Nová chytrá MS Office
Jaká bude letošní verze kanceláře podle Microsoftu?
Pokud firma Microsoft prohlašuje, že novou verzi kancelářského balíku MS Office čeká nejvýraznější změna za posledních deset let, pak rozhodně nijak nepřehání. Nové formáty založené na XML a rozsáhlé změny v uživatelském rozhraní jsou přímo k předurčeny k tomu, aby se tento v současnosti nejpoužívanější kancelářský balík stal přístupnějším a flexibilnějším více než kdy dříve. Uživatelé starších verzí možná budou řadu změn v této nové verzi, v pořadí již dvanácté, vnímat jako rušivé, nicméně během našeho testování se dalo jejich nastavení velmi dobře upravit. Konečná verze kancelářského balíku by se měla na trhu objevit v průběhu letošního roku.
Nový vzhled
Co se týče vzhledu, ten jsme mohli obdivovat ještě dříve, než jsme si měli možnost vyzkoušet, co nového balík dovede. Microsoft vsadil na způsob uživatelského rozhraní, který je v jeho programech dosud neobvyklý. Odstranil všechny panely nástrojů nebo rozevírací menu a místo nich uživatelům nabízí sadu záložek, kterou ve firmě nazývají "ribbon" jedná se o něco jako panel nástrojů, který zobrazuje různé funkce v závislosti na tom, jak měníte záložku. Například pokud klepnete na záložku Write, pak se vám na panelu nástrojů objeví možnosti, jimiž se dá upravovat druh a typ písma, včetně nástrojů pro formátování textu a se známými příkazy pro vyjmutí, vložení, hledání či nahrazování textu, které jsme v předchozích verzích nacházeli v nabídce Edit. Řada funkcí se však stále objevuje v menu, které se zobrazí, pokud klepnete na šipku ukazující směrem dolů. Ta se nachází v panelu nástrojů nebo vedle tlačítka File, které se nachází nalevo od záložek.
Na rozdíl od Windows XP, jež umožňují uživatelům nastavení nabídky Start či Ovládacích panelů ve vzhledu typickém pro starší verze Windows, Office 12 žádnou takovou funkcí oficiálně nedisponuje. To bude možná vadit všem, kteří si oblíbili vzhled starších verzí programů Office.
Nové formáty souborů
Další změnou, která zdánlivě stojí v pozadí, nicméně může v průběhu času hrát daleko významnější roli než sebezásadnější změna uživatelského rozhraní, je náhrada vlastního formátu souborů novými formáty založenými na XML. Tyto formáty se budou označovat přidáním znaku x za název přípony dosavadního formátu (např. přípona .docx namísto .doc, .xlsx namísto .xls apod.).
Tyto nové formáty typu Open XML jsou oproti svým předchůdcům v několika ohledech dokonalejší. Například jsou úspornější: pokud uložíte nezměněný soubor vytvořený ve Wordu 2003 do formátu .docx, bude více než o polovinu menší. Vzhledem k tomu, že formáty Office XML jsou založeny jak na formátu XML, tak na formátu Zip, jsou na tom z hlediska přístupnosti daleko lépe než předchozí formáty. Bude je totiž možné otevřít i v aplikacích, které pracují v jiných operačních systémech, samozřejmě jakmile do těchto programů programátoři vloží podporu schématu Microsoft XML. Právě toto schéma totiž poskytne vše potřebné pro práci s dokumenty XML. Firma Microsoft již zveřejnila hrubé verze těchto schémat a navrhla standardizační organizaci ECMA International, aby se formát Office XML považoval za otevřený standard, za jehož používání se nebudou platit žádné licenční poplatky.
Office12 je zpětně kompatibilní, tedy dokáže otevírat a ukládat dokumenty vytvořené v programech Office 2000-2003 a poprvé také umožňuje ukládat soubory do formátu PDF, který je samozřejmě pouze pro čtení. Co se týče obráceného postupu, nechal se Microsoft slyšet, že nabídne ke stažení řadu doplňků, které umožní uživatelům verzí 2000-2003 vytvořit, otevírat, upravovat a ukládat soubory ve formátu Office XML. Pokud se uživatelé legálních starších verzí programů pokusí otevřít soubor ve formátu Office XML, budou přesměrování přímo na stránku, kde si budou moci odpovídající doplněk zdarma stáhnout.
Komprimované komponenty
Vzhledem k tomu, že každý soubor ve formátu Office XML představuje kolekci archivovaných souborů s komponentami (text je obsažen v jedné komponentě, parametry stylů v jiné komponentě, prvky revize dokumentu v další atd.), lze tyto parametry textu upravovat velmi snadno tak, že změníte příponu souboru ve formátu Office XML na .zip a otevřete soubor pomocí libovolné utility pro práci s archivy souborů a odstraníte nebo nahradíte soubory s komponentami. Například můžete velmi snadno a rychle změnit styl dokumentu vložením nového souboru stylu do dokumentu, aniž byste museli nějakým způsobem upravovat text. Nový styl samozřejmě získáte buď od jeho tvůrců, nebo jej jednoduše zkopírujete z jiného dokumentu Office XML.
Počáteční zmatky
Pokud spustíte například novou verzi Wordu, budete zpočátku zmateni zcela jiným uspořádáním funkcí a ovládáním programu jako takovým. V některých případech budete k vyvolání těch funkcí, kde vám dříve stačilo klepnout jednou do panelu nástrojů, muset klepnout vícekrát. Naštěstí Microsoft ponechal možnost použití původních klávesových zkratek (například <Ctrl> <S> pro příkaz Uložit nebo <F12> pro Uložit jako...) a klávesovými zkratkami opatřil i řadu nových funkcí, zřejmě proto, aby nám usnadnil přechod na nové uživatelské rozhraní.
Mezi novými funkcemi je jednou z nejvýraznějších tzv. "live preview". Jde o to, že jakmile posunete na panelu nástrojů ukazatel myši na nějakou funkci pro formátování, například na nový druh písma nebo styl odstavce, pak se tato změna okamžitě projeví v dokumentu, který máte právě otevřený. Tuto funkci lze použít u celé řady ovládacích prvků a funkcí programu.
Stinnou stránkou panelu nástrojů je to, že se na pracovní plochu programu vloží úplně celý a jeho velikost se nijak nedá měnit. Není možné ho tedy přizpůsobit vašemu monitoru, takže čím větší máte monitor, tím lépe.
Další významnou změnou je proměna stavového řádku ve Wordu. Tento řádek na spodním okraji okna, který ve starších verzích ukazoval počet stránek a aktuální stránku dokumentu, nyní zobrazuje i aktuální počet slov a funkci lupy, která vám umožní změnit pohled na dokument v měřítku jiném než výchozích 100 %.
Dalším velmi vítaným doplňkem pro Word, Excel a PowerPoint je tzv. Document Inspector (najdete jej v menu File/Finish), který vyhledá v dokumentu skrytý text, u něhož nechcete, aby ho ostatní viděli konkrétně se jedná o komentáře, vlastníka dokumentu apod. U případně nalezených položek vám nabídne jejich odstranění.
V Excelu 12 se nové funkce týkají zejména vylepšené nápovědy pro začátečníky, značného rozšíření počtu buněk (jeden list nyní může obsahovat až jeden milión řádků a 16 000 sloupců) a snazšího nastavení vzhledu buněk.
Doslova excelentní Excel
Funkce podmíněného formátování v Excelu prozáří váš list barvami a efekty, založenými na obsahu buněk. Například můžete vytvořit různé odstíny barev (jako na teploměru) v závislosti na hodnotách obsažených ve skupinách buněk.
Lepší je i zapisování vzorců v Excelu 12. V předchozích verzích jste museli zapsat přesný název vzorce. Nyní, když píšete vzorec, objeví se pomocné okno, v němž objeví všechny vzorce začínající daným písmenem. Každý vzorec má svůj popis. Při dalším psaní se nabídka vzorců v pomocném okně postupně upravuje.
Na záložce Sheet se nachází galerie vzhledů, pro jejíž použití vám stačí dvě klepnutí myší. Podobně jako ve Wordu se zde uplatňuje funkce "live preview", takže máte možnost okamžitě vidět, jak bude vytvořený dokument vypadat, pokud si vyberete právě tento vzhled.
Záložka Layout vám umožní kontrolovat, kde se na vašem dokumentu nacházejí konce stránek a jak bude vypadat váš dokument po vytištění. Po přidání sloupce nebo řádku do listu použije Excel automaticky styl i pro přidaný sloupec, což v předchozích verzích bylo často nutno udělat ručně.
Drobounký PowerPoint
Zmenšení souborů ve formátu Office XML oproti původnímu formátu se nejvýrazněji zřejmě projeví v PowerPointu 12. Snímek obsahující fotografii a obrázek, který v Powerpointu 2003 obsadil 5 MB diskového prostoru, se při uložení ve formátu .pptx zmenší na velmi slušných 610 KB (asi 0,6 MB).
Použití záložek v PowerPointu 12 dává nové verzi lepší smysl pro ovládání prvků prezentace, která tak chyběla v předcházejících verzích tohoto programu. Například klepnutím na záložku Design můžete původní seznam s odrážkami přeměnit na diagram, ten pak velmi snadno vylepšit použitím 3D nebo jiného efektu, a to vše pomocí dalších funkcí na stejné záložce. V minulých verzích PowerPointu se možnosti pro nastavení jednotlivých prvků nacházely hluboko v různých menu, kde byly často těžko k nalezení.
Aktualizace Outlooku
Nový vzhled jednotlivých součástí balíku Office 12 se ovšem vůbec neprojevil v programu Outlook. Tady žádné záložky nenajdeme stále jsou zde stará známá menu. Novinkou je (doufejme, že užitečný) panel s názvem To-Do Bar. Podobně jako panel úkolů ve Wordu a Excelu 2003 se tento panel objevuje vpravo na monitoru a jeho úkolem je zobrazovat všechny nevyřízené úkoly a nadcházející schůzky.
Microsoft říká, že pokud se bude Outlook používat ve firemní síti, bude To-Do Bar ukazovat schůzky přiřazené i jinými síťovými aplikacemi Office, jako například Access a One Note. Velikost tohoto panelu se dá nastavit, nicméně se nám nezdá, že by díky tomuto panelu byla obrazovka nějak přeplněná.
Outlook bude všechny úkoly zobrazovat ve zmíněném panelu tak dlouho, dokud je neoznačíte jako splněné. Pokud chcete nastavit čas, kdy má být úkol splněn, pak jej jednoduše přesuňte do svého kalendáře (ve standardním nastavení program upozorňuje na úkol každých 30 minut).
Outlook 12 rovněž umožňuje sdílet informace v kalendáři s jinými uživateli, a to prostřednictvím e-mailu; můžete dokonce vkládat schůzky jiných uživatelů do svého kalendáře (události důležité pro jiné osoby jsou pak ve vašem kalendáři kvůli snadnému rozlišení zvýrazněny jinou barvou).
Zdá se, že se funkce Outlooku také značně zdokonalily. Nicméně je škoda, že se zde neobjevil podobný nový vzhled se záložkami jako u ostatních programů.
Přístupnější Access
Pro řadu uživatelů balíku Office možná zůstal program Access mimochodem velmi účinný nástroj pro práci s databázemi od Microsoftu vždy trochu tajuplný a neproniknutelný, zvláště v porovnání s uživatelsky mnohem přívětivějším programem FileMaker Pro. Access 12 je však něco jiného. Díky několika novým funkcím se jedná o program skutečně daleko přístupnější než předchozí verze.
Nové šablony, které se zobrazují na panelu nástrojů, provádí nového uživatele vytvořením databází sloužících k různým účelům ať se jedná o databázi CD ve vaší sbírce nebo o databázi adres vašich partnerů či známých. Nová verze také dokáže snadno přeměnit formát výpisů z databáze. Lze upravovat každé políčko prvku databáze v režimu výpisu dat, což je velký krok vpřed. Zjednodušený nástroje pro tvorbu dotazů vám pak umožní získat z databáze přesně ta data, která potřebujete, a to aniž byste se museli učit nějaký dotazovací jazyk.
Naše dojmy
Podobně jako předcházející verze MS Office, i tato je slušně velkým balíkem kancelářských aplikací. Dá se tvrdit, že řada běžných uživatelů nikdy plně nevyužije všechny funkce, které nabízí. Někdo možná bude postrádat možnost přepnutí programu do podoby odpovídající starším verzím, nicméně i nový vzhled přináší celou řadu výhod a posun k formátu XML je rozhodně krokem vpřed.
Společně s řadou méně výrazných, nicméně do budoucna užitečných nových vlastností, alespoň v té podobě, jak byly představeny v této betaverzi, se dá očekávat, že se bude jednat vskutku o daleko výkonnější a snáze ovladatelný balík programů, který přispěje k vyšší efektivnosti práce každého, kdo s programy tohoto druhu často pracuje.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU