Na druhou stranu, se organizace a samozřejmě ani úřady neobejdou bez e-mailové komunikace, možnosti vzájemné spolupráce a pochopitelně ani bez běžných kancelářských aplikací, reprezentovaných nejčastěji sadou Microsoft Office.
Řešením, které uleví firemním rozpočtům, je moderní způsob poskytování aplikací a služeb prostřednictvím internetu. Organizace či úřad v tomto případě nakupuje pouze služby, které opravdu potřebuje, a to v množství odpovídajícím aktuálnímu stavu zaměstnanců. To vše, aniž by přitom bylo nutné starat se o infrastrukturu, nutnou pro fungování všech aplikací. V rámci takzvaných cloudových služeb má uživatel k dispozici všechny potřebné funkce a nástroje, za jejichž provoz je odpovědný dodavatel této služby.
Buďte efektivní
Kompletní kancelářskou sadu tohoto typu služeb poskytuje společnost Microsoft v podobě produktu Office 365. Toto řešení je možné po krátké úvodní konfiguraci nasadit pro jednotky, desítky či stovky uživatelů v rámci libovolné organizace. Umožní mít okamžitý a spolehlivý přístup k elektronické poště a dokumentům – bez ohledu na to, kde se její pracovníci právě nacházejí a z jakého mobilního zařízení pracují.
Na rozdíl od budování vlastní infrastruktury IT nepředstavuje nasazení Office 365 pro organizaci žádné počáteční investice nad rámec běžných počítačů s připojením k internetu. Právě naopak – bez licenčních poplatků lze okamžitě získat přístup k nástrojům, o jejichž bezpečný a spolehlivý provoz se jinak musí organizace každodenně starat. Společnost Microsoft přitom ručí nejen za vysokou dostupnost služeb elektronické pošty a kancelářských aplikací, ale také za ukládání a zabezpečení všech uživatelských a firemních dat. Samozřejmostí jsou i pravidelné aktualizace všech aplikací.
S Office 365 získává firma i řadu dalších výhod, které podpoří týmovou spolupráci a vyšší produktivitu práce. Jde především o možnost sdílení kalendářů, kontaktů či dokumentů mezi více uživateli a pak samozřejmě také možnost plnohodnotné práce mimo kancelář – ať už s připojením k internetu či bez něj. Služby Office 365 lze totiž využívat nejen v počítačích či noteboocích, ale rovněž i v mobilních telefonech a tabletech. Ke všem službám lze bezpečně přistupovat prostřednictvím internetového prohlížeče z jakéhokoli počítače připojeného k internetu.
Organizace, využívající služby Office 365, může těžit z vysoké flexibility celého řešení, kdy je například vytvoření přístupu pro nového uživatele, včetně zavedení všech nástrojů, které potřebuje ke své práci, záležitostí několika minut. Díky platbě pouze za počet uživatelů služby Office 365 je možné velmi snadno plánovat a řídit náklady na nezbytné IT vybavení pro zaměstnance.
Vyplatí se?
Zkušenosti firem po celém světě ukazují, že se klasický licenční model softwaru pomalu stává překonaným. Firmy chtějí logicky platit pouze za vybavení a služby, které opravdu používají a mít nad těmito náklady plnou kontrolu. Služba Office 365 je právě na tomto modelu založena. Zbývá tedy otázka, zda se vyplatí přejít ze stávajících verzí produktů Microsoft Office ke službě Office 365.
Vedle možnosti využívat nejnovější funkce pro komunikaci a kancelářskou práci všemi zaměstnanci se při takovém uvažování přidává do hry i hledisko technické podpory a bezpečnosti. Už za méně než rok (přesně 8. dubna 2014) ukončí Microsoft technickou podporu stále masivně používaného operačního systému Windows XP a kancelářského balíku Office 2003. To bude znamenat především zastavení vývoje bezpečnostních oprav obou softwarových produktů a tedy i rostoucí riziko napadení firem a ohrožení jejich dat. Mnoho firem tedy čeká zásadní rozhodnutí, zda se kvůli omezení bezpečnostních rizik, vydají cestou nákupu nových licencí, nebo začnou využívat potřebný software formou služby. Zdá se, že trend nahrává stále více druhé variantě.
Martin Dudek, Ness Technologies
Chcete se dozvědět více o řešení, které zvýší produktivitu ve vaší firmě? Potřebujete snížit náklady na firemní informační technologie a jejich údržbu nebo integrovat Office 365 do vaší infrastruktury? Využijte chytré aplikace jako službu Office 365 nebo Google Apps s podporou Ness Technologies!
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU