obvykle jako groupware. Jedná se o plně integrovaný systém založený na
osvědčené architektuře, která uživatelům dává možnost spojit elektronickou
poštu s řadou dalších funkcí včetně skupinového plánování, hlasové pošty,
správy úkolů či dokumentů, práce s osobními kalendáři atd. Poslední verzí
tohoto produktu je GroupWise 5.5, jenž je od konce minulého léta k dispozici i
v češtině.
Architektura systému GroupWise
Podrobný popis architektury není cílem tohoto článku. Nicméně vysvětlení
některých základních pojmů je důležité pro pochopení fungování GroupWise. Běžný
uživatel na tyto pojmy pravděpodobně vůbec nenarazí, ale správce systému se bez
jejich znalosti neobejde.
GroupWise se skládá z několika samostatných administrativních a výkonných
komponent. Základní administrativní jednotkou je doména (Domain), která slouží
k logickému uspořádání jednotlivých poštovních úřadů. Poštovní úřad (Post
Office) představuje organizační jednotku, jejímiž členy jsou jednotliví
uživatelé. Fyzicky existuje jako adresářová struktura na serveru, kam jsou
ukládány zprávy a další informace uživatelů. Protože jsou při správě systému
GroupWise využívány adresářové služby NDS, musí být v síti přítomen alespoň
jeden server NetWare 4.1x nebo novější.
Samozřejmě kromě těchto administrativních komponent musí existovat také nějaké
výkonné složky. Ty lze rozdělit do dvou skupin na agenty, zajišťující přenos a
doručování zpráv uvnitř jednoho systému GroupWise (Message Transfer Agent, Post
Office Agent a GroupWise Internet Agent), a brány (Gateway), které slouží k
přenosu zpráv mezi několika nezávislými systémy GroupWise nebo mezi GroupWise a
systémy jiných dodavatelů.
Poštovní schránka
Každý uživatel systému GroupWise je vlastníkem univerzální poštovní schránky
(Universal Mailbox), která zajišťuje přístup k široké škále informací (např.
elektronická pošta, osobní diář, skupinové plánování, úkoly, hlasová pošta,
dokumenty). Jinými slovy řečeno vše, co potřebujete ke své práci, naleznete v
této schránce. Pro práci s univerzální poštovní schránkou je k dispozici hned
několik nástrojů.
Tím nejdůležitějším je samozřejmě klient GroupWise 5.5, který existuje v
několika verzích určených pro operační systémy Windows 3.1, Windows 9x/NT,
Macintosh a některé verze UNIXu. Navíc je k dispozici řada jazykových mutací,
včetně češtiny. Popis této aplikace využiji také k představení všech
nejvýznamnějších funkcí systému GroupWise.
Uživatelské rozhraní se příliš neliší od zaběhaného schématu poštovních klientů
nahoře menu s panelem nástrojů a hlavní část aplikačního okna, rozdělená na
levou část se seznamem dostupných složek a pravou část se seznamem položek,
jejíž obsah závisí na typu vybrané složky (pošta, kalendář atd.). Navíc je
možné ve spodní části okna otevřít zběžné zobrazení pro rychlý náhled příslušné
položky. Někomu se může zdát provedení klienta GroupWise až příliš strohé
(nehýří grafickými efekty), jiný naopak ocení přehlednost a nízké systémové
nároky.
Klient GroupWise integruje do jedné aplikace několik různých funkcí. Tou
nejdůležitější je bezesporu elektronická pošta. Její možnosti se příliš neliší
od ostatních aplikací tohoto typu. Při odesílání zprávy lze použít jednoduché
formátování textu, připojit soubory, nastavit prioritu zprávy nebo provést
kontrolu pravopisu. Můžete si také vyžádat automatické zaslání informace o
přečtení nebo vymazání vaší zprávy adresátem. Za méně obvyklé lze označit
nastavení doby trvání zprávy (pokud nebude v určené lhůtě přečtena, dojde k
jejímu automatickému vymazání ze schránky příjemce) nebo možnost smazat již
odeslanou, ale adresátem ještě nepřečtenou zprávu. Silnými stránkami GroupWise
jsou také podrobná evidence událostí u každé položky (odesílatel, příjemce, čas
odeslání, přijetí, vymazání atd.) a pravidla umožňující automatizovat určité
operace. Některé z výše zmíněných vlastností fungují pouze uvnitř GroupWise,
jiné lze využít i při komunikaci s jinými poštovními systémy (např. Internet).
Nová verze také nabízí možnost používat internetový způsob zápisu adres (např.
fikker@test.cz) i v rámci GroupWise. Odpadá tím nutnost pamatovat si starší,
poměrně složitý formát adres (např. fikker.test_po.test_dom).
Další funkcí GroupWise je kalendář sloužící k zobrazování informací svázaných s
určitým datem. Po otevření složky Kalendář se v pravé části aplikačního okna
zobrazí denní přehled s kalendářem, schůzkami, připomínkami (poznámkami) a
úkoly. K dispozici máte ale celou řadu dalších předdefinovaných pohledů (celkem
14). Naplánovat schůzku je velmi snadné. GroupWise totiž považuje všechny typy
položek (schůzka, úkol, připomínka atd.) za zprávu. Pokud tedy umíte vytvořit
e-mail, zvládnete i zapsat schůzku do kalendáře. Postup je velice podobný,
jenom je třeba zadat navíc časové údaje. Na problém nenarazíte ani v případě
plánování schůzky více osob. Stačí použít vestavěný nástroj pro vyhledávání
volných termínů, který vám umožní zvolit čas schůzky tak, aby vyhovoval všem
zúčastněným. Další alternativou je skupinové zobrazení kalendáře, ukazující
plány několika osob vedle sebe.
Již v předchozím odstavci jsem zmínil úkoly a připomínky, které lze využít
nejen ke sledování svých povinností, ale také k úkolování ostatních uživatelů.
Dialogy pro vytvoření úkolů i připomínek jsou si velmi podobné. Liší se pouze
ve dvou věcech úkolu je možné přiřadit prioritu a datum splnění.
K informování uživatelů o telefonických hovorech uskutečněných v době jejich
nepřítomnosti slouží telefonické vzkazy. Každý vzkaz obsahuje identifikaci
volajícího (jméno, firma, telefon) a příslušnou textovou zprávu. Přijaté
telefonické vzkazy lze také velmi snadno změnit na úkoly nebo připomínky a
umístit je tak do kalendáře.
Velice užitečným doplňkem je GroupWise WorkFlow, usnadňující práci s různými
oběžníky uvnitř firmy. Vybraný dokument včetně instrukcí můžete pomocí tohoto
nástroje rozeslat všem adresátům najednou nebo můžete určit postup, jakým má
toto sdělení mezi pracovníky kolovat.
GroupWise nabízí také systém pro správu dokumentů. Dokumenty jsou v
komprimované a zašifrované podobě ukládány do tzv. knihoven. Autor dokumentu
může určit, kteří uživatelé a na jaké úrovni (prohlížení, úpravy atd.) budou
mít k dokumentu přístup. Samozřejmostí jsou funkce jako vytváření různých verzí
jednoho dokumentu nebo možnost zobrazení historie změn. Navíc je možné díky
aplikaci WebPublisher velmi snadno a rychle zveřejnit libovolný dokument na
firemním webserveru. Stačí tento dokument zpřístupnit k tomu účelu zřízenému
uživateli (např. WebAccess). Převod do HTML formátu provede systém zcela
automaticky. Podporováno je podle dostupných údajů něco okolo 250
nejrozšířenějších formátů (textové a tabulkové procesory, prezentační,
databázové a grafické aplikace, a kupodivu i EXE a DLL soubory). Navíc jsou
všechny soubory zaindexovány a lze tedy kdykoliv bez problémů prohledávat
jejich obsah.
Tím jsem pravděpodobně vyčerpal všechny základní funkce systému GroupWise. Nyní
vám ještě velmi stručně přiblížím další nástroje pro práci s univerzální
poštovní schránkou.
Téměř stejné možnosti jako klient GroupWise, vám může nabídnout také prohlížeč
webových stránek. S GroupWise totiž zdarma získáte nástroj WebAccess, díky
kterému se můžete ke své schránce připojit prakticky kdykoliv a odkudkoliv.
Pro sledování aktuálního stavu poštovní schránky jsou v nové verzi GroupWise k
dispozici hned tři aplikace. První z nich (Správce upozornění) se po spuštění
uhnízdí v pravé části hlavního panelu Windows. Jejím úkolem je v pravidelných
intervalech kontrolovat obsah schránky a případně upozornit na novou poštu.
Obdobnou funkci plní i Roleta GroupWise, kde v aplikačním okně rotují informace
o nových položkách (ikona, odesílatel a předmět zprávy). Poslední aplikace
(Pracovní plocha GroupWise) slouží pro rychlý přístup ke schůzkám, připomínkám
a úkolům bez nutnosti spouštět klienta GroupWise. Navíc zobrazuje kalendář a
roletu, která je umístěna ve spodní části okna.
Pro správu kontaktů je určen Adresář. Okno programu po instalaci obsahuje tři
karty odpovídající jednotlivým samostatným adresářům systémový adresář (nelze
ho modifikovat), uživatelský adresář (je zcela ve vaší moci) a časté kontakty
(automaticky doplňován systémem, ale je možné ho upravit). Nic vám však nebrání
vytvořit si dle potřeby adresáře další.
Telefonní operátor, jenž umožňuje telefonovat přímo z počítače, slouží k
provázání telefonické komunikace s GroupWise. Informace o uskutečněných
hovorech jsou automaticky ukládány do poštovní schránky. Tato nevelká aplikace
nabízí i takové funkce jako je přepojování hovorů, konferenční hovory apod.
Nicméně pro její plné využití je nutné vlastnit další technické vybavení (např.
hlasový modem).
Poslední aplikací, kterou bych zde chtěl velmi stručně zmínit, je GroupWise
Imaging umožňující prohlížet, ukládat, jednoduše modifikovat a rozesílat
naskenované obrázky prostřednictvím systému GroupWise.
Vlastně lze pro práci s poštovní schránkou GroupWise použít ještě jednu
aplikaci, přesněji řečeno jeden typ aplikací. Stačí, když na serveru
zprovozníte GroupWise Internet Agenta s podporou POP3 a IMAP4 protokolu. Pak
můžete pro práci s univerzální poštovní schránkou využít v podstatě libovolného
klienta elektronické pošty (např. Outlook Express, Netscape Messenger).
Správa systému
Novell se i v případě systému GroupWise drží své strategie integrovat pomocí
adresářových služeb NDS správu a údržbu všech svých produktů do jedné aplikace,
kterou je NetWare Administrator. V průběhu instalace tedy dojde nejen k
rozšíření schématu NDS o příslušné objekty, ale i k nainstalování tzv. snap-in
modulu pro tuto aplikaci. Z jednoho místa tak můžete snadno řídit síťové
prostředí NetWare i systém GroupWise. Pokud využíváte pro správu sítě produkt
ManageWise, jistě uvítáte také existenci GroupWise Monitoru. Pomocí tohoto
nástroje je možné sledovat a řídit činnost agentů GroupWise přímo z prostředí
ManageWise.
Na závěr
Popsat v jednom krátkém článku všechny funkce GroupWise je zcela nemožné.
Snažil jsem se proto vybrat alespoň ty vlastnosti, které považuji za
nejzajímavější. Závěrem mi nezbývá nic jiného než konstatovat, že GroupWise je
opravdu komplexní nástroj, schopný plně uspokojit požadavky i toho
nejnáročnějšího zákazníka.
Novell GroupWise 5.5 CZ
jednoduché ovládání
podpora více platforem
podpora internetových standardů
lokalizace
K testu zapůjčila firma: Novell, Klimentská 46, Praha 1
www.novell.cz
Doporučená cena: 25 000 Kč pro pět uživatelů
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU