složení zkoušky ze třetího modulu ECDL, zaměřeného na textový editor. Protože
je v současné době možné tuto zkoušku absolvovat pouze prostřednictvím
textového editoru Microsoft Word, zaměříme se v tomto článku převážně na tento
produkt.
Textové editory (procesory) začaly pronikat mezi širokou veřejnost ihned po
nástupu osobních počítačů. Šťastlivci, kteří měli k počítači přístup, poznali
jejich nesporné výhody oproti psacím strojům. Jsou to především:
- snadné úpravy psaného textu (nikdy se vám nestane, že byste napsali jedno
písmenko přes druhé)
- bezprostřední ukládání textu do paměti počítače (můžeme z jednoho místa
dokumentu na druhé kopírovat či přemisťovat text i další objekty)
- tvorba diskového souboru, v němž může být text dlouhodobě uložen (s tím
souvisí snadné přenášení vytvořeného dokumentu)
- možnost kdykoli si obsah souboru zobrazit, editovat i vytisknout.
Díky prvotní orientaci osobních počítačů na práci v textovém režimu byly
soubory, v nichž byl uložen napsaný text, zprvu čistě znakové (textové
soubory). Tyto soubory obsahují pouze kódy znaků vložených z klávesnice.
Příkladem jednoduchého textového editoru pracujícího výlučně se znakovými
soubory je program Poznámkový blok (Notepad) ve Windows. Ten dnes však již
slouží ponejvíce počítačovým odborníkům pro práci s různými speciálními
soubory, jako jsou soubory dávkové, známý AUTOEXEC.BAT, či zdrojové texty
webových stránek (soubory htm, resp. html). Běžný uživatel s těmito editory
pracuje málokdy.
Protože byl do procesu tvorby textu zapojen počítač, bylo možno zvýšit nároky
na úpravu i obsah textu. Ve vytvořených souborech se začala uchovávat i jejich
struktura (např. parametry stránky) a formát odstavců a znaků a různé další
informace (ve formě různých řídících znaků). Zkuste si v Poznámkovém bloku
otevřít nějaký soubor napsaný nestorem českých textových editorů Text602, a
ihned vám tyto znaky padnou do oka. Původní psaný text zde sice též naleznete,
ale po vynaložení určitého úsilí.
Díky pokroku ve výrobě hardwaru a i softwaru počítačů bylo možno práci v
textovém režimu počítače nahradit prací v režimu grafickém. Současný uživatel
Windows je proto dnes již zhýčkán okny, místními nabídkami a panely s nástroji.
Grafika vstoupila i do prostředí dokumentů moderních textových editorů. Do
napsaného textu lze nyní vkládat nejrůznější objekty počínaje běžnými tabulkami
a obrázky, které vytvoříme přímo v editoru, a konče objekty vytvořenými v
jiných programech a poté importovanými. Moderní textové editory dnes umějí
exportovat vytvořený dokument i do formátu webových stránek (htm).
Abychom si rozuměli
Vysvětleme si nyní význam důležitých pojmů, které budeme v dalším textu
používat. Klepnutí myši je český výraz pro click, poklepání potom znamená dvojí
klepnutí-doubleclick. Neuvedeme-li přitom, o které tlačítko se jedná, míníme
levé tlačítko myši. Bude-li třeba použít pravé tlačítko, vždy to výslovně
uvedeme. Tah myši znamená stisknout tlačítko myši a přitom ji posouvat po
podložce. Tah končíme uvolněním tlačítka.
Budeme-li chtít vyjádřit skutečnost, že je třeba z hlavní nabídky příkazů
rozvinout určitou nabídku, například Vložit a v ní klepnout na jistý příkaz,
např. Pole, uvedeme nejdříve název příkazu hlavní nabídky, jejž oddělíme
lomítkem od příkazu, který je v této nabídce třeba použít, např. Vložit/Pole.
Názvy příkazů budeme přitom zapisovat kurzívou.
Pracovní prostředí Wordu
Po spuštění Wordu se na obrazovce objeví okno tohoto programu. Pod titulním
proužkem okna vidíme hlavní nabídku. Pod ní se obvykle nacházejí panely s
nástroji (tlačítky). Spustíte-li čerstvě nainstalovaný Word, budou tam panely
dva, Standardní a Formátovací. Všechny panely včetně panelu hlavní nabídky se
dají v okně Wordu tahem myši přesouvat. Nejlépe přesun realizujete tahem za
svislý výstupek na levém konci panelu.
Mnohem důležitější než přesun je však možnost skrývat a zobrazovat panely s
nástroji. Klepnete-li na libovolném panelu pravým tlačítkem myši, získáte
místní nabídku, v níž jsou uvedeny názvy panelů. Zaškrtnuté názvy znamenají, že
příslušné panely jsou na obrazovce. Klepnutím na takovýto název panel skryjete,
klepnutím na nezaškrtnutý název příslušný panel zobrazíte. Nabídku pro práci s
panely získáme též příkazem Zobrazit/Panely nástrojů.
Ve Wordu 2000 se pro práci s nabídkami a panely objevily nové možnosti. V
nabídkách nemusíte zobrazovat všechny příkazy, ale pouze základní a z ostatních
jen posledně použité. Panely Standardní a Formát lze umístit vedle sebe. Obě
tyto možnosti lze přepínat v dialogovém okně příkazu Zobrazit/Panely nástrojů/
Vlastní.
Pod panely je prostor pro práci s dokumenty. Každý dokument je přitom v
samostatném okně. Příkazem Okno/Uspořádat lze okna s otevřenými dokumenty
uspořádat nad sebe.
Novinkou Wordu 2000 je, že každý otevřený dokument má k dispozici samostatné
okno aplikace Wordu včetně všech jeho nástrojů (panely nástrojů, stavový řádek
apod.).
V okně s dokumentem Wordu je k dispozici pravítko. Příkazem Zobrazit/Pravítko
jej lze skrýt či opět zobrazit. Dále zde nacházíme vodorovný a svislý rolovací
pruh. Vlevo od vodorovného rolovacího pruhu jsou tlačítka pro přepínání mezi
různými způsoby zobrazování dokumentu. Dole po svislým rolovacím pruhem jsou
tlačítka, kterými uskutečňujeme pohyb mezi různými výskyty určitého objektu v
dokumentu. Prostředním z nich vybereme typ objektu. Krajními potom přecházíme
na další a předchozí výskyt objektu tohoto typu.
V dolní části okna Wordu je stavový řádek. Lze jej skrýt či zobrazit pomocí
volby Stavový řádek na kartě Nástroje/Možnosti/Zobrazení. Stavový řádek je
rozdělen na několik panelů. V prvním zleva vidíme údaje o zobrazované stránce a
v dalším údaje o poloze kurzoru na stránce. Zkuste si na každém z těchto panelů
poklepat myší a uhodnout, co jste způsobili. Potom následují panely zobrazující
možné režimy Wordu (Záznam makra, Revize, Rozšířený výběr, Přepisování).
Poklepáním na některý z těchto panelů lze jemu příslušný režim zapnout či
vypnout. Poslední tři panely ukazují jazyk nastavený pro kontrolu pravopisu,
stav pravopisu a gramatiky a ukládání na pozadí. Jsou též citlivé na poklepání
(vyzkoušejte si). V pravé části stavového řádku je rovněž indikován tisk
dokumentu.
Otevření a uložení dokumentu
Základní jednotkou, s níž Word pracuje, je dokument. Každý dokument je umístěn
v samostatném okně Wordu a ukládáme ho zpravidla do jednoho souboru. Jinými
slovy, jakýkoli text, který v nějakém okně prostředí Wordu vytvoříme, je
umístěn v dokumentu a ten se ukládá do samostatného souboru. Výjimkou je tzv.
hromadný dokument, jenž se ukládá do více souborů. K práci s hromadnými
dokumenty však obvykle přikročíme až při tvorbě rozsáhlých dokumentů
zpracovávaných více uživateli.
Po spuštění Wordu je v něm již připraven prázdný dokument. Chceme-li uložit
změny provedené v dokumentu, použijeme příkaz Soubor/Uložit či Soubor/Uložit
jako, nebo tlačítko Uložit na standardním panelu s nástroji. Není-li dokument
ještě uložen v souboru, objeví se po použití kteréhokoli z těchto příkazů
dialogové okno příkazu Soubor/Uložit jako. V něm specifikujeme složku pro
uložení a název souboru. Ukládáme-li dokument do pro něj již založeného souboru
(příkaz Soubor/Uložit či tlačítko Uložit), není ukládání předcházeno žádným
dialogovým oknem. Kdykoli chceme uložit dokument v novém souboru, použijeme
příkaz Soubor/Uložit jako.
Chceme-li ve Wordu pracovat s dokumentem uloženým v souboru, otevřeme jej
příkazem Soubor/Otevřít či klepnutím na tlačítko Otevřít Standardního panelu s
nástroji. Dialogové okno tohoto příkazu je velice podobné oknu pro ukládání
souboru. Určíme v něm, ze které složky a který soubor chceme otevřít.
K vytvoření nového prázdného dokumentu slouží tlačítko Nový výchozí soubor,
umístěné jako první zleva na Standardním panelu s nástroji. V tom případě
vytvoříme běžný dokument Wordu založený na šabloně Normal.
Chceme-li si vybrat, ze které šablony (vzoru) vytvoříme dokument, vykonáme
příkaz Soubor/Nový. V jeho dialogovém okně si šablonu zvolíme (nestrachujte se,
o šablonách si řekneme více).
Způsoby zobrazování dokumentu
Při práci s Wordem máme k dispozici dva základní režimy zobrazování dokumentu,
režim Normální a Stránkový.
Normální režim slouží k vkládání textu do dokumentu a k úpravám tohoto textu.
Tento režim není WYSIWYG (What You See Is What You Get), to znamená, že
nezobrazuje obsah dokumentu tak jak se vytiskne, ale tak, aby byl co nejlépe
uzpůsoben k editaci textu v něm. V normálním režimu chybí např. okraje stránky,
nezobrazuje se obtékání textu kolem objektů, sloupcová sazba apod.
Stránkový režim (ve Wordu 2000 se nazývá Rozvržení při tisku) je určen ke
vkládání různých objektů do textu, proto je ve své podstatě WYSIWYG. Navíc se v
tomto režimu mohou zobrazovat další pomocné informace, jako netisknutelné
znaky, hranice objektů apod.
V obou těchto režimech si můžeme pomocí seznamu Měřítko zobrazení, umístěného
na Standardním panelu s nástroji, určit vhodné zvětšení dokumentu v okně.
Dalšími důležitými režimy zobrazování dokumentu je Osnova a Náhled.
V režimu Osnova zobrazuje Word logickou strukturu dokumentu, určenou názvy
kapitol či odstavců, a umožňuje ji též snadno měnit. Podrobněji se o něm ještě
zmíníme.
Režim Náhled je čistě WYSIWYG (nelze v něm zobrazit ani netisknutelné znaky) a
slouží ke konečné prohlídce a úpravám dokumentu před tiskem.
Netisknutelné znaky
Ve všech zobrazeních dokumentu, kromě Náhledu, lze tlačítkem Zobrazit nebo
skrýt umístěným na Standardním panelu s nástroji navolit zobrazování, či skrytí
netisknutelných znaků. Netisknutelné znaky se opravdu netisknou, jsou však
důležitým nástrojem k formátování dokumentu. Proto naléhavě doporučuji pracujte
ve Wordu vždy se zobrazenými netisknutelnými znaky.
Známým netisknutelným znakem je značka konce odstavce. Odstavcem ve Wordu je
text ukončený touto značkou. Konec odstavce uděláme stisknutím klávesy ENTER.
Každý uživatel by měl vědět, že ve Wordu jsou dva typy mezer. Normální mezery
děláme mezerníkem, přísluší jim netisknutelný znak tečka, umístěný vertikálně
uprostřed řádku. Znaky oddělené normálními mezerami chápe Word jako samostatná
slova. Další druh mezer jsou mezery pevné. Po vytisknutí se jeví jako běžné
mezery, znaky spojené pevnou mezerou však Word chápe jako jedno slovo. Na kartě
Při psaní dialogu Nástroje/Automatické opravy lze navolit jejich automatické
vkládání po k, s, v, z. Potom nezůstanou nikdy tato slůvka na konci řádku.
Je-li třeba pevnou mezeru vložit do textu z klávesnice (například jako
oddělovač tisíců v číslech), uděláme to kombinací Ctrl+Shift+mezerník.
Z dalších netisknutelných znaků jmenujme např. znak tabulátoru, znaky konce
textu v buňce při práci s tabulkou apod.
Český nebo anglický Word?
Na tuto otázku dnes snad již každý odpoví, že český Word. Hlavní důvody jsou
následující. České názvy příkazů v nabídkách, česká nápověda. Ihned po
nainstalování je k dispozici česká kontrola pravopisu i tezaurus. Automatické
opravy chybně napsaného textu jsou uzpůsobeny češtině. Lze nastavit psaní
pevných mezer po k, s, v, z. Spolu s Wordem získáme i sadu českých šablon, z
nichž můžeme vytvářet nové dokumenty (příkazem Soubor/Nový).
Nastavení parametrů stránky dokumentu
Pokud jste někdy pozorovali písařku, která začíná pracovat na psacím stroji,
viděli jste, že si nejdříve zvolí papír vhodné velikosti. Po jeho zasunutí do
stroje určí velikost okrajů stránky, a pak teprve začne psát. Ve Wordu lidé
často napíšou mnoho textu, aniž by se o tyto důležité parametry vůbec starali.
Jsou to zásadní charakteristiky dokumentu (přesněji řečeno oddílu dokumentu), a
proto si v dalším si řekneme, jak se nastavují.
Vykonáme příkaz Soubor/Vzhled stránky. V jeho dialogovém okně nastavíme na
kartě Formát papíru velikost papíru a jeho orientaci (na výšku/na šířku), a na
kartě Okraje velikost okrajů.
Veličiny, které v dialogovém okně Vzhled stránky nastavujeme, nazýváme
parametry stránky. V jednoduchých a krátkých dokumentech jsou parametry stránky
obvykle v celém dokumentu konstantní. Chceme-li v určitém úseku dokumentu
nastavit jinou hodnotu některého parametru stránky, musíme z této části
dokumentu vytvořit samostatný oddíl. Jinými slovy, oddíl je část dokumentu, v
němž jsou parametry stránky stejné.
Jak v dokumentu založíme nový oddíl?
- Vyznačíme úsek dokumentu, v němž chceme změnit parametry stránky, a v
dialogovém okně příkazu Soubor/Vzhled stránky změnu provedeme.V seznamu Použít
přitom volíme položku na vybraný text, která se zde objeví. Word sám vytvoří z
vyznačeného textu samostatný oddíl.
- Umístíme kurzor na začátek budoucího oddílu a v dialogovém okně příkazu
Vložit/Konec volíme konec oddílu.
Oddíl v dokumentu končí značkou konce oddílu. Chceme-li oddíl odstranit,
smažeme jeho značku konce oddílu. Pozor však! Ve značce konce oddílu se
uchovávají nastavení parametrů stránky. Po jejím odstranění přebírá text, který
v oddílu byl, formát oddílu následujícího.
Chceme-li v oddílu změnit hodnoty parametrů stránky, umístíme do něj kurzor a
navolíme nové hodnoty parametrů v dialogu Soubor/Vzhled stránky. V seznamu
Použít volíme přitom položku na tento oddíl. Chceme-li tuto změnu provést ve
více oddílech, vyznačíme je a postupujeme stejně. V seznamu Použít volíme na
vybrané oddíly.
Obrovsky důležitou funkci má v dialogu Soubor/Vzhled stránky tlačítko Výchozí,
umístěné v levé dolní části okna. Tímto tlačítkem si totiž můžeme uložit právě
nastavené parametry stránky do šablony, která je k dokumentu připojena. Děláme-
li pak z této šablony nové dokumenty, obsahují již toto nově navolené nastavení
stránky.
Ptáte se, co je šablona? Je to vzor, z něhož se nový dokument vytvoří. Šablonu
zhotovíme tak, že vhodně naformátujeme dokument, vložíme do něj vše, co mají
dokumenty z budoucí šablony vytvořené obsahovat, a potom uložíme tento dokument
(příkazem Soubor/Uložit jako) jako šablonu Wordu (v dialogovém okně pro
ukládání souboru volíme typ souboru šablona dokumentu). Vytváříme-li dokument
příkazem Soubor/Nový, můžete si šablonu, na níž ho založíme, vybrat z
dialogového okna příkazu. Děláme-li nový dokument tlačítkem Nový výchozí
soubor, pak vzniká z nejběžnější šablony Wordu, nazvané Normal. Ze šablony se
do dokumentu zkopíruje základní nastavení dokumentu, styly i eventuální text či
objekty, které jsme do ní umístili. Více se můžete o šablonách dozvědět z
citované literatury.
Záhlaví a zápatí stránky, pole Wordu
Každý by měl umět opatřit svůj dokument alespoň elementárním záhlavím či
zápatím, kde je např. číslo stránky a počet stránek dokumentu.
Do editačního režimu záhlaví a zápatí se dostaneme příkazem Zobrazit/Záhlaví a
zápatí. Word přitom automaticky nastaví zobrazení dokumentu jako stránkové.
Na obrazovce se objeví panel Záhlaví a zápatí, jehož tlačítka poskytují
nejčastěji používané nástroje pro editaci záhlaví a zápatí.
Záhlaví a zápatí však nemusí být v celém dokumentu stejné. Word umožňuje
nadefinovat jiné záhlaví a zápatí pro každý oddíl. Vytvoříme-li v dokumentu
oddíly, jsou zprvu záhlaví všech oddílů a nezávisle na nich zápatí ve všech
oddílech propojena. Předpokládá se totiž, že běžný uživatel bude chtít většinou
ve všech oddílech stejné záhlaví či zápatí, což zmíněné propojení zajistí. Na
netisknutelné obrysové čáře záhlaví či zápatí můžeme číst nápis Stejné jako
minulé. Tlačítkem Stejné jako minulé panelu Záhlaví a zápatí však můžeme toto
propojení zrušit. V tom případě se již záhlaví/zápatí předchozího oddílu
nepřenáší do oddílu následujícího. V každém oddíle můžeme navíc nadefinovat
různé záhlaví/zápatí pro liché a sudé stránky, a jiné pro stránku první. Děláme
to na kartě Rozvržení příkazu Soubor/Vzhled stránky.
Nejčastěji umisťujeme do záhlaví či zápatí číslo stránky a celkový počet stran
dokumentu. Použijeme k tomu opět tlačítek panelu Záhlaví a zápatí. Klepnete-li
na takto vloženou informaci, podbarví se šedě. Tím Word detekuje pole, jednu z
jeho velice důležitých struktur. Šedé podbarvení polí lze ovlivnit na kartě
Zobrazení příkazu Nástroje/Možnosti.
Pole Wordu je příkaz, kterým do dokumentu vkládáme určitou hodnotu. Každé pole
má výslednou hodnotu a kód. Mezi těmito dvěma způsoby zobrazení pole přepínáme
klávesou Shift+F9 (po klepnutí na pole). Tlačítkem pro vložení čísla stránky
jsme vlastně do dokumentu vložili pole, které má kód PAGE, a jeho hodnotou na
každé stránce je její číslo. Tlačítkem Vložit počet stránek vkládáme pole
NUMPAGES, jehož hodnotou je počet stránek v dokumentu.
Pole můžeme vložit na libovolné místo v dokumentu. Obecný příkaz k tomu je
Vložit/Pole. Z jeho dialogového okna poznáme, že Word má něco kolem sedmdesáti
polí. Běžným je např. pole Formula, sloužící k výpočtu vzorců v tabulkách. Pole
je jedním z elementárních prostředků Wordu pro automatizaci práce s dokumentem.
Lze je přirovnat ke vzorci v tabulkovém procesoru.
Jak je to s aktualizací (přepočítáváním) polí ve Wordu? Víme, že vzorce v
Excelu se po změně dat, na která se odkazují, obvykle přepočítávají
automaticky. U polí Wordu platí toto pravidlo pouze pro pole vkládaná do
záhlaví a zápatí. Jejich automatické přepočítání se provede nejpozději před
vytisknutím dokumentu (též při změně zobrazení dokumentu). Pole umístěná do
textu dokumentu nutno přepočíst manuálně. Stačí je vyznačit a stisknout klávesu
F9. Chceme-li, aby se před vytisknutím dokumentu automaticky přepočetla všechna
pole, aktivujeme volbu Aktualizovat pole na kartě Tisk příkazu Nástroje
možnosti.
Tlačítky pro vložení datumu a času na panelu Záhlaví a zápatí vkládáme do
dokumentu též pole, jejichž hodnotou je datum, resp. čas. Proto se tyto hodnoty
aktualizují tak, jak jsme si řekli. Neměnnou hodnotu datumu či času vkládáme do
dokumentu z dialogového okna Vložit/Datum a čas. Nesmíme zde však zaškrtnout
volbu pro automatickou aktualizaci. To bychom získali opět pole.
Co ví o formátování znaků a odstavců kdekdo
Zásadním příkazem pro formátování znaků je Formát/Písmo, pro formátování
odstavců Formát/Odstavec. Každý uživatel Wordu ví, že často používané příkazy
(tlačítka) pro formátování znaků i odstavců najdeme na formátovacím panelu s
nástroji. Dalšími důležitými příkazy k formátování odstavců jsou Formát/Odrážky
a číslování, Formát/Ohraničení a stínování a Formát/Tabulátory.
Automatické formátování textu děláme pomocí stylů Wordu (viz dále). Seznam pro
aplikaci stylů je první zleva na Formátovacím panelu. Dodatečné (ruční)
formátování textu děláme jednotlivými k tomu určenými příkazy.
Co ví o formátování znaků a odstavců málokdo
Formátujeme-li jedno slovo, resp. odstavec, netřeba provést předem jeho
vyznačení. Stačí do něj pouze umístit kurzor a začít formátovat (znaky ovšem
formátujeme jinými příkazy než odstavce).
Formátujeme-li více slov, resp. odstavců, je jejich předchozí vyznačení nutné.
Znak, který napíšeme do dokumentu, automaticky přebírá formát znaku předchozího.
Odstavec, který napíšeme do dokumentu, přebírá automaticky formát předchozího
odstavce pouze tehdy, je-li ve stylu předchozího odstavce stanoveno, že styl
následujícího odstavce je tentýž. Tak je to např. u Normálního stylu. Je-li
určen pro následující odstavec jiný styl, nepřechází dodatečné formátování
odstavce do odstavce následujícího, ale jeho formát je určen pouze
specifikovaným stylem. Tak je to např. u původní definice stylů Nadpis.
Objasněme pro jistotu tento důležitý a v mnoha příručkách neuváděný rys Wordu
na příkladě.
Vložíme-li např. do odstavce formátovaného stylem Normálním několik zarážek
tabulátorů, přecházejí tyto zarážky automaticky při psaní textu do dalších
odstavců. Vložíme-li však zarážky do odstavce formátovaného stylem Nadpis 1,
nepřecházejí automaticky do dalšího odstavce, protože jeho styl je stanoven
jako Normální. To je určeno v definici stylu Nadpis 1.
Jakoukoli kombinaci dodatečného formátování znaků odstraníme příkazem
Ctrl+mezerník. Zpracovávané znaky potom nabývají formátu, který je pro ně
nadefinován ve stylu odstavce tyto znaky obsahujícího. Pozor! Z tohoto pohledu
patří styl znaku do dodatečného formátu odstavce. Příkazem Ctrl+mezerník ho lze
ze zpracovávaných znaků odstranit.
Jakoukoli kombinaci dodatečného formátování odstavců odstraníme příkazem
Ctrl+Q. Zpracovávané odstavce potom nabývají formátu daného stylem odstavce.
Klávesové zkratky
Každý zkušenější vám řekne: používejte při práci s počítačovými programy
klávesové zkratky. Samo sebou, má pravdu. Nemusíte hledat myš na stole. Až ji
najdete, možná jejím posunutím shodíte haldu papírů. Když už myš máte v ruce,
zjistíte, že na obrazovce není příslušný panel s tlačítky, apod. Další čas
strávíte rozbalováním nabídek a hledáním příkazů. Užíváte-li klávesové zkratky,
pak tyto potíže odpadají.
Seznam předdefinovaných klávesových zkratek najdete přehledně uvedený v
nápovědě, proto jej sem nebudu přepisovat. Zmíním jen ty zkratky, které často
ve Wordu používám. Proto jsem si je zapamatoval jaksi mimoděk. Myslím si totiž,
že bychom se klávesové zkratky, jakkoli jsou užitečné, neměli učit jako
básničku nazpaměť. Spíše bychom si měli vytipovat ty příkazy, které často
používáme, a pro ně si vyhledat klávesové zkratky. Tento způsob jsem použil já,
a tady máte výsledky.
Pro vyznačení obsahu dokumentu je vhodné použít zkratku Ctrl+A. Pozor,
nevyznačíte ale záhlaví a zápatí dokumentu.
Otevření nového dokumentu zajistí zkratka Ctrl+N, otevření uloženého dokumentu
Ctrl+O. Ukládání dokumentu dělejte zkratkou Ctrl+S.
Každý by měl znát zkratky pro práci se schránkou. Ctrl+C do schránky
kopírujeme, Ctrl+X do ní přemisťujeme, Ctrl+V ze schránky vkládáme.
Často se mi hodí zkratka Shift+F3. Zkuste klepnout do slova a několikrát
aplikovat tuto zkratku. Zjistíte, že dochází k cyklické změně písmen ve slově
na první velké, všechna velká a všechna malá písmena. Měníme-li ve větě
slovosled (jako zkušení wordisté tahem myši), často je potom třeba tuto zkratku
použít.
Pro úplnost zmíním již diskutované klávesové zkratky Ctrl+mezerník a Ctrl+Q.
První slouží k odstraněné dodatečného formátování znaků, druhá k odstranění
dodatečného formátu odstavce.
Je-li zapotřebí ukončit řádek textu dřív, než to automaticky udělá Word, ale
zůstat přitom v tomtéž odstavci, aplikujeme zkratku Shift+Enter. Do dokumentu
tak vložíme tvrdý konec řádku, jehož netisknutelný znak je +.
Je-li zapotřebí ukončit stránku textu dříve, než to učiní Word, provedeme
příkaz Ctrl+Enter, čímž do dokumentu vložíme tvrdý konec stránky.
Obrovsky užitečná je i klávesová zkratka Shift+F5. Po otevření dokumentu je
kurzor na jeho začátku. Shift+F5 jej přemístí tam, kde jsme přestali před
posledním uložením dokumentu pracovat (obvykle tam, kde jsme včera skončili).
Při práci s dokumentem uchovává Word poslední tři pozice kurzoru. Povelem
Shift+F5 se na ně lze přemístit.
Často musíte přecházet na začátek či konec dokumentu. K tomu slouží zkratky
Ctrl+Home (začátek) a Ctrl+End (konec). K rychlému přechodu na začátek řádku
slouží klávesa Home, na konec textu v řádku se dostanete klávesou End.
Styly
Styl ve Wordu představuje pojmenovaný formát odstavce nebo znaku. Každý
dokument je ihned po vytvoření vybaven počáteční sadou stylů kopírují se do něj
ze šablony, z níž dokument vytváříme.
Se styly se uživatel setká ihned, jakmile poprvé otevře Word a začne psát. Píše
totiž Normálním stylem. Mnohem později si však uživatel uvědomí důležitost
stylů, a ještě mnohem později se naučí se styly pracovat a využívat jejich
výhod.
Seznam stylů je umístěn na formátovacím panelu, první zleva. V novém dokumentu
je tam však pouze 5 nejběžnějších stylů. Rozbalíte-li jej však se stisknutou
klávesou Shift, uvidíte zde všechny dostupné styly. Všechny styly dokumentu
jsou k dispozici též v seznamu dialogového okna příkazu Formát/Styl.
V seznamech zobrazujících styly poznáme styly odstavce podle značky konce
odstavce, umístěné u názvu stylu, a styly znaku podle podtrženého písmena a u
jejich názvu. Styl aplikujeme na vyznačený text snadno. Stačí zvolit jeho název
v seznamu stylů formátovacího panelu, nebo použít příslušnou klávesovou zkratku.
Styly lze rozdělit na standardní (ve Wordu jsou již obsaženy) a styly zhotovené
uživatelem. Standardní styly nelze odstranit, nelíbí-li se nám jejich vzhled,
můžeme je však modifikovat.
Nejjednodušší metoda tvorby vlastního stylu odstavce je následující.
Zformátujeme odstavec podle svých představ. Umístíme do něj kurzor, klepneme do
seznamu stylů na formátovacím panelu, napíšeme sem název nového stylu odstavce
a klávesou Enter celý proces ukončíme. Až neskutečně snadné, co?
Zásadním příkazem pro tvorbu stylů je příkaz Formát/Styl. Zde klepneme na
tlačítko Nový. Objeví se dialog Nový styl. V něm určíme název budoucího stylu a
jeho typ odstavec či znak. Styly znaků ani jinou metodou, než touto, nelze
zhotovit. V seznamu Založit na vybereme styl, jehož úpravou dostaneme styl
nový. V seznamu Styl následujícího odstavce určíme styl, který bude mít
odstavec následující. Připomeňme, že specifikujeme-li zde jiný styl, než má náš
odstavec, nepřechází dodatečné formátování našeho odstavce do odstavce nového.
Po klepnutí na tlačítko Formát potom určujeme jednotlivé složky formátu našeho
stylu. Stylu lze též přiřadit klávesovou zkratku. Aktivujeme-li přepínač Přidat
do šablony, uloží se vytvářený styl do šablony připojené k dokumentu. Je tedy k
dispozici i v dokumentech, které potom z této šablony vytvoříme.
Styly lze též kopírovat mezi šablonami i dokumenty pomocí Organizátoru (příkaz
Formát/Styl, tlačítko Organizátor)
Děláme-li formátování dokumentu styly, bude formát v celém dokumentu jednotný.
Při ručním formátování můžeme po určité době opomenout některé vlastnosti k
formátu vyjadřujícímu určitý význam textu přidat, či je změníme. Výsledný efekt
nepůsobí potom dobrým dojmem.
Děláme-li formátování dokumentu styly, bude formát dokumentu snadno
modifikovatelný. Změníme-li totiž formát stylu, promítne se tato změna do všech
částí dokumentu, kde je tento styl použit. Takto např. přeformátujeme desítky
odstavců najednou, aniž je musíme v dokumentu hledat a formátovat jeden po
druhém.
Základními styly Wordu je styl Normální a styly typu nadpis.
Styl Normální v sobě obsahuje všechny vlastnosti formátu běžného odstavce,
např. písmo, zarovnání odstavce, jazyk pro kontrolu pravopisu apod. Na tomto
stylu je založena celá řada stylů dalších. To znamená, že změníme-li Normální
styl, dojde k odpovídající změně i ve všech stylech, které z něj vycházejí
(pokud v nich ovšem není právě změněná vlastnost předdefinována).
Stylů typu nadpis je devět. Jejich názvy jsou Nadpis 1, Nadpis 2, ..., Nadpis
9. Jsou určeny k formátování nadpisů v dokumentu. Nejdůležitější nadpisy (např.
kapitol) formátujeme stylem Nadpis 1, méně důležité (např. podkapitol či
odstavců) stylem Nadpis 2 atd.
Formátujeme-li nadpisy dokumentu styly typu nadpis, získáme kontrolu nad
logickou stavbou dokumentu. Přejdeme-li totiž v takovémto dokumentu do
zobrazení Osnova, můžeme snadno pracovat s logickými celky dokumentu (kapitoly,
podkapitoly apod.).
V tomto zobrazení máme k dispozici panel Osnova. Klepneme-li v něm na tlačítko
s číslem jedna (jmenuje se Zobrazit Nadpis 1), objeví se v dokumentu pouze
nadpisy formátované stylem Nadpis 1 (jsou to např. nadpisy kapitol). Text
jednotlivých kapitol je přitom skrytý, tyto nadpisy jej však zastupují. To
znamená, že jejich přemístěním můžeme přesouvat celé kapitoly apod. Klepneme-li
na tlačítko s číslem dvě, budou zobrazeny pouze nadpisy stylů Nadpis 1 a Nadpis
2. Další tlačítka s čísly mají obdobnou funkci. K přemisťování logických celků
dokumentu slouží tlačítka Přesunout nahoru, resp. Přesunout dolů. Jsou na nich
zobrazeny zelené šipky směrem nahoru a dolů. Ke snížení či zvýšení úrovně
nadpisu v dokumentu slouží tlačítka s šipkami doprava a doleva.
Logické celky dokumentu lze přesouvat i tahem myši za znaménko, které se
nachází před příslušným nadpisem.
Používání stylů typu nadpis v dokumentu usnadní dále tvorbu obsahu dokumentu
(příkazem Vložit/Rejstřík a seznamy) a též číslování nadpisů (Formát/Odrážky a
číslování). Zdůrazněme však, že styly nadpis nesmíme přitom používat k
formátování jiných částí dokumentu. Mohli bychom se potom dočkat například
zařazení tohoto úseku dokumentu do obsahu, či podobných nepříjemných překvapení.
Na závěr kapitolky o stylech zmíníme ještě jedno důležité pole. Jmenuje se
STYLEREF, neboli odkaz na styl. Jako povinný parametr tohoto pole nutno uvést
název stylu, na nějž odkaz děláme. Toto pole většinou umisťujeme do záhlaví
dokumentu. Jeho hodnotou je text prvního odstavce formátovaného odkazovaným
stylem, který je na této stránce. Další z parametrů pole určuje, zda se stránky
prohledává shora či zdola. Neobsahuje-li určitá stránka žádný odstavec tímto
stylem formátovaný, pak se do záhlaví přenáší hodnota pole ze stránky
předchozí. Tímto způsobem řeší Word úlohu uvést v záhlaví každé stránky název
příslušné kapitoly.
Objekty
Do textu dokumentu můžeme vkládat celou řadu objektů (obrázky, grafy, tabulky
Excelu apod.). Obecný příkaz ke vložení objektu do dokumentu je Vložit/Objekt.
V jeho dialogovém okně si již běžný uživatel snadno poradí. Nejdříve volí
správnou kartu dialogu (Vytvořit nový nebo Vytvořit ze souboru). Názvy těchto
karet samy naznačují další postup. Chce-li dělat nový objekt, potom v seznamu
Typ objektu nalezne názvy objektů, které může do dokumentu při stávající paletě
na počítači nainstalovaných programů vložit.
Často vkládáme objekt do dokumentu pomocí schránky. Ve zdrojovém programu jej
do schránky kopírujeme, ve Wordu potom ze schránky vkládáme. V nabídce Úpravy/
Vložit jinak lze specifikovat vložení s propojením. Měníme-li potom zdrojový
objekt, přenášejí se tyto změny i do jeho "kopie" uložené v dokumentu Wordu.
Jak umožníme obtékání objektu textem? Z místní nabídky objektu (získáme ji
klepnutím pravým tlačítkem myši na objekt) odešleme příkaz pro formátování
objektu. Na kartě Pozice dialogového okna tohoto příkazu určíme styl obtékání.
Lze též klepnout na tlačítko Upřesnit a z jeho dialogu volit další z možností.
Jinou variantou je tento postup. Zobrazíme panel Obrázek, vyznačíme náš objekt
a klepneme na tlačítko Obtékání textu panelu Obrázek. Objeví se řada variant
obtékání. Jedna je zde velice zajímavá. Jmenuje se Upravit hraniční body. Po
její aplikaci se na hranici objektu objeví černým čtvercovým táhlem vyznačené
hraniční body. Klepnutím na jejich spojnici se stisknutou klávesou Ctrl další
bod vytvoříme, klepnutím na bodu se stisknutou klávesou Ctrl jej odstraníme.
Tahem myši za zvolený bod lze volit vzdálenost textu od objektu, a to v místě
tohoto bodu. Tímto způsobem přizpůsobíme obtékání přímo na míru našemu objektu.
Co by měl dnes umět každý moderní textový editor
Závěrem tohoto článku si uveďme, jaké základní charakteristiky by měl dnešní
moderní textový editor mít. V závorce za jednotlivými vlastnostmi uvedeme
konkrétní příkazy, kterými je program Microsoft Word realizuje.
- Formátování textu by měl textový editor umět řešit pomocí stylů (Formát/Styl).
- Automatická kontrola pravopisu (Nástroje/Možnosti, karta Pravopis) a
gramatické skladby textu. Česká verze Wordu gramatiku kontrolovat zatím neumí.
- Automatické opravy často se vyskytujících chyb překlepů apod. (Nástroje/
Automatické opravy).
- Schopnost uchovávat časti používané úseky textu či jiné objekty a kdykoli je
na požádání vložit do dokumentu (Nástroje/Automatické opravy/Automatický text).
- Rychlé vyhledávání a nahrazování nejen zadaného textu, ale i zadaného formátu
(Úpravy/Najít, Úpravy/Nahradit)
- Automaticky vypracovat obsah a rejstřík zhotoveného dokumentu (Vložit/
Rejstřík a seznamy).
- Umět pracovat s tabulkami tvorba tabulek, jejich formátování, výpočty v
tabulkách (nabídka Tabulka).
- Vkládání různých objektů do textu (Vložit/Objekt) a jejich obtékání textem.
- Opatřovat vložené objekty automaticky číslovanými titulky (Vložit/Titulek) a
umět vytvářet seznamy jednotlivých druhů objektů (tabulek, obrázků) vložených
do dokumentu (Vložit/Rejstřík a seznamy).
- Práce s hromadnou korespondencí (Nástroje/Hromadná korespondence). Hromadná
korespondence řeší problém zaslání dopisu velkému množství adresátů.
- Snadné odesílání dokumentu elektronickou poštou.
- Orientace textového editoru i na práci s webovskými stránkami (Word může
ukládat dokumenty ve formátu HTML Soubor/Uložit jako stránku WWW).0 0209/OK o
Přehled základních pojmů používaných ve wordu
Automatický konec strany: Vkládá Word do dokumentu automaticky na základě
nastavených parametrů strany a formátování dokumentu.
Bod: Typografická jednotka. Jeden palec = 72 bodů. Běžná velikost písma je 10
až 12 bodů.
Dokument: Data vytvořená textovým editorem (procesorem). Dokument ukládáme do
souboru.
Hromadná korespondence: Úloha spočívající v rozeslání dopisu velkému počtu
adresátů.
Mezera: Odděluje slova. Vkládáme ji do textu mezerníkem. Je-li aktivní
zobrazování netisknutelných znaků, zobrazuje se jako tečka uprostřed řádku.
Neoddělitelná pomlčka: Vkládáme do dokumentu klávesovou kombinací Ctrl+znak
podtržení. Za touto pomlčkou se slovo nikdy nedělí.
Netisknutelné znaky: Znaky, které se netisknou a zásadním způsobem určují
formátování dokumentu (značka konce odstavce, znak tabulátoru apod.). Jejich
zobrazování je volitelné (tlačítko Zobrazit nebo Skrýt, příkaz Nástroje/
Možnosti/Zobrazení).
Oddíl: Část textu ukončená příslušnou značkou konce oddílu. Z části dokumentu
vytváříme samostatný oddíl tehdy, je-li zde zapotřebí změnit parametry strany
tohoto úseku textu. Není-li v dokumentu značka konce oddílu, tvoří dokument
jeden oddíl.
Odstavec: Text končící příslušnou značkou konce odstavce.
Osamocený řádek: První řádek odstavce poslední na straně, či poslední řádek
odstavce první na straně.
Párování znaků (kerning): Znaky, mezi nimiž se jeví větší mezera, budou blíže u
sebe. Nastavuje se příkazem Formát/Písmo, karta Proložení znaků.
Pevná (neoddělující, tvrdá) mezera: Vkládáme ji do dokumentu klávesovou
kombinací Ctrl+Shift+mezerník. Je-li aktivní zobrazování netisknutelných znaků,
zobrazuje se jako kroužek v horní části znaku. Slova spojená pevnou mezerou
chápe Word jako slovo jediné.
Pevný (tvrdý) konec řádku: Vkládáme do dokumentu klávesovou kombinací
Shift+Enter. Slouží k zalomení řádku uživatelem, k přechodu na nový řádek, aniž
ukončíme odstavec.
Pevný (tvrdý) konec strany: Vkládá do dokumentu uživatel klávesovou kombinací
Ctrl+Enter, či příkazem Vložit/Konec.
Pika: 1 pika = 12 bodů.
Pole Wordu: Příkaz, kterým vkládáme na zvolené místo dokumentu určitou hodnotu
(číslo aktuální strany, počet stran, apod.).
Rám: Obdélníková konstrukce Wordu, kterou lze obtékat textem a umístit na
libovolné místo na straně. Do rámu dáváme často obrázky, tabulky, text a další
objekty. Rám lze umisťovat pouze do textové roviny.
Slučovací pole: Pole, jejichž prostřednictvím řešíme úlohu hromadné
korespondence.
Schránka (Clipboard): Paměť, určená v prostředí Windows k výměně dat mezi
programy. Pomocí Schránky lze ve Wordu kopírovat a přemisťovat.
Styl: Pojmenovaný formát objektu, který je uložen v dokumentu či v šabloně. Ve
Wordu rozeznáváme styly odstavců a znaků. Běžným stylem odstavce je styl
Normální.
Šablona: Vzor, předloha, pro nové dokumenty. Parametry strany, text a styly v
ní uložené se kopírují do dokumentu z ní vytvořeného, nástroje v ní obsažené
(makra, položky Autotextu, panely nástrojů a změny v nich, klávesové kombinace,
změny v nabídkách) jsou dostupné při práci s dokumentem na ní založeným.
Šablona Normal: Šablona, z níž vytváříme dokument tlačítkem Nový. Šablona
Normal je vždy globální, to znamená, že nástroje v ní uložené (makra, panely
nástrojů, položky Autotextu, příkazy nabídky, klávesové příkazy) jsou dostupné
i z dokumentů založených na jiných šablonách.
Textové pole: Obdélníková konstrukce Wordu, kterou lze obtékat textem a umístit
na libovolné místo na straně. Do textového pole dáváme často obrázky, tabulky i
text a další objekty. Textové pole lze umístit nad text a před text, bohatě
formátovat a převést na rám.
Vodící znaky: Slouží pro vedení oka při čtení textu k nejbližší pravé zarážce
tabulátoru. Pro tuto zarážku je definujeme příkazem Formát/Tabulátory.
Volitelné rozdělení: Vkládáme do dokumentu klávesovou kombinací Ctrl+pomlčka.
Je-li třeba slovo, v němž je tento znak, rozdělit, rozdělí se v tomto místě a
znak se vytiskne jako dělítko (pomlčka) na konci řádku. Jinak se tento znak
netiskne a zobrazuje se jako +.
WYSIWYG: Zobrazení dokumentu tak, jak se vytiskne (What You See Is What You
Get). WYSIWYG je zobrazení stránkové a ukázka před tiskem.
Záložka: Pojmenovaný úsek dokumentu. Vytváříme příkazem Vložit/Záložka.
Zarážky tabulátorů: Slouží k zarovnávání textu do sloupců. Na pravém rohu
pravítka volíme typ zarážky (levá, pravá, středová, desetinná) a klepnutím na
pravítko ji vložíme do formátovaného odstavce dokumentu. Zarážku odstraníme
tak, že ji stáhneme myší pod pravítko. Se zarážkami lze pracovat též pomocí
příkazu Formát/Tabulátory.
Značka konce oddílu: Ukončuje oddíl, vkládáme ji do dokumentu příkazem Vložit/
Zalomení. Uchovává formátování oddílu. Patří mezi netisknutelné znaky.
Značka konce odstavce: Ukončuje odstavec, vkládáme ji do dokumentu klávesou
Enter. Patří mezi netisknutelné znaky.
Znak tabulátoru: Slouží k přemístění kurzoru na nejbližší zarážku tabulátorů
směrem doprava. Vkládáme jej do dokumentu klávesou TAB. Patří mezi
netisknutelné znaky.
Seznam literatury
Již úvodu jsme řekli, že začínající uživatel by si měl o Wordu něco vhodného
přečíst. Proto zde uvádíme tři knížky z dílny zkušených autorů.
Tomáš Šimek: Microsoft Word 2000 CZ Praktický průvodce tvorbou dokumentů,
Computer Press 1999
Martin Kořínek: Word 2000, KOPP 1999
Milan Brož: Microsoft Word 2000 CZ Základní příručka, Computer Press 1999
Ukázkový test ECDL pro modul 3
Textový editor modul prověřuje schopnost kandidáta používat textový editor na
osobním počítači. Musí znát základní operace spojené s tvorbou, formátováním a
úpravou dokumentu připraveného k distribuci, a musí je umět používat. Kandidát
by měl být schopen předvést použití některých pokročilejších funkcí
souvisejících s ovládáním textového editoru, jako je tvorba tabulek, používání
obrázků a grafických objektů v rámci dokumentu, vkládání objektů a využívání
nástrojů ke slučování textu a informací z databáze.
Jednotlivá témata modulu jsou rozdělena do šesti oblastí:
1.Začínáme s textovým editorem:
a)První kroky s textovým editorem
b)Úprava základních nastavení
c)Změny v dokumentech
2.Základní operace:
a)Vkládání dat
b)Kopírování, přesouvání a mazání
c)Vyhledávání a nahrazování
3.Formátování:
a)Formátování textu
b)Obecné formátování
c)Šablony
4.Dokončení dokumentu:
a)Styly a stránkování
b)Záhlaví a zápatí
c)Pravopis a gramatika
d)Celkový vzhled dokumentu
5.Tisk:
a)Příprava dokumentů pro tisk
6. Složitější funkce:
a)Tabulky
b)Obrázky a grafické objekty
c)Vkládání objektů
d)Hromadná korespondence
Test
3.1.1. Jednoduché úlohy
1.Otevřete dokument SKI.XXX1). Tento dokument je věnován Vasovu běhu.
2.Uložte dokument s použitím identifikace kandidáta.
3.Do záhlaví dokumentu vlevo vložte dnešní datum.
4.Vložte nad text slova "Vasův běh" jako nadpis dokumentu.
5.Zarovnejte nadpis na střed.
6.Zvýrazněte nadpis pomocí tučného písma.
7.Vložte mezeru o velikosti dvou prázdných řádků mezi nadpis a vlastní text
dokumentu.
8.Přidejte do dokumentu jako třetí odstavec text, který je v uvozovkách uveden
pod těmito řádky (nad odstavec začínající slovy: Je zajímavé...). "Dnes se
tento závod běhá podstatně rychleji a vítěz prvního ročníku by dnes skončil
hluboko v poli poražených, neboť časy nejlepších se dnes v závislosti na počasí
pohybují těsně okolo čtyř hodin."
9.Přesuňte text věty: "Poněvadž všichni startují najednou, bylo nutno vykácet v
Sälenu les o rozloze deseti hektarů." v rámci druhého odstavce hned za třetí
větu: "Účast v tomto běhu, který začíná v Sälenu a končí v Moře, je opravdu
rekordní."
10.Změňte všechna slova psaná tučně na kurzívu.
11.Otevřete dokument SKI2.XXX1) a přidejte text tohoto dokumentu na konec
dokumentu uloženého pod názvem identifikace kandidáta.
12.Změňte typ písma v celém původním dokumentu uloženém pod názvem identifikace
kandidáta (kromě záhlaví a zápatí) na Times New Roman, velikosti 12 bodů.
13.Změňte typ písma nadpisu na Arial.
14.Změňte velikost písma v nadpisu na 14 bodů.
15.Vymažte z dokumentu text: "a složit další zálohu na vydané nápoje a
občerstvení".
16.Použitím nahrazovací funkce nahraďte slovo sportovců slovem "závodníků".
17.Vlevo do zápatí dokumentu vložte text: "Tento test složil: Identifikace
kandidáta".
18.Vpravo do zápatí dokumentu vložte automatické číslování stránek.
19.Změňte řádkování v dokumentu (vyjma záhlaví a zápatí) na 1,5.
20.Použijte funkci Kontrola pravopisu a proveďte potřebné změny (některá slova
nebudou pravděpodobně v kontrole pravopisu obsažena názvy, jména).
3.1.2 Složitější úlohy
1.Před automaticky vkládané číslo stránky v zápatí vpravo vložte text tak, aby
se na každé stránce objevilo: c ECDL strana zz (kde zz znamená automatické
stránkování číslo strany).
2.Odsaďte první řádek každého odstavce o 2 cm.
3.Posuňte nadpis dokumentu na druhý řádek (odstavec) a na první řádek
(odstavec) vložte dvě slova "Copyright" a "ECDL". Tato slova umístěte pomocí
tabulátorů a tabulátorových zarážek se zarovnáním na střed do vzdálenosti 4 a
10 cm od levého okraje.
4.Vyberte vhodný obrázek z knihovny obrázků a vložte ho na konec dokumentu.
Velikost obrázku přizpůsobte tak, aby se celý dokument (včetně vloženého
obrázku) vešel právě na jednu stránku (byl na ní optimálně rozložen).
5.Uložte takto zpracované dokumenty a ukončete práci s textovým editorem.
1) Koncovka XXX určuje typ textového editoru, ve kterém byl dokument vytvořen a
v němž probíhá test.
Pracovní soubory SKI.doc a SKI2.doc naleznete na CD-ROMu v tomto čísle.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU