Proč papír v podnicích stále převládá?

Tisk, skenování a další aktivity využívající papír se v podnikových kancelářích stále hojně používají. Přestože v některých firmách došlo k odklonu od obřích multifunkčních zařízení, a to hlavně proto, že zaměstnanci preferují místa na svých pracovištích, stále v naší každodenní praxi závisíme na papíře, tvrdí studie společností Wakefield Research či Infotrends.

Report Wakefieldu, který se zaměřil na malé a středně velké firmy (SMB), ukazuje, že 73 procent „majitelů a osob s rozhodovací pravomocí“ ve společnostech s méně než 500 zaměstnanci tiskne minimálně čtyřikrát denně.

Studie Infotrends se naopak zaměřila více na firemní pracovní postupy a zjistila, že začlenění nových zaměstnanců, fakturace a tisk poznámek jsou stále běžnými případy použití tisku, zejména v papírově zaměřených oblastech, jako jsou třeba personální, právní a finanční oddělení.

A Infotrends zjistil i to, že firma může utratit až 27 tisíc dolarů ročně za systémy správy dokumentů a údržbu při tisku pět tisíc stran měsíčně.

Trendy na pracovišti

Jedním z nejzajímavějších tendencí týkajících se tisku je podle Jeffa Sandlera, mluvčího společnosti Brother International, přemístění tiskáren z centrálních míst v halách a ze stolů zaměstnanců na přístupnější místa pracovišť menších skupin.

„V mnoha případech lidé odstraňují lokální přístroje ze svých stolů, ale také centralizovaná multifunkční zařízení (MFD), protože nechtějí podnikat tak dlouhou cestu k těmto přístrojům,“ vysvětluje Sandler. „Nepropagujeme likvidaci všech kopírovacích strojů a multifunkčních zařízení. Vidíme menší skupiny zaměstnanců využívajících menší zařízení umístěná blíže k místu, kde pracují.“

Randy Dazo z firmy InfoTrends uvádí, že papír stále hraje v podnikových postupech hlavní roli. „Firmy používají papír jako součást svých pracovních postupů a transakcí pro právní procesy a pro zajištění souladu s interními a externími standardy. Papír je zkrátka nejmenší společný jmenovatel k zachycování a ukládání všech těchto informací.“

Uvádí, že moderní pracoviště se dělí na dvě odlišné kategorie. Tisk a skenování pro nestrukturované činnosti a procesy související s ad hoc záležitostmi. K tomu lze použít centralizovaná multifunkční zařízení, protože jde spíše o momentální činnosti, jako jsou například skenování stvrzenky pro výdaje, převod tištěného dokumentu na text pro účely schůzky, nebo dokonce skenování tištěného e-mailu.

Do druhé kategorie patří „transakční“ procesy ve více strukturovaném prostředí, jako jsou personální, účetní a právní oddělení. V těchto případech jsou tisk a skenování součástí každodenních pracovních postupů, jako jsou například skenování objednávek a tisk faktur.

A co eliminace papíru?

Dalším zajímavým trendem, pokud jde o tisk, skenování a kopírování, je to, že zpočátku nastal dokonce růst všech těchto aktivit, když se široce rozšířil on-line přístup. Ken Weilerstein, viceprezident výzkumu v Gartneru, uvádí, že tisk rostl, protože díky on-line přístupu došlo k větší dostupnosti obsahu.

Tvrdí, že v současné době zaměstnanci tisknou průměrně 400 stran měsíčně. Mnoho firem zjistilo, že nejjednodušším způsobem eliminace papíru je digitalizace a ukládání dokumentů on-line, ale tisk a skenování nebylo možné eliminovat úplně.

„Papír je přenositelný, univerzální a známý způsob sdílení a komentování dokumentů,“ popisuje Weilerstein. „Je snadnější číst dlouhé dokumenty na papíře než na obrazovce. Papír je všeobecně přijímaný jako platná forma smluv i dalších právních dokumentů a podpisy jsou známé i přijímané ve větší míře než jakýkoli druh digitálního podpisu.“

Keith Kmetz, programový viceprezident pro zobrazovací, tisková a dokumentová řešení v IDC, dodává, že mnoho firem zavedlo tzv. odlehčený bezpapírový koncept. Znamená to, že téměř všechny vnitřní procesy jsou zcela bezpapírové, ale externí procesy stále zahrnují tisk i skenování jako způsob integrace do digitálního úložného systému.

Sandler z Brotheru pak poukazuje na ještě další trend – vzestup mobilních zařízení, jako jsou chytré telefony a tablety, zvýšil – a nikoli snížil – závislost větších podniků na tisku a skenování. Zaměstnanci potřebují způsob, jak snadno přesunout dokumenty do mobilních zařízení.

Sandler uvádí, že organizace stále skenují podepsané smlouvy, formuláře pojištění a tištěné prezentace do formátu PDF, který lze používat v tabletech. Rozšíření mobilních zařízení vytvořilo novou potřebu digitalizovat dokumenty a usnadnit jejich dostupnost.

Faxy se stále používají

Spolu s trendy tisku a skenování je používání faxů další přetrvávající součástí podnikových pracovních procesů, přestože se rychle snižuje. Weilerstein tvrdí, že mezi velkými organizacemi a SMB je stále významný předěl a faxování se používá k jeho přemostění.

„Aby bylo možné skoncovat s faxováním, musejí se obě strany dohodnout na tom, jak budou komunikovat. Podniky přitom nemají možnost přinutit své zákazníky opustit fax,“ vysvětluje. „Stejně jako je tomu u jiných způsobů eliminace papíru, ne vždy výsledek stojí za potíže.“

V loňském roce vykonal Kmetz z IDC průzkum zjišťující, proč společnosti stále používají faxy. Podle výsledků jeho zjištění některé organizace faxují o něco méně a jiné trochu více, ale trend zůstává relativně stejný. Ve většině případů je faxování stále součástí pracovních postupů z důvodů nízkých nákladů, jednoduchosti, snadného sledování a bezpečnosti. Rozhodně nemizí, je přesvědčen Kmetz.

To by mohlo znamenat přehodnocení některých strategií pro centralizovanou správu dokumentů. Zaměstnanci ve strukturovaných prostředích, jako jsou účetnictví a právní záležitosti, mohou stále spoléhat na faxování a potřebují zařízení, které to podporuje, zatímco aktivity „ad hoc“ fax nemusejí vyžadovat.

Sandler tvrdí, že to je důvod, proč je důležité udělat každý rok kontrolu procesů ve firmě a zjistit, zda je multifunkční zařízení většinu doby nečinné, jestli zaměstnanci stále faxují a skenují ve většině oddělení a objem tisku roste nebo klesá.

Další trendy

Weilerstein z Gartneru vidí několik dalších trendů týkajících se tisku, skenování a kopírování. Vzpomíná, že donedávna existoval tlak na přechod k bezpapírové formě, co se týče digitálních podpisů, přestože některé obory, jako jsou například nemovitosti a právo...

Tento příspěvek vyšel v Computerworldu 5/2016. Oproti této on-line verzi je výrazně obsáhlejší a přináší další poznatky a tipy, které lze využít při praktické implementaci u vás ve firmě.

Časopis (starší čísla i předplatné těch nadcházejících) si můžete objednat na adrese našeho vydavatelství.