Z běžného života víme, že nemůžeme mít vše, minimálně ne v daný okamžik. Můžeme toho mít mnoho, ale ne vše, co bychom si přáli. Nezbývá nám tedy, než rozdělit naše přání a požadavky podle důležitosti. Jinými slovy – jednotlivé požadavky mají svou prioritu, která určuje, jaké z nich přijdou na řadu v jakém pořadí, případně určují další postup podle stanovených pravidel. Nejinak je tomu u našich projektů.
Obvykle ihned poté, kdy jsme schopni dát dohromady byznys požadavky na systém, zjistíme, že splnění všech požadavků je nemožné. Brání v tom nedostatek zdrojů – málo peněz, málo času, málo lidí atd. A jediným řešením je rozhodnout se, které požadavky implementujeme a které nikoliv, případně které přijdou na řadu nyní a které musíme odložit. Musíme tedy stejně jako v občanském životě stanovit prioritu požadavků podle toho, jak moc důležité pro náš projekt a byznys jsou.
Zatímco prioritizace požadavků v běžném občanském životě může být věcí naší intuice, u obchodních projektů bychom přece jen uvítali, kdybychom na to šli více systematicky. Tím je míněno to, že práce s požadavky a jejich prioritou bude mít svá pravidla, která budeme dodržovat.
Pouze takto lze docílit toho, že stanovení priority a práce s takto prioritizovanými požadavky bude skutečně efektivní a že nepůjde o pouhé náhodné „střílení“ od pasu. A abychom mohli s prioritou požadavků pracovat skutečně efektivně a systematicky, je třeba vyřešit tři základní otázky:
- Prioritizační stupnice
- Přiřazení priority požadavkům
- Pravidla pro práci s požadavky
Začněme tím, bez čeho se skutečně neobejdeme, a to je prioritizační stupnice neboli škála.
Abyste mohli říci, jakou má požadavek prioritu, a přitom nepoužívat vágní termíny jako důležité a nedůležité, je třeba vědět, z jaké množiny možných „priorit“ vybíráme. Stejně jako učitel při známkování musí vědět, z jaké škály známek může vybírat svá hodnocení.
Tvorba této prioritizační stupnice je zcela na nás, neexistuje žádný předpis, který by stupnici předepisoval. Můžete tedy mít přesně takovou stupnici, která vám bude pro daný účel vyhovovat. Ale pozor – současně to také znamená, že vám nikdo se stupnicí neporadí, a pokud si ji stanovíte špatně, budete následně mít s prioritou požadavků problémy. V zájmu úspěchu byste měli vyřešit zejména dva důležité parametry stupnice:
- Počet stupňů – je velmi důležitý parametr. Pokud zvolíte příliš málo stupňů, například dva, bude sice stupnice jednoduchá, ale budete postrádat možnost jemnějším způsobem definovat prioritu. Pokud budete mít pouze stupeň vysoká priorita a nízká priorita, nemáte možnost definovat cokoliv mezi těmito extrémy. Pokud naopak zvolíte příliš velký počet stupňů, budete mít opačný problém. Sice budete mít dost možností, ale nebudete schopni mezi nimi rozlišit skutečně objektivně. Správný počet stupňů umožní jak rozumné rozlišení, tak vám také dovolí mít nad vším kontrolu. Obvykle se doporučuje lichý počet stupňů. Pokud je požadavků málo, můžete vystačit se třemi stupni, při vyšším počtu požadavků můžete zvýšit počet na pět, případně sedm. Vyšší počty již obvykle přinášejí více problémů než užitku.
- Význam jednotlivých stupňů – vyvarujte se, prosím, toho, abyste využívali stupnici, která obsahuje pouze čísla. Problémem totiž je, že nemají žádný reálný smysl. Co vlastně znamená priorita 1? A co naopak priorita 5? Pokud to jasně nedefinujete, pak si každý sám pro sebe vytvoří vlastní výklad. Někdo například stanoví, že vlastně vše je důležité kromě pár požadavků, a udělí všem prioritu 5, případně 4. A pro jiného zase bude platit, že 5 je příliš mnoho, a tak i těm nejdůležitějším požadavkům udělí prioritu 4. Taková prioritizace bude zcela bezcenná. Je proto vhodné stanovit, že prioritu 5 dostanou požadavky, bez kterých systém postrádá byznys smysl, prioritu 4 požadavky, bez nichž systém bude sice fungovat, ale bude výrazně snížen komfort práce atd. Touto jasnou definicí zabráníte největším excesům subjektivního výkladu prioritizační stupnice.
Jestliže máte definovanou prioritizační stupnici, můžete přistoupit ke druhému kroku, a tím je přiřazení priority jednotlivým požadavkům. Z hlediska teorie hovoříme o takzvané klasifikaci, neboť požadavky rozdělujeme do předem definovaných tříd. Na konci budeme mít X hromádek, kde ono X je dříve stanovený počet prioritizačních stupňů – v každé takové hromádce bude pochopitelně různý počet požadavků a nelze vyloučit, že některá taková hromádka bude prázdná. Je to stejné jako možnost, že žádný student neobdrží „dvojku“.
Ve skutečnosti přiřazení priority jednotlivým požadavkům je velmi náročná a zodpovědná činnost. Ale zatímco u vytváření prioritizační stupnice vám někdo může pomoci a v krajním případě vám někdo může prioritizační stupnici vytvořit doslova „na míru“ (úplně bez spolupráce se zadavatelem požadavků by to být nemělo), stanovení priority za vás skutečně nikdo udělat nemůže. Kdo jiný než vy jakožto zadavatel požadavků by měl vědět, co je pro vás důležité a co nikoliv? To opravdu může rozhodnout jen ten, kdo požadavek zadal.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU