Náš pohled na jednotnou firemní komunikaci z dílny Microsoftu

Byla provedena praktická ukázka fungování jednotné firemní komunikace v pro tyto účely speciálně upravených prostorách, které jsou veřejnosti a partnerům společnosti prezentované pod názvem SuperKancelář (více informací včetně možnosti rezervace návštěvy na www.superkancelar2008.cz). Nachází se zde několik oddělených počítačových pracovišť, projekční plátno a konferenční místnost, kde si mohou návštěvníci vyzkoušet i zařízení Microsoft RoundTable, které umožňuje pořádání videokonferencí i velkému počtu účastníků.

Hlavním cílem jednotné firemní komunikace je usnadnění týmové spolupráce uvnitř firem a díky využití komunikačních nástrojů také výrazné snížení doby potřebné ke zprostředkování komunikace. V praxi to znamená, že by zaměstnanci měli přestat ztrácet čas například sháněním někoho po telefonu nebo váháním, zda může daná osoba momentálně hovor přijmout.



Celý projekt staví na propojení řady aplikací Microsoftu, jako je Word, Excel, PowerPoint či Outlook, a to prostřednictvím řešení na bázi Microsoft SharePoint Serveru 2007, Microsoft Office Communications Serveru 2007 a Microsoft Exchange Serveru 2007. Díky těmto platformám lze propojit všechny komunikační kanály firmy do jednoho a umožnit tak zaměstnancům efektivně pracovat například pomocí Microsoft Office Communicator 2007, což je centrální nástroj celého konceptu jednotné firemní komunikace, který pro lepší přiblížení funguje podobně jako Skype, avšak díky svému propojení s ostatními kancelářskými aplikacemi je vhodnější pro pracovní prostředí firmy a také vykazuje mnohem lepší ochranu proti útokům zvenčí.




Dále nesmíme zapomenout na Microsoft Office Live Meeting sloužící k vedení porad a sdílení dokumentů. Za účelem pořádání konferencí byl vytvořen systém Microsoft RoundTable, který umožňuje konferenční videohovory se záběrem všech účastníků kolem jednacího stolu v celém úhlu 360°, přičemž tento systém také identifikuje a sleduje aktivního mluvčího. Díky uvedenému zařízení není třeba, aby měl každý účastník porady před sebou zapnutý počítač s připojenou webkamerou, konferenční stůl je totiž snímán panoramaticky.



Přínosným se nám zdál být také proces schvalování dokumentů, který v SuperKanceláři reprezentuje moderní postupy workflow. Stačí, aby zaměstnanec zadal dokument do online úložiště a určil, kdo má dokument schválit. Schvalovatel okamžitě dostane o tomto požadavku zprávu. Zainteresované osoby navíc mohou sledovat, v jaké fázi se schvalování dokumentu nachází, kdo k němu má připomínky či pozměňovací návrhy. Systém dokumentového úložiště by měl také pomoci strukturovat a spravovat veškerá firemní data a zamezit tak jejich ztrátě.

Po praktických ukázkách a prezentaci jsme položili několik otázek panu Aleši Růžičkovi, který je v českém Microsoftu ředitelem divize Information Worker:

PCW: Jaké jsou dosavadní ohlasy vašich klientů využívajících systém jednotné firemní komunikace?
Aleš Růžička: Zkušenosti společností po celém světě ukazují, že využitím efektivnějších nástrojů a technologií lze docílit snížení nákladů na komunikaci o 25 až 30 %. Firmy oceňují především snadné nastavení a správu nových nástrojů, což jim přináší finanční a časové úspory a výrazně zvyšuje produktivitu jednotlivých zaměstnanců i pracovních týmů. Projektem SuperKancelář chceme ukázat i českým firmám, že k dosažení integrované firemní komunikace nejsou potřeba ani milionové investice, ani velké týmy IT specialistů.

PCW: Používají jednotnou firemní komunikaci Microsoftu již i české firmy? Kolik zákazníků dosud máte v ČR?
Aleš Růžička: Ano, i české firmy již v současné době využívají naši jednotnou firemní komunikaci. Řádově jde o desítky organizací a jedná se o nejen o velké organizace, ale i o středně velké společnosti, které mají více poboček nebo zastoupení na několika místech, a potřebují tak ušetřit čas a náklady za cestování. Byť i jen z jednoho konce města na druhý.

PCW: Během prezentace jste nám ukázal, jak funguje zařízení Microsoft RoundTable. Jaká je jeho pořizovací cena? (obr 4)
Aleš Růžička: Cena za zařízení Microsoft RoundTable se pohybuje okolo 3000 dolarů. Pokud vezmeme v úvahu, jaké finanční prostředky je třeba investovat jen do vytvoření konferenční místnosti u jiných dodavatelů videokonferenčních řešení, pak je to zanedbatelná částka. Navíc je RoundTable snadno přenosný a tedy využitelný kdekoli. Uživatel si tak může v jakékoliv zasedačce zřídit svou videokonferenční místnost a během minuty spustit konferenci.

PCW: Když jste nám ukazoval propojení několika aplikací spuštěných najednou, zdálo se nám, že se váš notebook začal mírně zpomalovat. Jaké jsou hardwarové požadavky na počítače, kde by měl systém jednotné firemní komunikace fungovat pod Windows Vista? Je možné toto řešení používat i pod Windows XP?
Aleš Růžička:Patrně máte na mysli prodlevu asi 30 vteřin při sestavování videokonference. Systém se potřebuje spojit a nastavit video a audio přenos. Jde o klientské aplikace systému Office 2007, které nejsou nijak hardwarově náročné, a na počítačích s dnes již standardní 1 GB operační pamětí není s plynulostí žádný problém. Na starších počítačích poběží dobře i pod Windows XP.