jste mi připomenout tu dnešní návštěvu ministra dejte mi rychle jeho telefon!
Marie... MARIÉééé...!
Dnešní Rychlokurz se maličko od ostatních dílů liší, neboť máme tu skvělou
možnost představit vám profesionální produkt Lotus Organizer v plné neomezené a
nejnovější verzi -, který se spoustou dalších fantastických věcí najdete na
přiloženém CD.
Pro ty z vás, kterým se nezrychlil tep a nezamlžili oči vzpomínkou na (na svou
dobu geniální programy) Lotus Organizer 1 a 2, upřesním, že se jedná o jeden z
nejznámějších "organizátorů času a kontaktů". Je to program, na nějž se v práci
i doma budete obracet velmi, velmi často.
Bude za vás hlídat, abyste nedorazili pozdě na obchodní jednání nebo na rande,
umožní vám udržet přehled v dlouhodobých úkolech a pravidelných činnostech,
zapamatuje si a rychle vám dá k dispozici informace o obchodních partnerech,
zákaznících či přátelích a zabrání katastrofám typu zapomenutého výročí svatby
či narozenin tchýně. Pokud navíc máte běžně přístup k Internetu, domluví a
potvrdí vám schůzku s kolegou nebo zákazníkem a uschová ty nejzajímavější
informace právě nalezené na WWW stránkách.
Ještě než se vrhneme do vlastního organizování, osvětlíme si dva termíny, které
nás budou provázet na každém kroku Link a Kategorie.
Links ("Spojení")
Link je jedna z nejšikovnějších a nejuniverzálnějších vlastností tohoto
programu. Umožní vám propojit libovolné dva objekty v programu (Kontakt ÷
Kontakt, Úkol ÷ Událost, Kontakt ÷ Dokument...). Takto si můžete připojit
Kontakt ke Schůzce (s kým na schůzku jdu, kdo tam bude...), Kontakt k Dokumentu
(kdo je autor, spoluautor, korektor...).
Speciální typy Linků File Link ("Spojení se souborem") a Internet Link
("Spojení s WWW stránkou"), umožní propojit objekt Organizeru s objektem mimo
(souborem, WWW stránkou).
Spoustu těchto linků za vás Organizer vytvoří sám (když je to logické a
praktické) a doporučuji vám vytvářet si také svoje linky přidá to vašim datům
navíc strukturu.
Jak Link vytvořit? Není nic jednoduššího. Klikněte na ikonku řetězu na liště
pod menu, pak klikněte na objekt, který má být na jedné straně spojení (např.
Kontakt pan. Bolavý), poté se přesuňte na druhý objekt (např. Úkol příprava na
šachový turnaj) a kliknutím na něj spojení uzavřete. Nyní mají oba dva objekty
(jak pan Bolavý, tak i úkol) v pravém horním růžku ikonku , skrz kterou jsou
přístupná všechna spojení, jež mají na jedné či druhé straně aktuální objekt.
Zrušení linku je ještě jednodušší kliknete na ikonku , pak skrze ikonku
přistupte k Linku a klikněte na něj. Tím Link zrušíte (oba dva konce, tedy
zmizí i Link u druhého objektu).
Tak vidíte taková jednoduchá věc, a kolik věcí dokáže zařídit. Nebojte se jí,
jejím používáním přijdete na další a další uplatnění Linku, a v kombinaci s
Kategoriemi a Skupinami dokážete vytvořit téměř libovolnou strukturu informací.
Že nevíte, co jsou Skupiny? vydržte, budou vysvětleny v kapitole Kontakty. A ty
Kategorie? Ty vysvětlím hned.
Categories ("Kategorie")
Zatímco Linky spojují objekty mezi sebou, Kategorie daný objekt zařazují do
logických skupin. Ke každému objektu (Kontaktu, Události, Úkolu, Výročí...)
můžeme v poli Categories vybrat několik popisů (kategorií), které daný objekt
charakterizují. U pana Bolavého v Kontaktech můžu mít např. kategorie Kamarád;
Šachy, u pana Třísky z firmy Sekyra a spol. budou spíše kategorie Dodavatel;
Dřevo, ale může být i Kamarád, pokud jste s ním chodili třeba do školy. Pokud
potom zvolím v dané sekci pohled By Category, budu mít pohromadě všechny
záznamy dané kategorie (takže budu mít pohromadě Kamarády, ale i Dodavatele). Z
toho také plyne, že pana Třísku uvidím v tomto pohledu na několika místech (v
Dodavatelích, Kamarádech a u Dřeva).
Správným zařazováním objektů (nejen Kontaktů, ale i Úkolů, Dokumentů...) do
kategorií si mohu později ušetřit mnoho práce a starostí, neboť budu mít u sebe
záznamy, které k sobě logicky patří.
Nejdříve je potřeba kategorie nadefinovat sice jsou v Organizeru přednastaveny,
ale zdaleka neobsahují všechny žádané kategorie (ani to není možné, neboť je
jich teoreticky nekonečné množství). Zvolíme Menu: Create \ Categories,
vybereme symbol, zapíšeme jméno a klikneme na tlačítko [Add].
A kategorie je přidána. Snadné, že? Teď je ovšem třeba připojit Kategorii k
objektu. U všech objektů při vytváření existuje položka Categories. Pokud na ni
kliknete, objeví se vám seznam nadefinovných kategorií a vy si můžete zvolit
(více kategorií označíte stisknutím Ctrl a klikáním na vybírané z nich).
Máte-li už objekt, klikněte na něj pravým tlačítkem a z menu vyberte Edit...
Nyní můžete kromě ostatních údajů opravit a doplnit kategorie.Calendar
(,,Kalendář,,), ale také Anniversary (,,výročí,,) a planner (,,plánovací
kalendář). Organizace času, to je práce především pro sekci Kalendář. Jako
první si můžeme vybrat pohled na kalendář, který nám bude nejvíce vyhovovat
Menu: View \ 1, 2, nebo Výběr v levém dolním rohu. Mě osobně nejšikovnější
připadaly pohledy Work Week ("Pracovní týden"), kdy vidíte, co vás tento týden
čeká a Day Planner ("Plánovací kalendář na tento den"), který se zaměří na vámi
vybraný aktuální den. Obrázek ukazuje kalendář složený ze tří pohledů, abyste
si udělali představu, co vám který pohled ukáže.
Potřebujeme si třeba zaznamenat, že 15. srpna v 10.00 máme domluvenu partičku
šachů v kavárně Slavia. Na malém kalendáři vlevo (na deskách) nalistujeme srpen
a klikneme na 15.
Organizer se nám automaticky otevře v sekci Kalendář s nastaveným dnem, který
jsme vybrali. Dvakrát klikneme rychle za sebou na daný den (dvojklik nebo
klávesa [Insert]). Tím jsem Organizeru dali najevo, že chceme zadat Appointment
("Schůzku"). Appointment však neznamená jenom schůzku, ale jakoukoli jinou
událost, kterou chceme připomenout, a která začne v určitý čas a jistou kratší
dobu trvá např. oběd, cesta do Brna, odchod z práce, rande...
Trochu odbočím. Organizer eviduje několik typů událostí: již zmíněný
Appointment ("Schůzka"), který má začátek (datum + čas) a konec (datum + čas) a
je zobrazován hlavně v sekci Kalendář.
Dále existuje událost typu Event ("Akce"), jež má začátek i konec stanoven
pouze datumem jedná se tedy o "dlouhodobější akce", jako je například dovolená,
nemoc, pracovní školení. Je primárně zobrazována v sekci Planner ("Plánovací
kalendář"), avšak obvykle je vidět také v Kalendáři. Vytvoříte ho z Menu:
Create \ Entry In \ Planner.
Další typ události je Anniversary ("Výročí"). Jak název napovídá, tyto události
jsou určeny pro zaznamenávání narozenin, svátků, svateb, umrtí (i když tady
příliš nesedí termín výročí) a podobně. Uvidíte je nejen v jejich hlavní sekci
Anniversary, ale i v Kalendáři. Tyto události mají jen počátek a trvají přesně
jeden den (čili měsíc trvající oslavu svatby zaznamenejte raději do Plánovacího
kalendáře). Vytvoříte ho opět z Menu: Create \ Entry In \ Anniversary.
Speciální akce Calls ("Telefonní hovor") a ToDo ("Úkoly") si popíšeme v
kapitole ToDo.
Událost může být také přiřazena k jinému objektu např. Kontaktu (šachy s vámi
hraje pan Bolavý), Úkolu (jde o pravidelný trénink jako příprava na šachový
turnaj), a podobně. Toto přiřazení se realizuje pomocí Linku ("Spojení"). Buď
ho dodatečně vytvoříte (viz kapitola Link), nebo ho necháte automaticky
vytvořit Organizerem to ovšem musíte začít od Kontaktu, Úkolu... (viz patřičné
kapitoly).
Zpět ke Schůzce, o níž jsme hovořili na začátku předchozího odstavce.
Zkontrolujeme datum, čas (případně necháme Organizer nám čas zvolit [Find Time]
to je pohodlí, že...), doplníme kategorii a popíšeme událost. Kolize termínů se
nám zobrazí červeně na časovém posuvníku, a zároveň budeme varováni, jakmile se
pokusíme takto překrývající se událost uložit. Pokud se událost má opakovat (s
panem Bolavým hrajete ve Slavii každé úterý šachy), nastavíte opakování
tlačítkem [Repeat]. Před uložením události ještě zkontrolujte, zda máte
nastaveno zvukové upozornění [Alarm], a pak už zbývá jen [OK], a je hotovo. V
kalendáři přibyla položka s událostí a vy máte jistotu, že danou událost
nepropásnete.
TODO (,,úkoly), CALLS (,,telefonní hovory,,)
Tyto dvě speciální události, ač vypadají na první pohled rozdílně, mají něco
společného.
Akce ToDo ("Úkoly") slouží pro zaznamenání dlouhodobějších činností, které buď
sám provádím, nebo je sleduji. Mohu určit datum začátku a konce (od kdy do kdy
by měla činnost probíhat), prioritu (důležitost), nezbytné kategorie. Je zde
také políčko pro zaznamenání skutečného konce činnosti (kdy byl úkol splněn)
ten nemusí nutně souhlasit s datumem konce zadávaným výše, ale asi by neměl být
vyšší, neboť by to znamelo, že jsem něco prošvihl. Úkoly se primárně
zaznamenávají do sekce ToDo, ale můžete je také vidět z Kalendáře, pokud máte
nastaven pohled Day Planner.
Akce Calls ("Telefonní hovory"), jak už název napovídá, slouží k evidenci
telefonních hovorů. Pokud máte modem, zvukovou kartu a mikrofon, můžete využít
všech vlastností, které vám Organizer nabízí. A to nejen vyvolání a vytočení
čísla, ale i sledování provolaného času. Pokud ne, nezoufejte, sice si číslo
budete muset vytočit sami, ale evidenci hovorů můžete také s úspěchem využít.
A co že mají tyto dvě speciální akce společného? Je to tlačítko [Schedule]
("Naplánuj"). Tímto tlačítkem vytvoříte událost do sekce Kalendář tedy
Appointment ("Schůzku"), která bude automaticky spojena Linkem s tímto úkolem
nebo hovorem. Až se ve stanovenou dobu ozve zvonek a "vyskočí" na vás zpráva,
že čas právě nastal, víte, že pomocí linku se k úkolu či hovoru jednoduše
dostanete.
Contact ("Kontakty")
Vše v našem světě se točí především okolo lidí (někdo tvrdí, že okolo peněz,
ale já jsem optimista). A lidí je čím dál tím více. Tedy pojďme si v nich
udělat pořádek. Přesuneme se do sekce Kontakty. Opět začneme tím, že si vyberem
pohled. Jednotlivé pohledy se liší v podstatě jen velikostí "vizitky" pro
jednotlivé kontakty (z nich mi nevíce vyhovoval pohled Address). Jedinou
výjimkou je pohled History, kde se vám zobrazí kontakt na levé stránce a
aktivity s nim související (spojené Linkem) na straně pravé velice šikovné.
Vytvoření nového kontaktu je velice jednoduché. Buď "dvojkliknete" kamkoli do
sekce kontaktů (mimo již hotové vizitky), nebo odkudkoli přes Menu: Create \
Entry In \ Contact. V okně pro nový kontakt máte možnost zadat spoustu
informací a doporučuji vám, abyste zadali všechny, na které si vzpomenete (co
víte dnes, zítra už vědět nemusíte...).
Okno si můžete přizpůsobit, takže by neměl být problém uložit sem všechny
informace, jež potřebujete (tlačítka Edit Tabs a Edit Custum Labels). Zmíním se
jen o několika zajímavých políčkách. Na listu Work si povšimněte políčka
Categories ("Kategorie"). Přeskočte v textu ke kapitole Categories a přečtěte
si ji (pokud jste tak neučinili). Pak se vraťte a pečlivě Kategorie kontaktu
vyplňte. Na listu General jsou políčka pro vyplnění narozenin a výročí. Pokud
je vyplníte, automaticky se vám v Kalendáři a v sekci Výročí vytvoří patřičné
záznamy propojené s kontaktem, takže už nikdy na narozeniny, svátek či jiné
výročí nezapomenete.
Vytvořený kontakt je možné propojovat s ostatními záznamy v Organizeru (viz
kapitola Linky) DOPORUČUJI, je možno k němu vytvořit záznam o aktivitě (Create
Activity), připojit i soubory (File Link) nebo další webovské stránky (Internet
Link), a to vše je dostupné po kliknutí pravým tlačítkem na kontakt (a ještě
mnoho dalšího).
Jednou z výborných možností dostupných přes pravé tlačítko myši je Group of
Contact ("Seskupování kontaktů"). Takto vytvořená skupina je uložena jako běžný
kontakt a lze s ní podobným způsobem nakládat přiřadit Kategorie či přiložit
popis skupiny. Je možné i sdružovat skupiny atd.
Notepad (,,poznámky,,)
Notepad je další významná sekce v Organizeru jsou snad jen samé významné sekce
:-). Sem je možno umístit nejen poznámky, ale i dokumenty (texty z Wordu,
tabulky Excelu...) a také celé WWW stránky.
Po kliknutí na ouško sekce Notepad se objeví přehledný obsah s dostupnými
dokumenty jen si vybrat (dvojklikem na název), a jsme tam.
Vytvoření "poznámky" je velmi podobné, ne-li stejné, jako u jiných sekcí tedy
dvojklik na prázdné místo v sekci nebo přes Menu: Create \ Entry In \ Notepad.
Ačkoli zde není, na rozdíl od jiných sekcí, příliš voleb, je možno s dokumentem
podnikat zajímavé věci již při vytvoření. Dokument pojmenujeme; doporučuji
volit krátké, výstižné názvy ty se vám objeví v obsahu, tak abyste poznali, o
co v dokumentu jde. Číslo stránky obvykle nechávejte na Organizeru. [Automatic]
uloží dokument na konec. Jen pokud chcete vložit dokument na konkrétní místo v
kapitole, zvolte [Manual] a zapište číslo stránky ostatní stránky se posunou
dozadu.
Možná jste zaregistrovali novinku kapitola. Pokud zašktrnete volbu Start a
chapter ("Začátek kapitoly"), bude vkládaný dokument zobrazen v obsahu tučně a
bude vizuálně předřazen ostatním stane se názvem kapitoly. Takto jednoduše
můžete dát dohromady dokumenty, které k sobě také logicky patří (například
popisy šachových partií nebo smlouvy uzavřené v rámci nějaké akce).
Zaškrtnutím volby Link Page sice způsobíme, že na danou stránku nebudeme moci
psát, ale získali jsme tím obrovský nástroj pro seskupování. Pokud danou
stránku spojíme linkem s jakýmkoli objektem v Organizeru, objeví se vám záznam
o daném objektu jako jeden řádek. Už tedy víte, jak dát dohromady např. smlouvy
od dodavatele, jeho ceník a webovou stránku či kontakty na jeho zaměstnance
pěkně pod jeden přístupový bod?
Říkáte si, že je toho dost? To ještě nevíte, že zaškrtnutím políčka Use this
page to store web content oznámíte, že chcete, aby Organizer stáhl z Internetu
a zapamatoval si webovskou stránku a její obsah. Kdykoli pak můžete jediným
kliknutím tuto uloženou stránku aktualizovat. Má váš dodavatel ceník na
Internetu? Teď již víte, jak mít jeho aktuální ceník u sebe. Tip: Dejte všechny
ceníky za sebe, první označte jako začátek kapitoly a každý z nich spojte
linkem s patřičným kontaktem. Dokumentům přiřaďte kategorii "Ceník" a vytvořte
k nim linkem spojené události v Kalendáři, abyste nezapomněli, že máte v ten
den ceník aktualizovat.
Tak nějak mohou vypadat vaše data v Organizeru.
Ufff tedy závěr
Že toho ale bylo najednou moc? Že se vám s toho točí hlava a stejně si všechno
nepamatujete? Nevadí. Nikdo nečeká, že po přečtení jednoho článku sednete za
počítač, pustíte takový komplexní program, jako je Lotus Organizer a začnete ho
plnit daty a propojovat je do složitých struktur. Organizer vám neříká, že
musíte dělat věci tak, jak vám někdo v manuálu předepíše naopak. Začněte tím,
že si zaznamenáte telefonní čísla. Pak, abyste něco nepropásli, zapište si do
kalendáře schůzky. Časem přijdete na to, že než složitě popisovat, s kým se mám
setkat, je jednodudušší spojit linkem schůzku a kontakt. Až nastane tato
chvíle, máte vyhráno a dveře opravdového využití Organizeru se vám otevírají.
Nebojte se vstupte!
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU