RPA (robotická automatizace procesů) slibuje záchranu firemních uživatelů před vykonáváním nudných, opakovaných činností. Důvod použití termínu „robotická“ je tento: povaha pracovních činností vykonávaných řešením RPA bývá mechanická a nepříliš složitá.
Co se dozvíte v článku
Využíváte už ve firmě autonomní agenty postavené na bázi umělé inteligence?
Firmy používají software RPA k vytváření takzvaných softwarových botů, které vykonávají předdefinované strukturované úlohy, jež obvykle zahrnují vyplnění elektronických formulářů, zpracování transakcí nebo odesílání zpráv.
Spojte tyto základní aktivity dohromady do flotily RPA botů a získáte obrovský potenciál pro eliminaci otrocké práce – při zadávání dat, fakturacích, správě objednávek, nástupu nových pracovních sil a ve snad nekonečné řadě dalších oblastí.
Banky používají RPA k pečlivým kontrolám v oblasti půjček, ke zpracování faktur a ke kontrolám zákazníků. Prodejní organizace mají RPA k automatizaci zpracování nabídek a faktur.
Pojišťovny zase nasazují RPA ke zrychlování procesu posouzení vznesených nároků. S pomocí strojového učení může navíc RPA automaticky přepsat do textové podoby zaznamenané konverzace, extrahovat text a čísla z obrázků a videí a vkládat do databází obsah ručně vyplněných formulářů.
Pod kapotou obsahují systémy RPA těžbu procesů, nástroje pro vytváření botů, zásuvné moduly pro připojení do podnikových systémů a vrstvu plánování či přípravy. Nástroje v systémech RPA mají často limity, takže lidé tyto mezery někdy zaplňují ručně programovanými automatizačními skripty.
Je důležité udržet očekávání v souladu s tím, co dokáže RPA zvládnout. Dodavatelé RPA mívají tendenci naznačovat, že jejich produkty obsahují více inteligence, než je to ve skutečnosti, což v oblasti RPA obecně vedlo k určitým zklamáním.
Zavádění je nutné plánovat a pečlivě vykonávat, aby bylo nasazení RPA opravdu úspěšné. A před výběrem produktu RPA musíte mít jasno v tom, co vlastně chcete automatizovat – a vybrat si takové řešení, které má schopnosti odpovídající vašim potřebám.
Jak RPA funguje?
RPA získává informace z existujících systémů IT, a to buď přes rozhraní pro back-end, nebo napodobením toho, jak by k systému přistupoval člověk přes uživatelské rozhraní. V případě zastaralých podnikových systémů je často nutné využívat uživatelské rozhraní, protože nelze přímo komunikovat s back-endem.
RPA pro uživatelské rozhraní je evolucí zastaralého zpracování kopií obrazovek. Pokud jste někdy delší dobu používali zpracování kopií obrazovek, víte, že jde o křehký proces.
V okamžiku, kdy se zobrazí něco nečekaného – např. je číslo příliš velké a nevejde se do svého pole, nebo jakmile se změní zobrazovaný formát z důvodu aktualizace softwaru – vrátí zpracování kopií obrazovek špatný výsledek nebo přestane fungovat. Strojové učení dokáže takové případy částečně řešit, ale ne zcela odstranit.
Jakmile systém RPA úspěšně extrahuje potřebné informace, pokračuje na vykonávání předdefinovaného úkolu. Běžné případy využití zahrnují použití firemních pravidel, generování zpráv, zaslání faktury za pohledávku nebo zpracování splatné položky.
Boty vykonávající úlohy RPA mohou fungovat v režimu s obsluhou či bez obsluhy. Boty s obsluhou fungují jako odezva na požadavek zaměstnance, bez obsluhy naopak podle plánu – například v noci generují zprávy. Téměř všechny boty RPA potřebují dohled a periodické audity, aby se zajistilo, že i nadále správně fungují.
Dříve, než může začít bot RPA pracovat, musí pro něj člověk definovat pracovní tok. To často začíná zaznamenáním procesu – aktivita podobná záznamu makra, ale týká se více systémů. Analogie s makrem se týká také psaní a úprav skriptů pro boty.
Mnoho řešení RPA také nabízí rozhraní ve stylu vývojového diagramu k provázání prvků úlohy, takže mohou pracovní toky definovat civilní vývojáři. Některé systémy RPA však stále musí nakonfigurovat personál IT.
Jednou z obtížných a časově náročných částí reprodukce existujících firemních procesů je identifikace firemních procesů a způsobu jejich fungování.
Některé nástroje RPA pro těžbu procesů mohou analyzovat protokoly existujících procesů a jiné potřebují sledovat a zaznamenávat úkony zaměstnanců při práci. V nejhorším případě je potřeba toto zjišťování udělat ručně.
Jak vybírat RPA
Než se rozhodnete pro konkrétní produkt RPA, musíte pochopit, že každý z nich používá své vlastní proprietární formáty souborů. Navzdory své užitečnosti jsou to všechno vězení zcela postrádající přenositelnost.
Nejde o to, že by se nedodržovaly standardy: zde žádné standardy totiž neexistují. Posouzení udělejte pečlivě a ověřte si koncept dříve, než byste se rozhodli k zavedení, protože pozdější změna by byla opravdu bolestivá a drahá.
Zkontrolujte si, zda všechny základní funkce a speciální funkcionality, u kterých očekáváte, že je budete potřebovat, ve vašem prostředí fungují. Vytvořte si skripty využívající všechny dodané nástroje a ověřte, zda orchestrace běží správně.
Otestujte také bezobslužný bot a ověřte, zda mohou boty analyzovat vaše nestrukturované dokumenty a formáty PDF a jestli mohou využívat postupy pro těžbu procesů.
Základní kritéria
· Snadnost vytvoření a nastavení bota. Měla by existovat řada způsobů, jak vytvořit a nastavit bota pro různé osoby. Firemní uživatelé by měli mít možnost označit aplikace, které normálně používají, když rekordér sleduje akce.
Civilní vývojáři by měli mít možnost používat prostředí low-code pro definování botů a firemních pravidel. A profesionální programátoři by měli mít možnost psát skutečný automatizační kód, který volá rozhraní API příslušného nástroje RPA.
· Možnosti low-code. Vývoj low-code je obvykle kombinací přetahování objektů na časovou osu ze sady možných akcí, vyplňování formulářů vlastností a občasné psaní kousku kódu.
Psaní malých kousků kódu, například „velikost_pujcky < 0.20 * rocni_prijem“ může být mnohem rychlejší než grafické metody stanovení firemního pravidla.
· Obslužnost a bezobslužnost. Některé boty jsou užitečné jen v případě, že běží na vyžádání (s obsluhou), když je firemní uživatel potřebuje k vykonání dobře definovaného úkolu – například „převést tuto grafiku na text a vložit do schránky“.
Jiné boty mají větší smysl, když naopak běží v reakci na událost (bezobslužné), např. „pečlivě zkontrolovat každou žádost o půjčku odeslanou z webu“. Oba druhy botů bývají potřebné.
· Schopnosti strojového učení. Nástroje RPA měly ještě před pár lety problémy s extrahováním informací z nestrukturovaných dokumentů a 80 % informací společností se obvykle nachází v nestrukturovaných dokumentech spíše než databázích.
V současné době se běžně používají RPA funkce strojového učení k analýze dokumentů, k nalezení požadovaných čísel a jejich předání uživateli. Někteří dodavatelé a analytici to nazývají hyperautomatizace, ale nadnesené označení funkci nezlepšuje.
· Zpracování výjimek a kontrola člověkem. Modely strojového učení se zařazováním do kategorií obvykle odhadují pravděpodobnosti možných výsledků.
Například model předpovědi pozdního splácení půjčky, který udává 90% pravděpodobnost zpožďování plateb, může navrhnout zamítnutí půjčky a výsledek s 5% pravděpodobností zpožďování může doporučit poskytnutí půjčky.
Výsledky ležící mezi uvedenými pravděpodobnostmi jsou určené k posouzení člověkem a nástroj RPA by měl být schopný je k takovému zpracování předat.
· Integrace s podnikovými aplikacemi. Bot není pro firmu příliš přínosný, pokud nedokáže získat informace z podnikových aplikací.
To je obvykle jednodušší než analýzy formátu PDF, ale potřebujete ovladače, zásuvné moduly a přihlašovací údaje pro všechny své databáze, účetní systémy, systémy pro personalistiku a další podnikové aplikace.
· Orchestrace a správa. Dříve, než budete moci spustit libovolné boty, je potřeba je nakonfigurovat a poskytnout jim přihlašovací údaje, které ke svému fungování potřebují, obvykle přes bezpečné úložiště přihlašovacích údajů.
Musíte také povolit uživatelům vytvořit a spustit boty a svým bezobslužným botům poskytnout možnost využívat konkrétní prostředky v reakci na specifické události. Nakonec musíte boty také monitorovat a výjimky přesměrovávat na lidi.
· Cloudové boty. V počátcích RPA fungovaly RPA boty výhradně na desktopech uživatelů a serverech společností. Jak však dochází k všeobecnému přechodu IT do cloudu, vytvářejí společnosti cloudové virtuální stroje pro běh botů.
Nedávno některé RPA společnosti implementovaly „cloudově nativní“ boty, které běží jako cloudové aplikace využívající rozhraní API a nefungují ve virtuálních počítačích se systémem Windows, MacOS nebo Linux.
I kdyby vaše společnost v současné době investovala do cloudových aplikací málo, lze časem čekat nárůst, a tak je tato schopnost velmi žádoucí.
· Objevování a těžba procesů a úloh. Zjištění vašich procesů a stanovení jejich priorit pro automatizaci je často nejvíce časově náročnou částí implementace RPA.
Čím více dokáže aplikace RPA dodavatele pomoci s těžbou procesů ze systémových protokolů a vytvořit tok činností sledováním, tím snazší a rychlejší bude zahájení automatizace.
· Škálovatelnost. Jak se implementace RPA rozšíří do podniku a bude obsluhovat více automatizací, můžete snadno narazit na problémy se škálovatelností, zejména v případě bezobslužných botů.
Cloudová implementace, ať už nativní, ve virtuálních počítačích či v kontejnerech, může často zmírnit problémy se škálovatelností, zejména pokud je komponenta orchestrace schopná poskytovat další boty podle aktuální potřeby.
Implementační rady
Úspěch nebo neúspěch implementace RPA bude v konečném důsledku záviset především na identifikaci procesů a úloh s nejvyšším přínosem při automatizaci.
Když např. proces s nejvyšším přínosem pro banku zajišťuje pečlivé posouzení žádostí o půjčky, udělejte z něj (nebo z klíčových úloh tohoto procesu) své ověření konceptu RPA.
Neodbývejte svůj cyklus testování. Pokud by se ukázalo pozdě, že vámi finálně zvolené řešení RPA postrádá některé funkce, nebo je nemá dostatečné, takže byste museli přejít na jiné, bylo by to bolestivé.
Chcete-li zmírnit riziko plynoucí z případné nutnosti znovu vytvořit všechny své boty, měli byste si dokumentovat všechny kroky každé úlohy a procesu.
Kdybyste museli platformu přece jen změnit, sice budete muset strávit týden opakovaným vytvořením každého bota, ale neztratíte měsíce opakovaným zjišťováním procesů.
Dodavatelé RPA
Přestože už existují desítky dodavatelů RPA, diskuze se často točí jen kolem několika z nich. Níže uvádíme sedm abecedně seřazených dodavatelů z nejaktuálnějších analytických zpráv Forrester Wave a Gartner Magic Quadrant.
Přítomnost v seznamu ale v žádném případě nelze vykládat jako doporučení, a naopak nepřítomnost v seznamu nemá žádný negativní význam.
- Automation Anywhere: Platforma Automation 360 od této společnosti je cloudově nativní, využívá umělou inteligenci, je založena na webu a nabízí komplexní automatizaci.
Možnosti RPA sahají od jednoduchých botů, které vytvoří uživatelé pomocí rekordéru, až po IQ Bot, jenž používá kombinaci ML a zpracování dat k extrakci informací z dokumentů. Platforma nyní nabízí funkce řízení, správy, zabezpečení a dodržování předpisů i boty a analytiku.
- Blue Prism: touto nabídkou sady produktů, které řeší různé aspekty a případy využití RPA, směřuje společnost Blue Prism za hranice RPA až do oblasti inteligentní automatizace.
Tato společnost nyní prodává cloudovou nabídku s „digitálními pracovníky“ s možnostmi pocházejícími z jejího digitálního trhu.
- EdgeVerve: EdgeVerve patřící pod společnost Infosys nabízí umělou inteligenci a automatizaci. Do portfolia patří AssistEdge RPA, mapování procesů AssistEdge Discover, automatizace kontaktního centra AssistEdge Engage a AssistEdge Cloud RPA.
EdgeVerve také nabízí vertikální řešení pro bankovnictví, dodavatelské řetězce, finance a nákupy.
- Microsoft: Power Automate Desktop, low-code nástroj RPA, je dostupný pro uživatele Windows 10 zdarma.
Umožňuje automatizaci napříč organizací pro sdílení a spolupráci napříč toky, přístup k více než 400 vestavěným konektorům, identifikaci úzkých míst ve firemních procesech, extrakci dat z dokumentů a správu a řízení toků s centralizovaným řešením.
- Nice: Nice RPA nabízí obslužnou i bezobslužnou automatizaci, automatický vyhledávač a podporu rozpoznávacích technologií jako OCR, chatboty a strojové učení.
CXone je platforma zákaznické zkušenosti nabízející integraci s RPA, Neva je osobní asistent – bot pro zaměstnance. Nice má také portfolio nástrojů pro finance, jako např. Actimize proti praní špinavých peněz.
- UiPath: současné vydání platformy UiPath Platform zahrnuje řízení a správu podnikové kategorie, zjišťování založené na umělé inteligenci, prioritizaci, integrovaný vývoj nejvlivnějších automatizací, modernizaci uživatelské zkušenosti a rychlé rozšíření možností automatizace cloudu.
UiPath lze nasadit v jeho hostovaném cloudu, ve veřejném cloudu, v infrastruktuře zákazníka, ale hostovaný cloud je aktualizovaný nejčastěji.
- WorkFusion: WorkFusion Intelligent Automation Cloud automatizuje náročnou ruční práci s dokumenty pro velké podnikové zákazníky v bankovních a finančních službách, pojišťovnictví a zdravotnictví.
Hlavní oblasti automatizace v bankovnictví zahrnují boj proti praní špinavých peněz, otevření účtu, kontroly dodržování sankcí, Libor a hypotéční úvěry.
Vzhledem k tomu, že nebudete moci přenést své skripty do jiného systému RPA, potřebujete důkaz, že má vámi zvažovaný dodavatel velkou finanční stabilitu.
V nejhorším případě byste zrealizovali plné nasazení, dodavatel by zkrachoval, licenční server by přestal autentizovat vaši instalaci a celá implementace RPA by se zablokovala.
Výhody a omezení RPA
Výhody RPA zahrnují:
- Úspory času zaměstnanců přenesením opakovaných úloh na boty
- Snížení míry chyb při úlohách automatizovaných přes RPA
- Kratší doba zpracování automatizovaných úloh
- Zvýšená firemní kapacita při automatizaci úloh, které omezovaly rychlost
Omezení RPA zahrnují:
- Náklady a čas na konfiguraci botů včetně zapojení personálu IT, identifikace kandidátů na automatizaci a případné konzultace
- Potřeba monitorovat a udržovat boty
- Neschopnost botů extrahovat informace z nestrukturovaných a ručně psaných dokumentů (některé produkty ale využívají strojové učení k řešení těchto problémů)
- Neschopnost botů detekovat a řešit výjimky ve standardních úlohách (některé produkty ale mají mechanismus umožňující kontrolu a podporu ze strany člověka)
- Neschopnost botů automatizovat nestandardní úlohy
Deset kritérií pro výběr nástrojů RPA
Při svém hodnocení věnujte zvláštní pozornost následujícím klíčovým faktorům:
- Snadnost vytvoření a nastavení bota
- Možnosti low-code programování
- Obslužnost a bezobslužnost
- Schopnosti strojového učení
- Zpracování výjimek a kontrola člověkem
- Integrace s podnikovými aplikacemi
- Orchestrace a správa
- Cloudové boty
- Objevování a těžba procesů a úloh
- Škálovatelnost
Tento článek vyšel v Computerworldu 4/2023
Computerworld si můžete objednat i jako klasický časopis. Je jediným odborným měsíčníkem na českém a slovenském trhu zaměreným na profesionály v oblasti informačních a komunikačních technologií (ICT). Díky silnému zázemí přináší aktuální zpravodajství, analýzy, komentáře a přehledy nejnovejších technologií dříve a na vyšší odborné úrovni, než ostatní periodika na tuzemském trhu.
Obsah Computerworldu je určen odborníkům a manažerům z firem a institucí, kteří se podílejí na rozhodovacím procesu při nákupu ICT technologií. Jednotlivá čísla si můžete objednat i v digitální podobě.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU