MS Office 2007: první zkušenosti a dojmy

Jak přínosné jsou novinky obsažené v Microsoft Office 2007?


Hrubá kostra nové verze kancelářského balíku MS Office je víceméně hotova. Této skutečnosti jsme využili v redakci a důkladně otestovali první betaverzi této sady kancelářských aplikací. Na následujících řádcích se dozvíte, které novinky přináší a na co si budou muset uživatelé zvykat.
a první pohled vypadá nová verze Microsoft Office velmi neotřele a není divu, vždyť práce na této nové verzi už slušně pokročila. Uvolněná betaverze 1 balíku Office 2007 zcela jasně ukazuje, kam firma Microsoft míří: nový Office totiž není předcházejícím verzím skoro vůbec podobný. Pro uživatele, který nikdy nechtěl ani vyzkoušet jiný program než Office, protože se bál obtížného přechodu na úplně jiné uživatelské rozhraní, bude představovat Office 2007 doslova šok. Většina menu, dialogových oken či panelů nástrojů byla z větší části odstraněna. Nicméně nové prostředí by mohlo oslovit všechny, kdo dosavadní rozhraní považovali za přeplácané a nepřehledné. A že takových uživatelů bylo! Když Microsoft zjišťoval v nejrůznějších anketách, které funkce by se měly v nové verzi Office určitě objevit, dostával ve výsledcích na prvních deseti místech pravidelně ty, které už v předchozích verzích dávno byly. A není divu, vždyť jenom Word 2003 nabízel možnost vykonání 1 500 příkazů, takže nešlo ani tak o to, že by tam požadovaná funkce nebyla, ale spíš o to, že ji uživatel zrovna nenalezl. Kompletní přepracování vzhledu aplikací tedy bylo nabíledni. A brzy také budou moci uživatelé posoudit, jak se nové prostředí Microsoftu povedlo.
Pro účely psaní tohoto článku jsme použili anglickou verzi Microsoft Office, označenou jako Beta 1. Ostrá verze by se měla v prodeji objevit počátkem roku 2007. V tomto textu budeme tedy zachovávat při popisu anglické výrazy, abychom vám překladem nezpůsobili pozdější zbytečné zmatky. Ostatně je docela možné, že se řada položek bude v české verzi stejně jmenovat úplně jinak. Pro první přiblížení se omezujeme pouze na podrobnější představení nových funkcí u nejvíce používaných aplikací Office Wordu, Excelu, Outlooku a Accessu.

1. Nový vzhled Wordu, Excelu a PowerPointu

Co je nového: Panel nástrojů (dá-li se mu vůbec tak říkat) obsahuje pouze jednu stálou položku File ostatní jsou pryč nebo spíše rozhodně nejsou v té podobě, v jaké byly ve starších verzích Office. Nenajdete zde ani standardní panel nástrojů, na jeho místě jsou nové ovládací prvky, které se těm ze starších verzí podobají jen na první pohled. Je v nich totiž jeden zásadní rozdíl. Když na tyto položky, které se tváří jako menu, klepnete, žádná nabídka se kupodivu vůbec neobjeví, ale změní se obsah panelů nástrojů. V něm neuvidíte žádné prvky, jež se k právě upravovanému objektu nehodí, což je bezesporu velmi praktické. Například při práci s textem uvidíte pouze nástroje pro formátování textu. Při klepnutí na obrázek vložený v dokumentu se zase objeví panel nástrojů pro úpravu obrázků.
Od základů byla přepracována nabídka pro nastavení jednotlivých parametrů aplikací. Tuto volbu nyní najdeme v menu File každé aplikace. Místo dřívějšího dialogového okna se spoustou záložek se nyní objevuje přehledná stromová struktura jednotlivých položek. Ve výchozím nastavení se zobrazí pouze ty nejdůležitější parametry pro nastavení. Podrobnější nabídka se objeví až tehdy, když povolíte možnost Views/Show Display legacy and advanced settings in this dialog. Tato nastavení jsou od jednoduchých nastavení barevně odlišena a jsou skutečně velmi podrobná.
Co novinky přinášejí: Příkazy, které jsou kontextově orientované, tedy se objevují v závislosti na tom, co děláme a s čím pracujeme, bezesporu přináší do změti všech možných příkazů přehlednost. Nicméně prvky pro pokročilejší formátování či úpravy dokumentu jsou nadále k dispozici, protože se k nim dostanete prostřednictvím kontextových menu panelů nástrojů.
Kdo se skutečně dokonale vyznal v aplikacích Office 2003, si bude skutečně muset nějakou dobu zvykat. V nové verzi totiž neexistuje žádná možnost, jak nastavit staré uživatelské rozhraní. Nový vzhled je v Office integrovaný naplno a nedá se nijak změnit. Nicméně si můžete v možnostech programu nastavit, že i nadále chcete používat stejné klávesové zkratky jako v Office 2003.
V námi testované betaverzi byl nový vzhled integrovaný pouze ve Wordu, Excelu a Accessu, takže ten, kdo používá více aplikací, si bude muset zvyknout na to, že někdy bude pracovat v novém a jindy zase ve starém rozhraní.
Nicméně ani v novém rozhraní ještě není všechno jednoznačně nastaveno. Například Document Inspector se vyskytuje v menu File, místo aby byl v panelu Review. Outlook zase má ještě stále starý vzhled, ale okno pro napsání nové zprávy je založeno na vzhledu novém, protože používá Word.

2. Kontrola dokumentů pro Word, Excel a PowerPoint

Co je nového: Tyto nejpoužívanější součásti balíku Office už mají (konečně!) funkci umožňující export do formátu PDF. Dříve, než ale budete dokumenty vytvořené ve Wordu, Excelu a Powerpointu publikovat, můžete je nově nechat prozkoumat funkcí Document Inspector. Co novinky přinášejí: Formát PDF je v současnosti standardem pro ty dokumenty, které chcete distribuovat včetně formátování a u nichž chcete, aby je příjemce nemohl dále upravovat.
Ten, kdo je zvyklý šířit svoje dokumenty v původním formátu Office, by měl bezpodmínečně použít nástroj Document Inspector. Tak se ubezpečíte o tom, že se k příjemci dostanou pouze ty informace, které chcete. Document Inspector analyzuje vámi vytvořený dokument a vyhledává komentáře, obsah uložených verzí, záhlaví a zápatí a konečně i skrytý text. Nalezená data se pak dají buď kompletně, nebo částečně odstranit, dokument je poté možné prohlédnout znovu. To, že se funkce Document Inspector nenachází v panelu nástrojů Review, je podle našeho názoru jednoznačně chybou návrhu aplikace. Tato funkce je totiž docela důležitá a potřebná, takže by si určitě zasloužila, aby se zobrazila uživateli v okamžiku, kdy celý dokument vytvoří.

3. Formát XML pro Word, Excel a PowerPoint

Co je nového: Office 2007 již nebude standardně ukládat vytvářené dokumenty ve formátu DOC, XLS či PPT, nýbrž ve formátech DOCX, XLSX nebo PPTX. Přidaný znak X znamená, že se při ukládání bude využívat technologie XML. Ta představuje univerzální formát pro ukládání dat ve strukturované formě. Díky tomuto způsobu ukládání je pak daleko snazší tyto dokumenty importovat do jiných aplikací nebo je převádět do jiných formátů.
Podobně jako v kancelářském balíku Open Office 1.x/2.x se každý takový dokument skládá z několika souborů XML, které jsou součástí archivu ve formátu ZIP. Soubor Document.XML obsahuje text, v ostatních souborech jsou pak informace o formátování. Pokud se budete chtít podívat na tyto nové formáty souborů pěkně zblízka, postačí, když například u souboru s příponou DOCX změníte příponu na ZIP a pak tento soubor rozbalíte.
Uživatelé starších verzí Office však s těmito soubory samozřejmě nic nepořídí. Nicméně se Microsoft nechal slyšet, že právě pro ně vytvoří speciální filtr, který umožní bezproblémovou výměnu dat mezi starými a novými formáty. Samozřejmě, že aplikace v Office 2007 budou umět ukládat i do starších formátů.
Co novinky přinášejí: Volbou formátu XML reaguje Microsoft na požadavek některých států a organizací, které vyžadují takový formát souborů, který by byl nezávislý na používaném systému a dal by se přečíst i v daleké budoucnosti. Nicméně pro běžné uživatele tento nový formát nebude zas až tak důležitý. Díky používané kompresi ZIP bude výhodný už kvůli menší velikosti vzniklých dokumentů. Dalším kladem má být vylepšená stabilita programů. To platilo zejména u Wordu, neboť poměrně složitá struktura souborů ve formátu DOC nebo DOT často způsobovala zatuhnutí aplikace či počítače, případně se stávalo, že dokumenty jednoduše vůbec nešly načíst.

4. Outlook: zobrazení ve čtyřech sloupcích

Co je nového: V Outlooku 2003 se poprvé objevilo zobrazení ve sloupcích. V nové verzi se objeví ještě další sloupec, který obsahuje tzv. To-Do Bar s aktuálními a nejbližšími termíny. Jedná se víceméně o vylepšenou variantu stránky Outlook Dnes. Co novinky přinášejí: Na standardním monitoru se Outlook ve čtyřech sloupcích až příliš roztahuje do šířky. Pohled do schránky s poštou a náhled zpráv si můžete přepnout do kompaktnějšího zobrazení pomocí menu View/Reading Pane/Bottom. Prostřednictvím menu View/To-Do Bar/Minimized složíte seznam To-Do do úzkého proužku. Použitím obou z výše zmíněných nastavení pak vytvoříte velmi praktické zobrazení, v němž je vidět vše důležité.

5. Outlook: zobrazení obsahu příloh v textu e-mailu

Co je nového: Pro zobrazení obsahu příloh přímo v okně e-mailu, popřípadě v náhledovém okně používá Outlook řadu dalších komponent Windows a Office. Zatímco poklepáním na ikonu přílohy se otevře příloha v okně aplikace, která daný typ souborů otevírá, jednoduché klepnutí stačí k tomu, aby se obsah přílohy otevřel přímo v okně e-mailu.
Co novinky přinášejí: Zobrazení obsahu přílohy přímo v okně e-mailu je sice užitečné, nicméně ne vždy žádoucí. Určitě je proto dobré, že se tato funkce dá povolit dodatečně. Samozřejmě i nadále zůstává možnost ukládat přílohy odděleně. V této souvislosti je obzvláště důležitá komunikace s jinými komponentami Office, jako například Infopath. Formulář, který vám někdo zaslal e-mailem, tak můžete okamžitě vyplnit a odeslat zpět.

6. Access: nový vzhled, lepší integrace

Co je nového: Databázi Access zřejmě také není třeba nijak zvlášť představovat, nicméně v nové verzi ji asi na první pohled nepoznáte. Snad žádná jiná součást nového Office neprošla tak rozsáhlými změnami v uživatelském rozhraní jako právě tato. Při prvním spuštění Accessu vás přivítá úvodní stránka se šablonami. Další možnosti výběru jsou pak naznačeny ve sloupci nalevo, kde jsou tematicky seřazeny od financí až po cestování jedná se tedy o skutečně reálné případy. Řada šablon se dá stáhnout pomocí služby Office Online samozřejmě pouze tehdy, pokud jste připojení k internetu.
Obecně vzato vsadil Access na síťování. Díky integraci Outlooku se dají v Accessu rovněž posílat a zpracovávat e-maily, jejichž prostřednictvím lze získávat data, která Access následně zpracovává. Access dokáže importovat nejen data z Excelu, ale i z textových souborů nebo souborů ve formátu XML. Všechny tyto schopnosti vám do velké míry usnadní práci, protože nemusíte sami programovat různé filtry pro import.
Co novinky přinášejí: Access je na trhu nějakých 13 let a po celou dobu působilo jeho uživatelské prostředí nevyváženě a uzavřeně. S tím je nyní konec, protože nový koncept tohoto programu dovoluje představit Access v plné síle. Jenže vždy je něco za něco, a v tomto případě Access skutečně vypadá jako úplně nová a jiná aplikace. Pro ty, kdo byli zvyklí pracovat s předcházejícími verzemi, nebude přechod na novou verzi nijak snadný. Nicméně ten, kdo si na nový Access zvykne, bude určitě mít pocit, že konečně dostal novou verzi produktu, která se mu vyplatí ostatně novinky, které se objevily v Office XP a 2003, byly pro většinu uživatelů spíše zklamáním.
Návaznost na ostatní aplikace Office a na práci v počítačové síti je také daleko vydařenější. Nezbývá než doufat, že v konečné verzi Accessu bude výkonnost této databázové aplikace ještě o něco větší než v betaverzi.

7. Excel: více funkcí pro podmíněné formátování

Co je nového: Nová verze Excelu nabízí daleko více definic podmínek, například pro datum v minulém týdnu. Přitom jednotlivé podmínky již nejsou jednoduše rozčleněny podle hodnoty buňky nebo vzorce, ale jsou daleko přístupnější, protože jsou umístěny v přehledných seznamech s výběrem jednotlivých položek. Další vymožeností jsou tři nové režimy zobrazení tzv. Data Bars, Color Gradients a Icon Sets. Režim Data Bars ukazuje velikost hodnoty v buňkách tabulky pomocí barevného sloupečku různé délky. Režim Color Gradients zase využívá barev na pozadí příslušné buňky, přičemž barva závisí na hodnotě v buňce. Konečně režim Icon Sets ukazuje v buňce různé ikonky, a to v závislosti na jejím obsahu. Změny v podmíněném formátování uvidíte pomocí náhledu, pokud máte otevřeno okno pro jejich úpravu. Co novinky přinášejí: Většina nových podmínek se dala samozřejmě s různou mírou složitosti zadat i ve starších verzích Excelu. V nové verzi jde vše daleko snáze. Například pro zjištění data v minulém týdnu musela v minulých verzích Excelu hodnota buňky ležet v intervalu mezi:
=KDYŽ(DENTÝDNE(DNES())=1;DNES()-7;DNES()-DENTÝDNE(DNES()-1)-7)
=DNES()-DENTÝDNE(DNES())
Nové režimy zobrazení Data Bars, Color Gradients a Icon Sets mají dvě výhody. První výhodou je, že se nyní dají hodnoty v buňkách na rozdíl od klasického podmíněného formátování vzájemně porovnat. Další výhodou je, že nové režimy uvádějí přímo v buňkách kromě číslic velikost údajů i opticky. To uživatelům zpřehlední data daleko více než najednou vložený graf.

8. Excel: nové a vylepšené funkce pro tabulky

Co je nového: Novinkou jsou v Excelu 2007 tzv. Tables. Podobně jako u seznamů, které byly v předchozích verzích, se jedná o oblasti buněk, jež uživatel jednou označí jako Table. Tyto oblasti pak mají speciální vlastnosti. V takto definovaných oblastech si můžete v nové verzi pomocí náhledů vybírat mezi rozličnými způsoby formátování a vzhledy. Tato funkce rovněž dokáže automaticky odstranit duplicity. Při posouvání okna Excelu po obrazovce pak program nahrazuje písmena v nadpisech sloupců svými vlastními texty.
Upravena byla i funkce automatického vyplňování buněk. Když zadáte do tabulky nějaký vzorec, vyplní Excel zbytek sloupce vzorci podobného tvaru zcela automaticky.
Co novinky přinášejí: S trochou snahy dosáhnete stejných efektů jako u nové verze Excelu rovněž u verzí starších. Například prostřednictvím vzorce: =MOD(ŘÁDEK();2)=0 se dá nastavit barva pozadí u každého druhého řádku. Nevýhodou této metody je, že jakmile zapnete automatický filtr, nedokáže Excel formátování aktualizovat.
Na tomto místě nabízí nová verze Excelu daleko větší možnost výběru a pohodlí ať se jedná o formátování nebo o operace jako odstranění duplicit. Úroveň, do jaké míry vám tyto vymoženosti ulehčí práci, samozřejmě závisí na tom, jak často uvedené funkce používáte a jaký důraz kladete na profesionální vzhled dokumentů.

9. Excel: vylepšená funkce pro návrat poslední provedené akce

Co je nového: Funkce Zpět sloužící pro návrat poslední provedené akce zaznamenala v nové verzi Excelu značný krok kupředu. Nyní můžete místo 16 kroků v dřívějších verzích vrátit zpět až 100 posledních kroků. Mimoto je v Excelu 2007 možné vrátit zpět více druhů akcí, například výběr automatického filtru. Navíc padla i další překážka v nové verzi již uložení dokumentu neznemožní návrat posledních provedených akcí zpět.
Co novinky přinášejí: Možnost návratu až 100 posledních provedených kroků je sice příjemná věc, nicméně zřejmě nebude až tak zásadní. Automatické filtrování a jemu podobné změny se daly vrátit do předchozího stavu i v předcházejících verzích, i když pouze ručně, ne tedy tak pohodlně a rychle.
Naproti tomu skutečně užitečná je možnost návratu posledních provedených akcí i po uložení dokumentu, ať se jedná o uložení provedené automaticky nebo uživatelem. V předcházejících verzích byla tato možnost nemyslitelná.

10. Shrnutí: nové ovládání, ale nedůsledně provedený přechod

Podíváme-li se na nové uživatelské rozhraní samotné, pak na nás působí daleko promyšleněji než to staré otázkou je, zda uspěje. Na jedné straně jsme vlastně testovali betaverzi a ne celou verzi Office. Ukázalo se, že kromě Wordu, Excelu a Accessu musí mít uživatelé při práci s ostatními aplikacemi neustále na mysli starý způsob práce, obvyklý u minulých verzí. Navíc tři výše zmíněné aplikace zjevně vybočují z typického uživatelského rozhraní uživatelů Windows, a to natolik, že působí téměř cizím dojmem. Nicméně až po uvedení kancelářského balíku Office 2007 na počátku příštího roku uvidíme, zda budou uživatelé vnímat všechny novinky kladně či záporně a zda se jim nové rozhraní bude zdát skutečně jednodušší a logičtější než to staré.


Stručný souhrn

MS Office 2007

Office 2007 se na trhu objeví počátkem příštího roku. Již nyní se nechal Microsoft slyšet, že v této verzi provede nejvýraznější změny od uvolnění verze Office 97. Bude kompletně přepracována celá struktura menu místo jednotlivých dialogových oken nyní naleznete ty nejdůležitější příkazy v logicky utvořených sestavách. Kdo si zvykl na strukturu příkazů v jednotlivých menu, si bude muset nějakou dobu zvykat. Nové budou i formáty souborů, s nimiž budou aplikace Office pracovat. Standardní formáty pro soubory vytvářené ve Wordu, Excelu a Powerpointu budou založeny na XML, což je mimochodem záležitost, kterou již dávno používá konkurenční produkt Open Office. Ten je ale na rozdíl od Microsoft Office šířen pod licencí GNU-GPL a dá se stáhnout a používat zdarma. V tomto článku jsme důkladně prozkoumali a popsali ty nejvýraznější změny. Po jeho přečtení byste tedy měli být daleko blíže k rozhodnutí, zda se vám přechod na Office 2007 vůbec vyplatí.

Součásti balíku MS Office 2007

Microsoft uvede svůj nový Office na trh v sedmi různých provedeních, počínaje edicí pro žáky a studenty, která bude nejlevnější, až po edici Enterprise, kterou bude možné získat pouze v kombinaci s velkoobjemovou licencí. Přesné ceny na českém trhu zatím ještě známy nejsou, ale Microsoft je chce udržet na přibližně stejné úrovni.

Edice Microsoft OfficePředpokládaná cenaSoučásti
Basic 2007pouze v rámci licence OEMWord, Excel, Outlook
Home a Student 2007149 USDWord, Excel, PowerPoint, Onenote
Standard 2007399 USD, update 239 USDWord, Excel, PowerPoint, Outlook
Small Business 2007449 USD, update 279 USDWord, Excel, PowerPoint, Publisher, Outlook s aplikací Business Contact Manager
Professional 2007499 USD, update 329 USDWord, Excel, PowerPoint, Access, Publisher, Outlook s aplikací Business Contact Manager
Professional Plus 2007pouze ve spojení Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, Infopath, s velkoobjemovou licencíCommunicator, Publisher, Sharepoint Services
Enterprise 2007pouze ve spojení Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, Infopath, s velkoobjemovou licencíCommunicator, Publisher, Onenote, Groove, Sharepoint Services