Optimalizujte si práci s elektronickými dokumenty

Z praxe je zřejmé, že řada uživatelů řeší prakticky stejný problém. Do firmy docházely dokumenty podléhající určitému schvalovacímu řízení, které probíhalo vždy ručně – a to byl hlavní důvod, proč běžná doba zpracování faktury mnohdy trvala i 12 dní (počítáno mezi doručením a jejím zaplacením a zaúčtováním pro zhruba tři autorizační kroky.

Navíc během doby autorizace neměl nikdo ze společnosti fakturu k dispozici, neboť se zpravidla nacházela někde na stole jedné ze tří autorizačních osob.

Pokud se vezme v úvahu, že každá faktura ještě nějakou dobu cestuje od dodavatele k odběrateli, je jasné, že standardní 14denní doba pro zaplacení faktury od jejího vystavení představuje pro takové společnosti hraniční dobu pro dodržení obchodních podmínek, resp. pravidel pro zaplacení pohledávky.

Výše uvedená problémová situace může být běžnou rutinou v mnoha společnostech, nicméně se dá celá situace zoptimalizovat díky trendům poplatným dnešní době na trhu ERP.

Optimalizované schvalování
Základní přístup při optimalizaci schvalování dokladů spočívá v tom, že všechny přicházejí do společnosti na jedno určené místo, zpravidla na recepci, kde probíhá první načtení dokladu do ERP systému jako přijatá korespondence.

Nahrání podkladů může probíhat dvěma způsoby. V prvním případě jde o ruční metodu, kdy je vložena charakteristika korespondence, provedeno oskenování a uložení dokladu na disk, natažení do ERP a připojení k dokladu korespondence.

Anebo je možné využít řešení kombinace dokumentového skeneru a DMS systému, přičemž toto zpracování dokáže uspořit čas procesu oskenování dokladu a jeho následného připojení ke korespondenci, neboť stačí jen nalepit na doklad čárový kód, vložit ho do zásobníku skeneru a následně z něj kód sejmout pomocí čtečky čárového kódu při pořizování korespondence.

Pokud možnosti workflow odpovídají aktuálním standardům, je možné v rámci schvalovacího procesu nadefinovat n kroků s rozhodovacími uzly, cykly (v případě požadavku na úpravu původních údajů), definicí zástupnosti v rámci příslušného toku, s termíny a s možností distribuce povinnosti schválení také mimo společnost (na intranet či do mobilních telefonů pracovníků společnosti).

V každém kroku schválení může mít autorizující uživatel k dispozici naskenovaný obraz skutečné faktury a také všichni uživatelé s právy na přijatou korespondenci, na workflow schvalování či výše postavení uživatelé v rámci organizační struktury uvidí na fakturu, aniž budou muset hledat fyzickou podobu dokladu ve společnosti.

Na konci celého procesu schválení faktury pak dojde buď k jejímu definitivnímu potvrzení se zápisem do fakturace ERP systému a s následnou možností platby a zaúčtování faktury, v opačném případě dojde k jejímu odmítnutí v procesu schvalování.

Tímto způsobem může organizace zkrátit dobu pro schválení dokladů často až na čtvrtinu původního času.

To jsou samozřejmě pouze základní příklady možností, jak elektronické dokumenty a řízení obchodních procesů realizovat prostřednictvím ERP řešení. Škála je velmi široká a zasahuje všechny aspekty chodu organizace a záleží jen na požadavcích zákazníka a schopnostech dodavatele a jeho systému, jak daleko se jim společně podaří dospět na lákavé cestě k vyšší produktivitě a efektivitě.

Autor pracuje jako vedoucí analytického a vývojového oddělení společnosti J.K.R.