Nový smysl pro nepoužité softwarové licence

Mezi hlavní úkoly IT manažerů a finančních ředitelů je přesně stanovit, jaké jsou náklady na IT vybavení během celého jeho životního cyklu. Při tomto procesu hrají důležitou roli tzv. nevyužité licence, jež mohou tvořit jak programy, které se sice koupily, ale reálně nikdy nenasadily (tzv. shelfware), tak už dále nevyužívané aplikace.

Zde totiž existují reálné zdroje úspor, které spočívají například ve zrušení plateb za údržbu,nebo v recyklaci licencí, aby nebylo nutné kupovat nové. Dosáhnout uspokojivých výsledků ale není vždy úplně snadné. Tady jsou nejčastější potíže, které mohou při tomto procesu nastat, tak jak je definoval Gartner.

1. Omezení licence a smluvní podmínky

Mnoho firem podepíše při uzavírání kontraktů omezující smluvní podmínky, které však sníží náklady. Mnozí to dělají neuváženě, protože neberou v potaz recyklaci licencí. Například licence vázaná na konkrétní administrativní budovu může být v okamžiku podpisu nejlevnější variantou, ale neumožňuje později opětovné použití softwaru na jiném místě. Někdy je možné ale domluvit za poplatek odlišné licenční podmínky, což může být levnější než nákup nové licence.

2. Právní záležitosti

Software sám o sobě se nekupuje, ale pořizují se jeho licence pro používání podle specifických podmínek. Takový přístup nemusí podle Gartneru nutně umožnit další přeprodej, takže recyklování softwaru je obvykle omezeno na opětovné použití v rámci jednoho právního subjektu.

Při plánování recyklací je tedy vhodné vzít v úvahu, že provozní podoba organizace se může lišit od její právní struktury. Bez jasného pochopení vztahu mezi těmito dvěma sférami se tedy nehnete dál. Například licence může být omezena na divizi, lokalitu nebo část globálních operací organizace.

3. Finanční záležitosti

Podniky mohou recyklací nepoužitých licencí namísto nákupu nových ušetřit. Existuje ale hrozba, že nastanou spory, do jakého rozpočtu tyto úspory patří. Rozhodování o tom, jakou cenu by měl nový držitel zaplatit, může být choulostivý problém a správce softwarového vybavení možná bude muset vyjednat dohodu.

Snad nejtěžším úkolem při recyklaci licencí je podle Gartneru rozhodnutí, kdo zaplatí za údržbu a podporu za nevyužité licence. Údržbu totiž obvykle nelze zrušit jen pro část licencí, takže původní držitel bude muset i nadále vše platit do doby, než se jiný uživatel rozhodne převzít všechny licence.

4. Náklady a skutečné úspory

V mnoha případech odpovědní manažeři tvrdí, že úspory z recyklace se rovnají ceně, kterou by podnik jinak musel dát za nové licence. To ale celý proces podle Gartneru znevěrohodňuje a potom lze hovořit spíše o kreativním účetnictví. Čísla skutečných úspor by totiž zohledňovala všechny mimořádné odpisy a náklady na správu, údržbu a podporu pro udržování softwaru, který předtím nebyl vůbec nasazen.

K posouzení hodnoty znovupoužitých licencí vůči nákladům na jejich údržbu a správu musí být k dispozici dostatek informací a je třeba to pravidelně přezkoumávat. Alternativně lze ve vhodných případech zrušit údržbu i podporu a nechat licence propadnout, čímž dojde k jejich efektivnímu vyřazení, nebo u nich povolit rychlejší odpisy, což ale může vyžadovat finanční opravu v knize majetku.

5. Funkční potřeby a architektonická vhodnost

Licence jde recyklovat namísto nákupu nových, ale jen tehdy, pokud je organizace i nadále potřebuje. Když bude pro nějaký produkt k dispozici velké množství licencí, může to být příčinou toho, že produkt byl nebo je už z provozu vyřazován. Je proto velmi důležité zjistit, zda mají příslušné licence pro podnik stále ještě užitnou hodnotu a jestli se vyplatí je udržovat.

V některých případech, kdy je k dispozici řada licencí pro produkt, který není široce využíván, a jeho funkčnost může být vhodnou náhradou za jiný produkt, lze podporovat obě alternativy a určit kritéria pro případy, kdy se má který produkt použít. Může to být dokonce automatizováno pomocí portálu k přijímání žádostí nebo obchodu s aplikacemi.

6. Metriky pro platební metody

Obchodní metriky a další modely licencování s platbami podle použití (pay-per-use) nemusí nutně měřit počet vyžadovaných licencí, ale jen množství peněz splatné za licenční poplatky. Vezměte si například model předplatného na základě kapacity, který má IBM, kdy klienti musí nakupovat licence jen podle počtu použitých procesorových jednotek.

Předplacené a termínované licence by se měly recyklovat, kdekoli je to možné – než vyprší jejich platnost. Ačkoliv mohou být úspory nákladů menší, je stále důležité je znovu přiřadit, čímž se zajistí, že dojde k jejich správné obnově či zrušení.