Využití papíru jako nosiče informací má nejen velmi dlouhou tradici, ale také řadu výhod. Jmenujme dobrou mechanickou odolnost a trvanlivost, relativně nízkou pořizovací cenu, snadnou dostupnost i nenáročnost na vybavení pro vytvoření dokumentu.
Z hlediska ověřené dlouhodobé trvanlivosti záznamů na papíře mu elektronické dokumenty nemohou konkurovat, neboť nejsou na světě dostatečně dlouho. Zejména z tohoto důvodu jsou do dnešních dnů zásadní dokumenty vytvářeny ve fyzické podobě, dnes prakticky vždy na papíře.
To však neznamená, že elektronické dokumenty v softwaru pro řízení dokumentace (tzv. Document Management System – DMS) nemají své značné výhody, jež jsou příčinou rychlé adopce zejména v podnikovém prostředí.
Průzkumy hovoří zejména o těchto aspektech:
- Rychlost vyhledání správného dokumentu a jeho okamžitá dostupnost
- Prokazatelnost aktuálních verzí spolu se správou starších verzí dokumentů
- Možnost efektivně vytěžit data
- Podpora procesního řízení
- Řízení bezpečnosti
Vyhledat dokument podle částí obsahu důvěrně známe z prostředí internetu, ale přesto zdaleka ne všechny malé, střední i velké podniky disponují stejnou funkcí v oblasti firemních dokumentů.
Kdo se nesetkal se situací, že užívaný výtisk důležitého dokumentu neměl uvedenou verzi ani datum, a proto nebylo zřejmé, zda se jedná o jeho aktuální podobu. To může ohrožovat např. výrobní proces či akreditaci laboratoře.
Automatické vytěžování dat přichází až s elektronizací dokumentů. I naskenovaná papírová faktura může být automaticky vytěžena a načtena do účetnictví. Úspora času pro účetní je evidentní.
Nezávislé studie hovoří o podstatném zvýšení efektivity práce díky DMS a zejména v oblasti tzv. řízené dokumentace se stávají klíčovou součástí firemních informačních systémů.
DMS je od určité velikosti a specializace podniku v podstatě nezbytností. Dokládat shodu výrobního procesu podle ISO bez podpory elektronicky řízené dokumentace je velmi nákladné.
I podniky bez ISO či akreditace využívají procesy nad dokumenty. Jmenujme například schvalování faktur tzv. podpisovým kolečkem originálu faktury s košilkou. Jedná se o jednoduché a funkční řešení až do okamžiku problému. Úzkým místem je monitoring stavu procesu a možnost ztráty či poškození originálu.
Obvykle není možné odpovědět na jednoduché otázky:
- Proč ještě není schválen či zamítnut konkrétní dokument?
- Kdo tento dokument aktuálně schvaluje?
- Jaká je průměrná a obvyklá doba schvalovacího procesu?
- Kdy se konkrétní pracovník prokazatelně seznámil s konkrétní verzí výrobní dokumentace?
- Kdo konkrétní dokument viděl?
Řízení bezpečnosti se stává nezbytností ve všech velikostech podniků. V rámci systémů DMS je možné detailně řídit oprávnění a všechny přístupy k dokumentům vytvářejí tzv. auditní stopu. Toho se s papírovými dokumenty dociluje jen velmi obtížně a za cenu vysokých nákladů.
Naše společnost je autorem DMS eDoCat, který má podporu řízené dokumentace již v základní verzi, stejně tak i podporu detailního řízení oprávnění. DMS eDoCat je určen pro podnikové uživatele. Je zaměřen na maximální efektivitu také v oblasti ovládání SW. Cílem jsou minimální náklady na zaškolování pracovníků, snadné ovládání nejčastějších funkcí a reporty poskytující všechny nezbytné informace nejen pro (re)certifikace a (re)akreditace, ale také pro optimalizaci procesů a řízení bezpečnosti.
Společnost Onlio kromě implementace na firemní servery nabízí možnost dodávky DMS eDoCat ve svém cloudu podle české legislativy, se smluvní garancí umístění všech dat na území ČR. Je tak možné výrazně urychlit nasazení DMS a současně optimálně nastavit poměr kapitálových a provozních nákladů (CAPEX vs. OPEX).
Autor jepředseda představenstva Onlio
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU