Přichází konec Excelu ve firmách?

Jak však ukazují nejnovější kroky Microsoftu či průzkumy renomovaných agentur, s klasickým Excelem se rozhodně loučit nemusíme.

„Ještě před několika lety byla severoamerická divize společnosti Thule Group firmou využívající klasické spreadsheety,“ uvádí tamější viceprezident financí Mark Cohen.

„Měli jsme v účetním oddělení jednu osobu, která udržovala všechna data v co nejaktuálnějším stavu, a to včetně výdajů jednotlivých oddělení, které vykreslovaly náklady na provoz továrny. Nebylo však nic neobvyklého, když konsolidace informací pro celou firmu trvala celý týden, a stejně tak bylo běžné, že manažeři ve výsledné tabulce nenalezli to, co potřebovali,“ uvádí Cohen.

Neaktuální informace o prodeji a výrobě byly pro firmu Thule Vehicle Solutions nepřijatelné. Tato společnost má 400 zaměstnanců a vyrábí střešní a motorkové nosiče, což vytváří 15 % obratu její mateřské firmy. „Rozpočty a předpovědi jsou pro nás velmi důležité. Jsme sezónní společností, takže musíme mít produkty připraveny hned k dodání, jinak zákazníci koupí zboží od našich konkurentů,“ vysvětluje Cohen.

Frustrovaný Cohen opustil tabulkový kalkulátor Microsoft Excel v roce 2008 a přešel ke službě SaaS od společnosti Host Analytics. Nové řešení, Host Analytics Budget, poskytlo podporu pro spolupráci v reálném čase a mobilní přístup, který jeho tým potřeboval.

Nyní mohou uživatelé vytvářet, upravovat a zobrazovat obchodní data v reálném čase a vytvářet reporty prostřednictvím internetového prohlížeče s mnoha možnostmi, které jsou jim k dispozici na základě jejich úrovně oprávnění.

Balík Host Analytics obsahuje vestavěné řízení verzí, přičemž data jsou do systému Budget automaticky vkládána ze systému ERP od firmy Oracle. Lze je také v případě potřeby importovat a exportovat ve formátech Excel, takže uživatelé mohou informace sdílet s kolegy v jiných částech firmy.

Získávání spolehlivějších dat
Cohen si pochvaluje, že podstata tohoto nástroje zahrnující spolupráci zlepšila včasnost, přesnost a zodpovědnost reportů jeho divize, protože každá osoba je nyní zodpovědná za vkládání svých vlastních dat.

„Zbavili jsme se devadesáti pěti procent našich tabulek a zcela jsme odstranili zpoždění při vytváření kritických reportů. Naši firemní vedoucí také vědí, že data, která mají nyní k dispozici, jsou přesná a spolehlivá,“ dodává Cohen.

Cohenova frustrace způsobená spreadsheety není nijak výjimečná. Jak se rozhodování stává více záležitostí spolupráce a pracovní síly, jsou stále více distribuované a globální, jsou dny kompilace tabulek, posílání poštou kolegům a posléze ruční vkládání a opětovné zasílání zpět už překonanou minulostí.

Navíc v posledních letech vznikají obavy ohledně chyb zanesených do tabulek uživateli, které  pak mohou firmám způsobit problémy, zejména v přísně regulovaných odvětvích.

Společnost Microsoft například uvádí, že má v aplikaci Excel nové funkce, které mohou tyto problémy řešit. Například existují způsoby, jak jí umožnit přijímat data v reálném čase, ale takové řešení nepomůže, když existuje více aktualizací od jednotlivých zaměstnanců, avšak nemusí přitom nutně být dodržen pravidelný časový plán.

Namísto toho některé společnosti opouštějí tradiční tabulkové kalkulátory ve prospěch specializovanějšího softwaru a služeb. Nebo minimálně hledají doplňky aplikace Excel pro podporu sdílení v reálném čase, zobrazování a reportování mezi interními a externími uživateli a různými zařízeními. Rob Kugel, analytik společnosti Ventana Research, tvrdí, že podle jejich firemních výzkumů při analytických činnostech používá devět z deseti lidí tabulkové kalkulátory vždy nebo většinou. „Používají také další nástroje, ale pro většinu firemních uživatelů jsou tabulkové kalkulátory výchozím nástrojem již od osmdesátých let,“ prohlašuje.

Dodává, že Microsoft Excel překonal Lotus jako dominantní tabulkový kalkulátor v devadesátých letech a dnes má většinový podíl na trhu se 750 miliony podnikových a domácích uživatelů.

Spreadsheety jsou pro univerzálnost slabé
Kugel říká, že problém Excelu a dalších tradičních spreadsheetů leží v tom, že jsou natolik univerzální, že v některých oblastech neposkytují dostatečně silné funkce – jsou používány pro všechno – od analýz až po reportování a ukládání dat.

John Burke, analytik společnosti Nemertes Research, s tímto tvrzením souhlasí. „Excel a další tradiční tabulkové kalkulátory jsou v oblasti vyspělé analýzy dat považovány za příslovečný nůž švýcarské armády, ale mají svá omezení v použitelnosti,“ prohlašuje. „Je pro ně tedy obtížné zvládnout činnost specializovaných balíků, jako jsou sady řízení projektů nebo vysoce vyspělé systémy pro analýzy dat.“

Drew Sellers, prezident týmu Utah Flash NBA Development League, zase uvádí, že byl neustále frustrován omezeními aplikace Excel. „Měli jsme tabulku majitelů sezónních lístků v počítači jednoho zaměstnance. Někdy mu lidé zanechávali lepicí papírky se vzkazy, nalepené na jeho monitoru, s aktualizacemi prodejů nebo mu je zasílali e-mailem. Systém byl zcela neefektivní nezávisle na tom, jak efektivně pracoval onen správce tabulky,“ vzpomíná.

Prodejci například nikdy nemohli s jistotou říci, kolik z tisíce majitelů sezónních lístků bylo kontaktováno, aby viděli, zda budou znovu pokračovat v předplatném či nikoliv, protože data byla z přirozenosti neaktuální a mohla obsahovat chyby. „Je pětkrát dražší získat nového zákazníka než si udržet současného, takže jsme museli naši databázi klientů opravit,“ vysvětluje Sellers.

Náhrada v podobě CRM
Sellers opustil tabulkový kalkulátor a začal používat produkt SugarCRM, což je webový nástroj pro správu vztahů se zákazníky. Přidělil přístup svým manažerům a prodejním týmům na základě rolí, takže mohou ihned vidět stav klienta. Pokud manažer hovoří s majitelem sezónních lístků, může zadat poznámky k tomuto jednání do záznamu ke klientovi a upozornit prodejce, aby rychle provedl příslušnou operaci.

Uživatelé také mohou vytvářet reporty zásob a dávat nabídky současným majitelům sezónních lístků nebo aktivně hledat další klienty. Nejdůležitější podle Sellerse je, že je systém založen na webu, takže se prodejní tým může přihlašovat do služby placené za uživatele odkudkoli a kdykoli, aby zaktualizoval důležité informace. „Nyní jsme si jisti, že se žádná informace nevytratila,“ pochvaluje si.

Tabulky byly noční můrou také uživatelů společnosti Horizon Blue Cross Blue Shield. Každý měsíc musela tato pojišťovací firma vytvářet upravené reporty související se správou nemocí svých klientů. Tyto reporty popisují úspory nákladů, dodržování programů, vylepšení kvality života a další klíčové metriky.

„K tomu musel jeden zaměstnanec ručně sestavit upravená data a zkopírovat je do 13stránkové šablony v aplikaci Excel,“ uvádí Mike Occhipinti, tamější manažer informatiky. „Jakmile by klientská základna vyžadující individuální reporty dosáhla hodnoty 50 lidí, zabrala by tato nudná práce jednomu zaměstnanci celý měsíc,“ uvádí Occhipinti.

Přístup v reálném čase
Occhipinti a jeho tým rozhodli o přenesení této činnosti na řešení SAS Enterprise Business Intelligence Server. Tým společnosti Horizon nyní poskytuje klientům přístup k zabezpečené webové stránce s rozevírací nabídkou, která umožňuje automaticky spustit upravený report na vyžádání – namísto reportu jednou za měsíc – a obsahuje data v reálném čase. Occhipinti uvádí, že kromě spokojenějších zákazníků mu nový systém umožnil dát jiné úkoly zaměstnanci, který dříve reporty sestavoval.

Přesto se však nemylte, používání tabulkových kalkulátorů ve společnosti Horizon tímto krokem neskončilo. „Z přibližně pěti tisíc zaměstnanců této pojišťovny stále asi 500 osob používá Excel pro rozpočty a další účely,“ dodává Occhipinti.

Protože však „silážovací“ podstata tabulkových kalkulátorů brání Occhipintimu směřovat ke standardizaci, správě, řízení verzí a deduplikaci, zahájil misi odstranění spreadsheetů ze své firmy v maximální možné míře. Nyní však opatrně ujišťuje zaryté uživatele Excelu, že doplňky a alternativy jako SAS EBI s aplikací Excel spolupracují.

Linda Imontiová, konzultantka skupiny Business Intelligence společnosti KPMG, radí firmám, jak využívat BI. Tvrdí, že vedoucí IT a manažeři firem, kteří chtějí vyhnat Excel ze svých organizací, zaznamenají stejný odpor jako Occhipinti.

„Musejí pochopit, že ve většině případů nedojde k ukončení používání tabulkových kalkulátorů, ale k příchodu další technologie, která je pro určité úkoly efektivnější,“ vysvětluje. Například společnosti, které vyžadují auditovací evidenci a schopnost rozdělit data do více úrovní, budou při využití aplikace Excel v nevýhodě.

Také ředitelům  IT a manažerům firem radí vzdělávat své uživatele, že nástroje jako business intelligence, CRM a systémy pro řízení projektů nejsou drahé ani složité obludy, jakými byly před deseti lety. Namísto toho je mnoho z nich založeno na technologii SaaS a lze je rychle nasadit, snadno používat a spravovat.

Použití tabulkového kalkulátoru SaaS
V reklamní firmě BrightRoll, která má 100 zaměstnanců a produkuje on-line videa, její viceprezident marketingu Daryl McNutt dobře věděl o oblíbenosti Excelu mezi uživateli. Namísto toho, co by se nechal chytit do pasti produktu, který by ho případně mohl omezit, se však rozhodl vyzkoušet Smartsheet založený na modelu SaaS, o kterém prohlašuje, že vypadá a chová se jako Excel, ale je pro jeho potřeby vhodnější.

Pomocí produktu Smartsheet mohou uživatelé sledovat projekty – od nápadu až po jeho po dokončení – a během toho připojovat relevantní dokumenty, média a poznámky. Přístup na základě rolí zajišťuje, že změny mohou dělat jen autorizovaní uživatelé, zatímco ostatní mohou zobrazit stav projektu nebo relevantní informace v reálném čase pomocí prohlížeče.

McNutt má také okamžitou auditovací evidenci pro různé části projektů včetně rozpočtů a dodání. K dispozici je také systém upozornění, který oznamuje uživatelům blížící se nebo promeškané termíny.

Při spolupráci na projektech evidovaných v produktu Smartsheet lze pro interní i externí účely použít při komunikaci s uživateli bez přístupu k produktu Smartsheet export do Dokumentů Google, takže je zajištěna snadná dostupnost.

Také lze data ze Smartsheetu exportovat do formátu aplikace Excel, kterou využívají vrcholoví manažeři společnosti BrightRoll. Jejich změny jsou automaticky integrovány zpět do Smartsheetu, když je soubor importován zpět.

Tyto interaktivní funkce umožňující spolupráci jsou pro McNutta přitažlivé, protože jeho společnost má pět geograficky rozesetých kanceláří. „Protože jsme tak vzdáleni, nefungovalo by rozesílání tabulek. Tímto způsobem jsou všichni sjednoceni,“ vysvětluje.

Smartsheet již použil s velkým úspěchem k vytvoření marketingového plánu a rozpočtu firmy i plánu kreativních návrhů. Nástroj Smartsheet je navíc méně nákladný než Excel, tvrdí McNutt. Podnikové licence začínají na 149 dolarech měsíčně za 25 tvůrců listů a neomezený počet uživatelů s právem úprav a zobrazování, tvrdí dodavatel.

„Je to pro nás stejné, jako by se jednalo o Excel,“ tvrdí McNutt. „Není potřebný žádný čas zaškolování z důvodu zvýšení rychlosti práce uživatelů. Mnoho jich začne používat nástroj v okamžiku představení.“

Co na to Microsoft?
Uživatelských frustrací kvůli Excelu jsme si v Microsoftu vědomi, uvádí Albert Chew, produktový manažer divize Excel této společnosti. Chew uvádí, že některé problémy popsané v tomto článku už byly vyřešeny v sadě Microsoft Office 2010.

„V této nové verzi Excelu jsme se zaměřili na tři klíčové oblasti: business intelligence, vysoce výkonné výpočty a spolupráci,“ uvádí. Věří, že zákazníci budou spokojeni s rychlejšími výpočty u komplexních modelů, s funkcemi, které pomáhají analyzovat data pro business inteligence, a možná s nejdůležitější vlastností – schopností spoluvytvářet spreadsheety a sdílet je v reálném čase.

Microsoft nabízí uživatelům několik různých alternativ pro získání centralizace, spolupráce, zobrazování v reálném čase a řízení verzí, které jsou vyžadovány. Jednou z možností je používat SharePoint.

Pomocí serveru SharePoint může více uživatelů převzít jeden soubor off-line z centrálního úložiště a při jeho ukládání zpět na SharePoint se autorizovaní uživatelé dozvědí o změnách a mají příležitost vyřešit konflikty a schválit výsledek.

„To pomáhá zajistit řízení verzí a přesnost,“ tvrdí Chew. Dodává, že uživatelé mohou použít Microsoft OneNote ke konsolidaci podpůrných dokumentů, e-mailových zpráv, obrázků a dalších médií a spravovat je jako jednotný celek.

Další možností pro uživatele je zasílat tabulky Excel na úložiště Microsoft Windows Live Sky Drive, které je on-line úložištěm dostupným pro všechny autorizované interní a externí uživatele. „I když tato alternativa umožňuje mírné úpravy, ne tak řízení verzí,“ uznává Chew.

Společnosti si také mohou předplatit novou cloudovou službu Office 365 od Microsoftu, aby získaly sadu Office v podobě on-line služby. Office 365 stojí mezi 2 až 27 dolary na uživatele měsíčně podle využití aplikace, nároků na úložiště a dalších faktorů.

Podniky v tomto případě mohou vytvářet týmy pro zobrazování, sdílení a provádění drobných úprav souborů prostřednictvím prohlížeče. K dispozici je také integrované zasílání rychlých zpráv a funkce videokonferencí pro podporu spolupráce.

Chew připouští, že Microsoft má před sebou stále úkol sdělit veřejnosti, že tyto velmi vyžadované funkce jsou dostupné již dnes. Ve skutečnosti tato společnost nabízí bezplatné školení uživatelů a týmů IT pro Office 2010, aby pomohla lidem dobře se seznámit s produktem.

„Víme, že existují společnosti, které nikdy neupgradovaly na Office 2007 a stále používají Office 2003. Chceme je upozornit na inovace, které jsme provedli v oblasti spolupráce a tvorby v reálném čase,“ vysvětluje. Dodává, že Microsoft také úzce pracuje s partnery, jako je například Reuters, na poskytování hladšího přístupu v reálném čase k datovým zdrojům a na dalších důležitých doplňcích.

Žádná velká migrace – zatím
Melissa Websterová, analytička společnosti IDC, která provádí průzkumy trhu, studovala potenciál narušení tržního podílu Microsoftu nově příchozími firmami a tvrdí, že i v blízké budoucnosti zůstane Microsoft lídrem.

„Souhlasím, že Excel byl mnoha firmami používán jako základní nástroj, přičemž účelově vytvořený nástroj může být lepší,“ popisuje. Pro Microsoft je pozitivní, že Excel již má majoritu na velkém množství podnikových desktopů a notebooků, mnoho společností nepotřebuje nové licence, a proto může být Excel levnější než jeho obdoby, tvrdí Websterová.

„Microsoft Office je i nadále široce využíván (cca 97 %) v podnicích, které každoročně oslovujeme. Respondenti průzkumu naznačují, že pokračují v upgradech na nové verze,“ dodává.

„Jinými slovy neexistují další poplatky za pokračování v používání Excelu, protože je to součást Office, a přesto uživatelé upgradují na nové verze sady Office,“ vysvětluje Websterová. Přechod k alternativním produktům by pravděpodobně zahrnoval další platby.

Nepočítejte s rostoucím seznamem nových firem nabízejících nástroje, které dokážou zvládnout různé úlohy tabulkových kalkulátorů. „Nemáme tu zatím generaci, která by byla připravena opustit tabulkové kalkulátory,“ upozorňuje Kugel z firmy Ventana Research. Dodává však, že to nemusí dlouho trvat a může se to stát – pokrokové IT firmy mohou chtít začít zkoumat své možnosti.