Řešíte tisk a skenování? Nezasekněte se u hardwaru

Vedoucí pracovníci si často mylně myslí, že pro tisk je rozhodující jen hardware, a tedy vhodná volba multifunkčního zařízení. Ta však musí jít ruku v ruce i s výběrem softwaru pro tisk a skenování.

Organizace stále častěji hledají oblasti, ve kterých je možné ušetřit. Ale šetřit je třeba chytře. Studie Sage Business Index totiž ukazuje, že zaměstnanci ztratí až dvě hodiny týdně kvůli problémům s IT. Ty však nemusí způsobovat tisk. Je velmi důležité zvolit opravdu komplexní a spolehlivé tiskové řešení a sledovat řadu kritérií počínaje bezpečností přes kontrolu nákladů až po mobilitu.

Bezpečnostní incidenty ve firmách jsou tradičně velkým problémem. Může jít o zapomenutý papír s informací o mzdách na tiskárně nebo nechtěné odeslání naskenovaného dokumentu s rodnými čísly a osobními údaji na špatnou e-mailovou adresu. Softwarové řešení přitom umožňuje definovat konkrétní slova nebo vzorce, při jejichž detekci není možné dokumenty vytisknout nebo naskenovat. Tisk dokumentů lze nastavit až po identifikaci uživatele na tiskárně (kódem PIN, kartou nebo otiskem prstu), je však možné jít v oblasti bezpečnosti ještě dále. Současná legislativa a právní nařízení kladou velký důraz na bezpečnost uchovávaných dokumentů (v počítačích i na pevných discích tiskáren). Správně zvolený software například může automaticky smazat dokumenty, které by firma neměla uchovávat.

Chytrý software umí také podle předem nastavených kritérií například vyhodnotit, na které tiskárně je tisk dané úlohy nejefektivnější. Pro tisk pěti černobílých stránek tak doporučí jinou tiskárnu než pro úlohu, která má 60 barevných stránek. Centrálně lze nastavit i oboustranný nebo černobílý tisk, a to pro celé skupiny nebo jednotlivce.

Pro finanční oddělení může software zároveň generovat řadu přehledných reportů. Lze tím hlídat nejen uživatele, ale i vytíženost strojů a rozhodnout o novém nákupu nebo přesunu málo používané tiskárny na jiné místo ve firmě.

Kromě tisku se nesmí zapomínat ani na skenování a digitalizaci dokumentů. Obě oblasti se totiž vzájemně prolínají a jsou zásadní pro každodenní práci. Uživatelé musí mít možnost skenovat z multifunkčních tiskáren přímo do své e-mailové schránky, do síťové složky nebo na zařízení USB.

Žhavým trendem je mobilita zaměstnanců. Mobilní zařízení si získávají stále větší oblibu, ale ve firemním prostředí je tento fenomén stále ještě trochu podceňován. Průzkum společnosti IDC ukazuje, že až 52 procent dotázaných chce používat v práci chytrý telefon, ale nemůže z něj tisknout. To může způsobovat rozladění a negativní atmosféru. Zaměstnanci chtějí používat chytré telefony a tablety na stejné úrovni jako běžné počítače. Vhodný software dokáže tento problém vyřešit. Nastavit lze nejrůznější pravidla pro tisk i skenování, aby nedošlo k nekontrolovanému tisku nebo úniku citlivých dat.

Je důležité, aby organizace dobře chápaly bezpečnostní rizika, aby dokázaly přesně definovat své potřeby a znaly přání a požadavky zaměstnanců. Teprve potom mohou správně zvolit hardwarové i softwarové řešení pro tisk a skenování.

Autor pracuje v oddělení Office product business development, Canon CZ