunikace a synchronizace s podnikovými aplikacemi LoB pomocí nástroje Business Data Catalog (BDC).
•    Pokročilý uživatel může vytvářet objekty a automatizovat procesy pomocí workflows, a to bez nutnosti znalosti kódování.
•    Do systému byla integrována též podpora webových databází a aplikací vytvořených v programu Access.
•    IT oddělení má možnost nastavit oprávnění, sledovat, spravovat a případně izolovat vytvořená uživatelská řešení.
•    Přenositelnost aplikací mezi systémy SharePoint zlepšuje možnosti testování a replikace řešení.
•    Technologie SharePoint má zabudovanou podporu technologie Silverlight pro kvalitní mediální obsah.

Nasazení technologie – možnost výběru
Česká republika patří od dubna 2010 mezi země nabízející služby Microsoft Online Services. V rámci nich zákazník může pro své uživatele zajistit služby SharePoint Online, které uživatelům přinášejí technologii SharePoint bez nutnosti nasazovat celou hardwarovou a softwarovou infrastrukturu.

Pokud z jakéhokoli důvodu zákazník preferuje nasazení ve vlastní infrastruktuře a architektuře, má samozřejmě možnost standardně nasadit a udržovat SharePoint Server 2010 a celou související infrastrukturu. Ve většině případů bude nejvhodnější kombinované řešení, kdy například centrála bude využívat vlastní infrastrukturu a pobočky poběží v systému služeb Online.

Ať tak, či onak, výběr je jen a pouze na zákazníkovi.

Uživatelský pohled – práce se známými aplikacemi
Hlavním požadavkem bylo, aby uživatel mohl pracovat s nástroji, které důvěrně zná, a nemusel si zvykat na nové aplikace a příkazy. Proto je technologie SharePoint 2010 velmi provázaná s aplikacemi balíku Office (ideálně ve verzi Office 2010, ale není to nutnou podmínkou), a tak uživatel často může využívat serverové možnosti, aniž by opustil své známé aplikace.

V rámci jednotlivých aplikací balíku Office v záložce Soubor je k dispozici technologie Backstage, která umožní pracovat s dokumenty nacházejícími se v lokalitě SharePoint stejně pohodlně, jako by byly uloženy na harddisku – lze je odtud otevírat, znovu je zpátky ukládat, kontrolovat metadata spojená s dokumentem a dělat spoustu činností, které usnadní využívání technologie SharePoint, ale přitom zůstat v prostředí Office.

Příklady využití aplikací balíku Office pro technologie SharePoint ukazuje následující tabulka:

Konsolidované řešení v technologii SharePoint 2010 dokáže šetřit náklady i čas, zlepšuje týmovou spolupráci, zkracuje klíčové projekty, zvyšuje produktivitu IT oddělení a je dostatečně silné i flexibilní, aby se přizpůsobilo potřebám Vaší organizace.

www.microsoft.cz/Office2010