Pojem „kancelářská produktivita“ byl v počítačích se systémem Windows téměř dvacet let spojen se sadou Microsoft Office a aplikací Outlook. Většina lidí to považovala za samozřejmost – podobně jako základy domu.
Nové verze sady Office a Outlooku už podle průzkumů dávno překonaly 99,9 % funkčnosti toho, co zaměstnanci potřebují, a kromě nepříjemných změn uživatelského rozhraní, jako bylo například uvedení pásu karet (Ribbon) ve verzi 2007, se nové verze berou na vědomí za pochodu.
Digitální kancelář však v posledních několika letech prošla zásadní a pozitivní změnou, která by si možná zasloužila přehodnocení jak mezi uživateli, tak personálem IT.
Znovuzrození MS Office
Před pěti roky by se řeklo, že MS Office a Exchange jsou vymírajícími dinosaury vzhledem k vývoji nedokonalých mobilních verzí Microsoftem a pokračujícímu mrzačení verzí pro MacOS.
V posledních dvou letech však výrobce výrazně zlepšil Office pro mobilní uživatele a je na dobré cestě udělat totéž pro Mac verzi, přestože určité problémy zůstávají nedořešené. Outlook je stále pozadu na všech ostatních ne-Windows platformách, ale Microsoft se snaží to aktivně změnit – dokonce prostřednictvím společného rozhraní API na různých platformách zpřístupnil základní funkčnosti pro aplikace třetích stran.
I když Outlook v systémech iOS a Android nedosahuje takových kvalit jako na nativní platformě, doufejme, že se SharePoint, Skype pro firmy a OneDrive vydají po stejné cestě.
Vyváženost mobilních platforem a platformy Mac je kritická: Práce se často posunula daleko mimo počítače se systémem Windows, přestože tato platforma zůstává centrem, takže používané nástroje musejí být plně funkční v celém tomto heterogenním světě.
Kdyby Microsoft nezměnil původně stanovenou strategii sady Office, pravděpodobně by dnes uživatelé skončili se špatně vyhovující kombinací Office a Outlook ve Windows, Apple iWork, Mail, Calendar, Notes a Contacts na MacOS a iOS, Gmailem a Kingsoft WPS Mobile Office na Androidu a Google Apps a základním webmailem v prohlížeči.
Střídavé úspěchy spolupráce
Nová kancelářská sada pro zaměstnance však nezahrnuje jen Office a Outlook. Jsou to také nástroje pro spolupráci – od videokonferencí po skupinové chaty a sdílení souborů. Tento svět je ale stále nevyrovnaný: sada pro spolupráci od Microsoftu má stále určité slabiny, a to i přes nedávné zpřístupnění SharePointu na iOS a Skypu pro firmy na platformách MacOS, iOS a Android.
Okamžik, kdy by tyto nástroje fungovaly tak, jak by bylo potřeba, je stále ještě poměrně daleko. Dokonce i OneDrive, který přinesl nejvýznamnější vylepšení po samotné sadě Office v nové heterogenní realitě, má na dalších platformách stále velké mezery.
Například Slack, což je nástroj pro skupinové chaty, funguje velmi dobře na více platformách, podporuje všechny druhy užitečných integrací a v případě potřeby umožňuje uživatelům uchovat své konverzace v soukromí – lidé potřebují tuto svobodu, aby mohli spolupracovat. Dobrým produktem je také Atlassian HipChat.
Dobře známé služby cloudových úložišť – Box a Dropbox – i nadále nabízejí možnosti, které se budou podnikům líbit, a nutí Microsoft v souvislosti se službami OneDrive a SharePoint neusnout na vavřínech.
Silné možnosti sdílení služby Disk Google jsou dostupné také v rámci velmi omezené sady Google Apps pro produktivitu, i nadále slouží jako model moderních přístupů ke společné práci a ukazují cestu, jaké funkce pro skupinové projekty by měly nabízet jinak lépe vybavené aplikace jako Office a iWork.
Škoda že Google i nadále omezuje základní funkce úprav a vyžaduje používání webového prohlížeče.
Handoff a Continuity ukazují cestu
Sada iWork byla kdysi pro mobilní uživatele standardem, ale Microsoft firmu Apple už stačil dohnat. Office funguje na čtyřech hlavních platformách (Windows, MacOS, iOS a Android), zatímco iWork běží jen na dvou (MacOS a iOS). Přesto však má Apple i nadále co nabídnout: Handoff a Continuity, sady jejích technologií, umožňují aplikacím spolupracovat a pracovní aktivity se mohou přelévat mezi zařízeními – někdy se to označuje jako liquid computing.
Je to neuvěřitelně silný koncept, když lze například posílat textové zprávy z počítače Mac, napsat e-mail z iPhonu a vše dokončit na iPadu, a přitom ve všech zařízeních jsou synchronizované záložky a hesla.
Některé z těchto konceptů je možné vidět i jinde, ale nikde v tak kompaktní podobě, jako nabízí Apple. Dá se předpokládat, že právě tento koncept se jednou stane vlastností každé významné platformy a možná to bude fungovat i nezávisle na platformách mezi nimi.
Wi-Fi Direct a Bluetooth velmi usnadnily propojení zařízení navzájem ad hoc, takže se mezi nimi mohou procesy a informace snadno přelévat.
Tyto bezdrátové síťové protokoly lze vidět použité v nových přístupech práce v konferenčních místnostech díky technologiím Apple TV nebo Google Chromecast. Bezdrátová síť ad hoc také poslala na smetiště dějin dříve obvyklou technologii mobilního dockování, kde se předpokládalo propojení mobilních zařízení s desktopem.
Nyní to lze dělat s periferiemi Bluetooth a pár kabely (například pro displeje). Přístup bezdrátového spojování je samozřejmě mnohem lepší, protože je flexibilnější a podpoří i další možné kombinace zařízení.
Změna hardwaru
Nová kancelář se ale nevyvíjí jen v oblasti softwaru. Významný pokrok je vidět i u samotných kancelářských zařízení. Jasně bylo třeba vidět přehodnocení strategie u notebooků Microsoftem a Googlem poté, kdy iPad začal vypadat jako nezastavitelný kolos.
Produkty jako MS Surface Pro nebo Google Chromebook začínaly poněkud nejistě, ale nyní se stávají novým populárním typem zařízení označovaným jako tabtop. Dokonce i Apple přepracoval iPad do podoby tabtopu – v podobě velkého iPadu Pro. Stejně jako mnoho aspektů nové kanceláře také evoluce tabtopů teprve začíná.
Již dlouhou dobu jsou k dispozici velmi užitečné aplikace pro chytré telefony a tablety, ale mnoho lidí považuje tato zařízení za příliš svazující, než aby je používali pro skutečnou práci, přestože jsou aplikace dostupné. Tabtop je krokem směrem k získání podílu na trhu.
A potom zde je stolní telefon. Mobilní zařízení a cloudové služby (pro pracovní i domácí počítače) umožňují lidem pracovat kdekoli a kdykoli.
Pracovní telefonní číslo ale se zaměstnanci obvykle necestuje a mobilní telefony prostě nemohou plnohodnotně odvést práci stolního telefonu. A odpovědí nejsou ani komplexní systémy v podobě jednotné komunikace (UC, Unified Communications).
Dobrou zprávou je, že v současnosti začíná i velmi potřebná evoluce stolního telefonu. Je nutné, aby fungoval spíše jako e-mail, jehož účet je k dispozici přes používaná zařízení bez problémů se správou pravidel pro přeposílání a bez těžkopádných rozhraní.
Až přijde ten den, budou mít pracovníci skutečně možnost pracovat kdekoli a kdykoli, a přitom moci telefony vypnout, když přestanou pracovat.
Nová digitální kancelář využívá všechny tyto technologie a, což je důležitější, základní principy výkonných přenosných funkcí ve snadno použitelných koncových bodech.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU