Zpracování personální a mzdové agendy mimo vlastní organizaci umožňuje soustředit se na hlavní oblasti podnikání.
Slovo „outsourcing“ se u nás již zařadilo mezi obecně ustálené pojmy, tak jako i jiná slova původem z anglického jazyka. Outsourcing, jako slovní složenina („out“ = mimo, vnější; „source“ = zdroj), vystihuje obsah a typ činností, které podnikatelské či ostatní subjekty pod tímto označením vykonávají nebo využívají jako službu.
Poslání outsourcingu lze tedy chápat jako vyčlenění některých činností (nebo profesí) mimo vlastní organizaci – společnost, firmu, podnik, úřad apod. – a jejich svěření k výkonu externímu dodavateli. Tento dodavatel se tak stává vnějším zdrojem vyčleněných činností (profesí), které jsou pro chod organizace sice nezbytné, ale nespadají do předmětu její hlavní činnosti. Organizace se potom může plně a efektivně soustředit na své klíčové cíle.
Co outsourcovat?
Zpravidla se vyčleňují takové činnosti nebo profese, které kladou požadavky na lidské zdroje, aniž by se tyto přímo podílely na plnění primárních úkolů a podstatnou měrou by přispívaly k efektivnosti nebo ziskovosti.
Některé organizace, jež si z jakýchkoli důvodů nadále zajišťují výkon vedlejších obslužných činností vlastními zdroji, si uvědomují, že tyto zdroje zatěžují rozpočet bez toho, aby přinášely organizaci přímý materiální efekt. Nezřídka se proto stává to, že se záměrem snížit náklady na tyto činnosti využívají organizace zaměstnance s nižší kvalifikací, než jaká je pro výkon příslušné pracovní pozice potřebná. Ti potom vykonávají svou funkci na nižší úrovni a v organizaci jsou mnohdy chápáni jako břemeno. Tato okolnost mj. negativně ovlivňuje i interpersonální vztahy na pracovišti. Právě takovýmto firmám či podnikům lze doporučit, aby pro tyto činnosti služeb outsourcingové společnosti využívaly.
Výhody outsourcingu
Outsourcing má tedy minimálně dvě základní výhody. Jedna souvisí se snížením nákladů na výkon vedlejších činností a druhá se týká uvolnění zdrojů organizace a jejich využití pro zefektivnění hlavní činnosti.
V dnešním globalizovaném prostředí budou muset všechny organizace (privátní i státní, výrobní i nevýrobní) dříve nebo později splňovat kritéria mezinárodního standardu (např. podle ISO 9000). To znamená, že veškeré své činnosti budou muset vykonávat nebo zajišťovat na patřičné kvalitativní úrovni.
Každá činnost vyžaduje jak příslušně kvalifikovaný personál, tak i materiálně-technické zázemí, zajištění toků informací a neustálé přizpůsobování se novým trendům. Z toho vyplývá, že daleko efektivnější je určité služby nakupovat od externího dodavatele, než zdroje k jejich realizaci trvale vlastnit.
Výhody outsourcingu pro organizaci lze shrnout následovně:
* zabezpečení chodu organizace s nižšími personálními náklady,
* možnost soustředění se na hlavní cíle a hlavní předmět činnosti,
* celkové zvýšení efektivity (produktivity) provozu,
* garance, že činnosti prováděné v outsourcingu budou odváděny na kvalitativně vysoké úrovni, v souladu s aktuálními trendy v daném oboru a v souladu s právními předpisy,
* přenesení odpovědnosti za činnosti prováděné v outsourcingu na dodavatele služby,
* přenesení rizika případných sankcí za nedostatky v činnosti prováděné v outsourcingu na dodavatele služby,
* snížení nákladů na nákup, servis a obnovu některých kancelářských a informačních technologií nebo případně jiného zařízení,
* snížení nákladů na školení personálu v činnostech zadaných v outsourcingu aj.
Ve světě je outsourcing již řadu let hojně používán. Zahraniční firmy jej využívají jako nástroj zvýšení kvality svých služeb i finanční výkonnosti. Oproti tomu české podniky svoji cestu ke snižování nákladů a zvyšování jejich přehlednosti teprve hledají. Avšak popularita outsourcingu každoročně roste také v České republice. Tuzemské společnosti stále více přicházejí na to, že je výhodnější investovat peníze a čas do hlavního předmětu podnikání.
V ČR má již bohatou tradici kupříkladu outsourcing informačních technologií nebo outsourcing zajišťující úklid, údržbu a ostrahu budov. V poslední době se začalo rozvíjet také přesouvání činností v oblasti lidských zdrojů na externí subjekt, označované jako „HR outsourcing“. V principu jde tedy o zpracování personální a mzdové agendy mimo vlastní organizaci.
Agendy mimo organizaci
K nejčastějším činnostem, které firmy převádějí na externího dodavatele v oblasti lidských zdrojů a personalistiky, jsou činnosti jako zpracování mezd, administrace personální agendy, nábor a výběr zaměstnanců a jejich vzdělávání. Jde tedy o činnosti, které nepatří do hlavního oboru činnosti firmy, ale jsou nezbytné pro její vlastní chod.
V oblasti zpracování personální a mzdové agendy existuje na českém trhu již značný počet poskytovatelů těchto služeb, kteří dodávají komplexní zpracování dat včetně záruk za splnění zákonných povinností vůči úřadům a institucím. Kvalitní poskytovatel je tedy schopen nabídnout konzultační a informační podporu příslušným manažerům a zaměstnancům zákazníka, právní záruky a převzetí odpovědnosti za zpracované výstupy.
Obecně outsourcing mezd přináší zadavatelům zejména snížení nákladů. Většinou se jedná o úsporu za nákup hardwarového vybavení a drahého softwaru včetně úspory nákladů za jeho aktualizaci. Standardem kvalitního poskytovatele je nastavení služby se všemi podrobnostmi. Služba musí být jasně měřitelná ve všech parametrech, proto je nutné stanovit režim jejich sledování a měření. Zákazník platí za skutečně provedené práce a navíc má dostatek informací o průběhu procesů.
Autorka je marketingovou specialistkou společnosti Elanor.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU