Příliš mnoho e-mailů ve schránce? Těmito pěti triky si ji vyčistíte

Tak jsem si řekl dost a rozhodl jsem se svůj přístup k e-mailové schránce přehodnotit a hlavně úplně změnit. Po důkladném přemýšlení jsem si vymyslel systém třídění a správy e-mailů. Možná se budete divit (stejně jako jsem se divil já), ale jeho nastavení a následné uvedení v činnost netrvalo tak dlouho, jak by se mohlo zdát. Od té doby se ho držím.

Pokud se zaneřáděnou e-mailovou poštovní schránkou bojujete také, připojte se ke mně. Na následujících řádcích vám totiž prozradím návod, kterým jsem dosáhl vyčištění e-mailové poštovní schránky a doufám, že inspiruje i vás.

Zpracujte všechny e-maily z nedávné doby

Ze všeho nejdříve bylo třeba projít všechny e-maily došlé za poslední dobu a nějakým způsobem je vyřídit – buď tak, že jsem na e-mail odpověděl, nebo jsem jej archivoval, popřípadě jsem jej rovnou smazal. Byl to první a časově nejnáročnější krok. Co se týče časového období, za které je třeba e-maily vyřídit, pak to mohou být dva týdny, měsíc či dva měsíce – to je čistě na vás – jen je třeba skutečně poctivě vyřešit vše, co by mohlo být důležité. Na druhou stranu záhy při této operaci zjistíte, stejně jako jsem to zjistil i já, že e-maily starší několik týdnů, nemá cenu řešit, protože už jsou neaktuální a stejně se při odpovědi na ně žádné reakce stejně nedočkáte.

Zbytek archivujte

Po vyřízení mnou stanoveného množství e-mailů došlých za poslední dobu jsem vyhlásil něco jako e-mailový bankrot a zbytek schránky jsem jednoduše archivoval. Na rozdíl od přímého odstranění e-mailu spočívá archivace v tom, že e-mail sice odstraníte z doručené pošty, ale v případě potřeby jej stále můžete najít pomocí funkcí vyhledávání, štítků nebo složek. Možnost archivace namísto přímého odstraňování e-mailů nabízí Gmail, iCloud, Yahoo Mail i Outlook.

Vytvořte si několik štítků nebo složek

Ony výše uvedené dva kroky jsem již dříve vyzkoušel – určitě je vhodné je provést, nicméně bohužel samy o sobě moji poštovní schránku nikdy neudržely delší dobu čistou. Je tedy třeba nasadit ještě další a aktivnější řešení, které spočívá v používání štítků, kterými budete e-maily označovat.

Funkce štítků je ve službě Gmail integrována již řadu let a dokáže provádět třídění e-mailů, a to aniž by e-maily nějakým způsobem v e-mailové schránce skrývala. Vedou se diskuse o tom, jak vlastně e-maily označovat – někteří uživatelé trvají na třídění podle termínů, jiní zase navrhují seskupování e-mailů podle klíčových pojmů, jako je „čeká na odpověď“ a „je třeba zareagovat“ – nicméně já jsem si vytvořil vlastní řešení, které mi vyhovuje a nemám potřebu svůj funkční systém přístupu k e-mailům nějak zásadně přehodnocovat.

Postupem času jsem se totiž dostal pro mě k optimálnímu řešení, kdy používám celkem tři štítky, kterými doručené e-maily označuji: jedním štítkem označuji e-maily došlé od čtenářů mého newsletteru, druhým štítkem pak PR nabídky, které považuji za dostatečně zajímavé na to, abych je rovnou nemazal, a konečně třetím štítkem korespondenci osobního charakteru. Pro všechno ostatní, na co bych mohl případně potřebovat odkazovat, mi pak stačí vyhledávání.

Ostatní e-mailové služby sice funkci štítků nepodporují, nicméně Outlook i iCloud namísto toho nabízí funkci složek a s ní související systém pravidel. Díky tomuto systému si tak můžete vytvořit pravidla, která vám zajistí automatické kopírování e-mailů z doručené pošty do příslušné složky. Pak můžete zobrazovat a odstraňovat zprávy z doručené pošty, aniž byste je úplně vymazali, podobně jako štítky v Gmailu.

Všude, kde je to možné, používejte filtrování

Ruční označování e-mailů sice není nijak složité, nicméně označit se e-maily dají i automaticky. Například ve webové verzi služby Gmail najdete vedle pole pro vyhledávání tlačítko s ikonkou v podobě šipky směřující dolů, které vám umožňuje filtrovat e-maily podle odesílatele, příchozí e-mailové adresy, klíčových slov a dalších kritérií. Pokud namísto možnosti pro vyhledávání vyberete možnost pro vytvoření filtru, lze tímto způsobem vytvořit pravidla pro odfiltrování odpovídajících e-mailů, které se tak automaticky označí, archivují nebo označí jako přečtené. Konkrétně vám filtrování dokáže automaticky označit došlé newslettery, kterým se budete chtít věnovat později, nebo všechny zprávy obsahující doménu vašeho zaměstnavatele a tím si odfiltrovat všechny zprávy došlé z vašeho zaměstnání.

Já osobně používám automatické označování pro všechny e-maily, které mi dojdou od čtenářů mých newsletterů Advisorator a Cord Cutter Weekly na vyhrazené samostatné e-mailové adresy. Veškerá doručená pošta z těchto obou poštovních schránek se totiž přeposílá na moji osobní poštovní schránku na Gmailu. Díky filtrování si pak mohu tyto e-maily bez problémů zobrazit a odpovědět na ně z jednoho místa, dokonce i když jsou archivovány na mé hlavní poštovní schránce.

Podobný systém si však můžete vytvořit i tehdy, pokud žádné samostatné e-mailové účty, z nichž by se automaticky přeposílala doručená pošta do vaší hlavní poštovní schránky, nemáte. Stačí, když k e-mailové adrese přidáte znak plus a libovolnou kombinaci písmen a čísel (například vaseadresa+nevyzadana@gmail.com). Tyto e-maily budou přicházet do vaší schránky i nadále, ale na příchozí adrese se bude stále zobrazovat značka „+“, která se použije pro účely filtrování.

Pro následné zprávy používejte funkci Odložit (Snooze)

Velký podíl na mém dřívějším zahlcení e-mailové schránky doručené pošty měl i zvyk nemazat nebo nearchivovat e-maily, na které jsem sice odpověděl, ale na které budu potřebovat později reagovat dále. Ve službě Gmail je k dispozici funkce Odložit (Snooze), která umožňuje tyto e-maily po odpovědi skrýt ze schránky a nechat je vrátit zpět v okamžiku, kdy nastane čas na ně znovu zareagovat. Pokud vám příjemce mezitím odešle nějaké jiné e-maily, nevadí, protože se zprávy budou stále objevovat ve složce doručené pošty. (Funkci odložení nabízí i webová a mobilní aplikace Outlook, stejně jako některé aplikace třetích stran, například Spark, kterou následně můžete používat i s jinými e-mailovými službami).

Většina toho, co jsem zde popsal, není v programech, jako jsou Gmail a Outlook, ničím novým, ale i při pohledu na přeplněnou schránku si nemusíte hned uvědomit, že tyto služby disponují funkcemi, které dokáží došlou elektronickou poštu efektivně roztřídit. Je to jako se vším: ať uklízíte cokoliv, vždy potřebujete v první řadě tu správnou motivaci, která vás přesvědčí, že je skutečně ten nejvyšší čas se do úklidu pustit.