Přehled trhu: Portál nebo ECM do firmy (1.)

Intranet, neboli uzavřená podniková síť, se objevil na počátku devadesátých let minulého století jako interní síťová struktura využívající internetové protokoly a technologie. Jde o privátní síť, která se provozuje v rámci organizace a je určena jejím zaměstnancům, případně externím spolupracovníkům. Nejčastěji má podobu jedné nebo několika LAN sítí, které propojují desktopové i přenosné počítače a další mobilní zařízení, webové stránky a portály a e-mailový systém. Před vnějším internetovým prostředím jsou chráněny firewally.

Firemní intranet prošel od roku 1990, kdy se objevil World Wide Web, několika fázemi rozvoje od prosté webové stránky se základními informacemi a telefonními čísly přes bulletin board, umožňující jednoduchou komunikaci, a firemní newsletter, obsahující strukturované informace a zprávy obhospodařované jednoduchým nástrojem pro správu dokumentů. Poté se v intranetech objevil helpdesk s jednoduchými transakčními procesy, jako byl interaktivní adresář zaměstnanců. Následovaly složitější transakční systémy, jako jsou e-HR nebo samoobslužné procesy. Nakonec se objevily portály s autorizací a autentizací uživatelů, integrující aplikace a databáze.

Zhruba před pěti lety došlo k významnému posunu – nástup sociálních sítí a médií předznamenal příchod intranetu 2.0, někdy označovaného jako Enterprise 2.0.

Intranetové platformy
Platformy pro tvorbu intranetů jsou k dispozici ve všech typech, velikostech a cenách. Mnoho z nich je stále vytvořeno na základě systémů pro správu obsahu CMS (Content Management System).

Systémy CMS se dále dělí podle účelu a rozsahu využití na systémy pro správu webového obsahu WCMS (Web Content Management System), celopodnikové systémy pro správu obsahu ECMS (Enterprise Content Management System) a intranetové portály. Dále se k tomuto účelu využívají systémy pro správu dokumentů DMS, systémy pro správu vzdělávání LMS (Learning Management System), mobilní systémy pro správu obsahu MCMS a několik dalších, méně používaných.

Z těchto variant jsou nejpoužívanější WCMS a ECMS, které podle průzkumu The Intranet 2.0 Global Study 2010 kanadské konzultantské firmy Prescient Digital Media představují okolo 70 % všech intranetových platforem. Zbytek je vytvořen pomocí portálových řešení a na míru ušitých projektů využívajících HTML. Další tři výše jmenované typy systémů pro správu obsahu se většinou implementují jako samostatné části podnikového intranetu a slouží ke specifickým účelům, nikoli jako základ provozu centrálního intranetu.

Správa webového obsahu
Systémy pro WCM jsou určeny pro tvorbu, publikování a správu obsahu založeného na HTML nebo XML v prostředí intranetu, extranetu a internetových stránek. Obvykle jde o databázová řešení umožňující netechnickým uživatelům z útvarů komunikace, marketingu, lidských zdrojů aj. samostatně publikovat a spravovat svůj vlastní obsah včetně stránek, dokumentů, obrázků a dalšího multimediálního obsahu bez pomoci IT oddělení.

V současnosti existují po celém světě stovky řešení WCMS v mnoha podobách, velikostech a cenách, přičemž žádné nemá více než 50 % trhu. Některé platformy mohou být k dispozici zdarma (Plone, Joomla), jiné představují velmi nákladná řešení pro velké podniky, jejichž licence přijde na několik milionů dolarů a slouží v korporacích se stovkou tisíc zaměstnanců.

Mezi funkcemi, jimiž disponují WCMS, obvykle patří WYSIWYG editor pro úpravu a publikování obsahu, vyhledávací engine, nástroj pro správu obsahu, obrázků a odkazů, šablony pro různé typy obsahu, sociální software pro vytváření blogů, wiki, podcastů apod., možnost syndikace obsahu, workflow management a nástroje pro verzování a archivaci obsahu.

Správa podnikového obsahu
Systémy pro ECM jsou obvykle větší řešení se širším záběrem, které mohou zahrnovat různé typy CM systémů včetně WCMS, DMS, RM (Record Management), DAM (Digital Asset Management), workflow management, skenování a digitalizování dokumentů atd. ECM také obvykle zahrnuje i prostředky pro governanci a řízení procesů.

V našem přehledu jsou velké ECMS zastoupeny produktem Open Text, menší CMS systémy reprezentují například Drupal, Kentico nebo IS Firon. I v tomto segmentu trhu se začínají prosazovat hostingová nebo cloudová řešení jako Microsoft SharePoint Online nebo SAP StreamWork.

Primárním cílem systémů ECM je řízení životního cyklu informací od prvotního vytvoření a publikování přes jejich využívání až k archivaci a případnému odstranění. ECMS usnadňují správu podnikových informací zjednodušením jejich ukládání, zabezpečení, verzování, řízení procesů a uchovávání.

Mezi základní funkcionality ECMS patří celopodnikové vyhledávání s vyhledávacím strojem indexujícím obsah a prohledávajícím různé typy obsahu včetně webových stránek, různých databází, dokumentových úložišť atd.

Dále v ECMS obvykle najdeme nástroje pro správu dokumentů, web content management, správu digitálního obsahu, jako jsou fotografie, videa a další multimédia, a správu záznamů – zejména právních, medicínských nebo finančních, které je třeba uchovávat v předepsaném formátu. Nesmí chybět ani workflow management, případně business process management, obhospodařující procesy pro schvalování a governanci.

ECMS pomáhají překonávat omezení daná dřívějšími vertikálními aplikacemi vytvářejícími uzavřené ostrovy. Umožňují správu informací bez ohledu na jejich zdroj nebo zamýšlené využití. Jejich funkce jsou poskytovány jako služba použitelná všemi typy aplikací. Systémy ECM zároveň slouží jako úložiště obsahu, které sjednocuje strukturu dat a do něhož jsou ukládána data ze všech aplikací.

Samotný ECM funguje správně, pokud je pro uživatele prakticky neviditelný. Tyto systémy mají infrastrukturní charakter a fungují jako podpůrná vrstva specializovaných aplikací. Všechny jejich komponenty slouží k manipulaci se strukturovanými daty i nestrukturovanými informacemi, k jejich správě a poskytování uživatelům. Systémy ECM také spravují veškeré informace generované a využívané nástroji WCM a slouží jako univerzální celopodnikové úložiště.

Portály
Trh s velkými podnikovými portály není početně příliš rozsáhlý. Profilují se tu zejména Microsoft, IBM a Oracle, z menších firem pak Liferay či JBoss. Jde o neobyčejně komplexní řešení, která nabízejí pokročilou uživatelskou personalizaci a kustomizaci, integraci samostatných aplikací a vývojářské platformy nebo frameworky pro tvorbu kompozitních aplikací.

Portály fungují na mnoha místech podniku od finančního oddělení přes provoz, odbor lidských zdrojů až k IT oddělení a často ani nemají jeden jediný odpovědný útvar. Poskytují rámec pro integraci mnoha různých aplikací a procesů přesahujících hranice jednotlivých částí organizace. Bývají natolik komplexní, že jejich nasazení je velkou výzvou pro IT oddělení, pokud je zvyklé pouze na správu jednoduchých webových stránek.

Při zavádění portálu se organizace musí potýkat se složitými problémy týkajícími se systémové integrace, podnikových procesů, governance, použitelnosti, bezpečnosti apod. Náklady na úspěšné nasazení celopodnikového intranetového portálu se často odhadují na miliony dolarů.

Pohnutky, které vedou velké organizace k implementaci portálu, vycházejí spíše z byznys složek než z IT oddělení. Patří mezi ně snaha o zlepšení produktivity zaměstnanců usnadněním přístupu k informacím, možnost poskytovat pracovníkům personalizovaný a kustomizovaný přístup k informacím a nástrojům a zjednodušení přihlašovacích procedur omezením počtu přihlašovacích údajů.

Mezi další přínosy podnikových portálů patří vyšší bezpečnost, zlepšení správy skladů a dodavatelsko-odběratelských řetězců i zvýšení provozní konzistentnosti. Hlavními požadavky na portálová řešení nicméně zůstávají integrace podnikových aplikací, personalizace a zabezpečení (autentizace a autorizace).

Cílem intranetových portálových řešení je nabídnout zaměstnancům jedinou vstupní bránu ke všem podnikovým informacím a službám. Jedním z přínosů tohoto konzistentního chování je, že uživatelé potřebují méně času k tomu, aby se naučili, jak toto prostředí používat. Také snáze rozpoznají, kde se v portálu nacházejí a kam mohou jít – intranety velkých firem obvykle představují značně velký informační prostor.

Díky integraci služeb a prezentaci personalizovaných portletů na vstupní obrazovce také intranetové portály snižují počet stránek, které uživatelé musí procházet, než získají požadovanou informaci, a tak jim usnadňují vykonávání jejich práce.

Mezi další důležitou funkcionalitu podnikových portálů patří možnost jednotného přihlášení (single-sign-on) ke všem systémům sdruženým v portálu, integrace funkcí a dat z různých systémů do nových komponent (portletů) s integrovanou navigací mezi těmito komponentami, federace (integrace) obsahu poskytovaného jinými portály, celopodnikové vyhledávání, správa dokumentů a správa webového obsahu.

Organizace může přizpůsobit rozsah i obsah zobrazovaných informací a nabízených služeb uživateli s ohledem na pozici, kterou v rámci podniku zastává, a přidělit mu příslušná přístupová práva. Také samotní uživatelé si obvykle mohou vzhled a skladbu portálových stránek více či méně přizpůsobit svému vkusu nebo přemísťovat zobrazení informací podle svých potřeb. Zároveň mohou v přístupných podnikových datech efektivně vyhledávat údaje potřebné pro svou práci.

Intranetová portálová řešení pro velké podniky a nadnárodní korporace se v dnešní době rozrostla do podoby komplexních infrastruktur zastřešujících veškeré aktivity probíhající uvnitř organizací. Integrují podnikové aplikace, nástroje pro podporu rozhodování, prostředky pro on-line komunikaci a spolupráci, znalostní báze i nástroje pro další profesní růst a vzdělávání zaměstnanců. Téměř vždy jsou provázána s podnikovým extranetem. Spolu s ERP systémy a celopodnikovými systémy business intelligence jsou považována za nejsložitější a nejdražší (a také nejrizikovější) řešení vůbec.

V tomto segmentu českého softwarového trhu se pohybují jak ti největší hráči, tak specializovaní dodavatelé. IBM modulárně doplňuje svůj WebSphere Portal mnoha dalšími nástroji z komunikační sady Lotus a prostředky pro integraci obsahu, správu přístupu apod. Microsoft i zde sází na víceúčelový MS SharePoint 2010, vlajkovou lodí Oraclu je rozsáhlá WebCenter Suite, do níž firma postupně integruje několik dalších produktů získaných akvizicemi BEA Systems, Sunu a PeopleSoftu.

NetWeaver Portal společnosti SAP se donedávna profiloval spíše jako ERP portál, v současnosti se do něj firma snaží zahrnout i nástroje pro správu webu a pro spolupráci. Černým koněm trhu je Liferay Portal nabízený v ČR firmou BEA cz, vyznavačům podnikového Linuxu vychází vstříc Red Hat svou platformou JBoss Enterprise Portal, komerční verzí komunitního open source portálu GateIn. Ryze české řešení představuje Altus Portal.

Dokončení článku vám přineseme zítra…