Připravte se na softwarový audit

Mezi mnoho povinností, které musí firmy splňovat, patří i dodržování souladu používání softwaru s jeho licenčními podmínkami.

„Analytici společnosti Gartner uvádějí, že během posledních let výrazně roste počet softwarových auditů. Vydavatelé používají audity jako nástroj pro boj se softwarovým pirátstvím a také pro generování dodatečných příjmů. Pro nepřipravené firmy, které často ani nevědí, že nepostupují v souladu s licenčními podmínkami, může být výsledek doslova zdrcující,“ říká Martin Albrecht, Senior SAM konzultant ze společnosti SoftwareONE, která společnostem a organizacím pomáhá řídit rizika a optimalizovat náklady na software.

Dopis oznamující nadcházející softwarový audit obdrží ke svým rukám jednatel firmy zpravidla 30 dní před návštěvou auditorů. Ve firmě, která není na tuto situaci připravena nastane skutečný poprask. Vedení přirozeně předpokládá, že bude mít IT oddělení přehled o veškerém instalovaném software včetně příslušných licencí, ale takto ideální situace zpravidla ve firmách nepanuje.

Microsoft například uvádí, že v České republice si vede pečlivé záznamy o pořízených licencích a jejich přiřazení ke konkrétním serverům, koncovým stanicím nebo uživatelům jen polovina firem. Jen přibližně desetina z těchto společností má nasazeny i nástroje a zavedeny procesy na zjišťování aktuálního stavu licencování.

Firmy často ani nemusí jednat s úmyslem porušovat licenční podmínky používaného softwaru. Vydavatelé softwaru neustále mění licenční modely a metriky licencování (dle počtu procesorů, jader, uživatelů atd.), čímž se již velmi složitá povaha licencování podnikového softwaru dále komplikuje.

Pravděpodobnost auditu přitom zvyšuje hned několik faktorů, které výrobci softwaru u svých zákazníků průběžně sledují. Patří mezi ně především fúze a akvizice (chyby a opomenutí při přenosu a konsolidaci licencí během slučování firem), ekonomické ukazatele firmy (růst obratu a počtu zaměstnanců neodpovídá počtu nakupovaných licencí), audity ze strany dalších výrobců (firma se stane předmětem kontroly ostatních vydavatelů softwaru) nebo zásadní změny či neobnovení licenční smlouvy (výrazná změna v počtu obnovovaných licencí nebo ukončení platby za podporu produktů).