Simulační nástroje: Nejprve vizualizace, vývoj až později (2.)

Dokončení včerejšího článku…

Již od počátku správně
„Doručovatelská služba UPS zjistila, že se spolupráce s firemními zákazníky na požadavcích na systém vyplatí,“ uvádí Mark Hilbush, tamější viceprezident pro informační systémy. „Celá myšlenka je založena na získání maxima vhodné otevřenosti a na snaze o spolupráci na společném cíli s firemními uživateli způsobem, který je pro ně pochopitelný. Tento přístup přinesl výhody, které například umožňují neanglicky mluvícím uživatelům vidět software a ujistit se, že byly pochopeny základní požadavky.

Hilbushova skupina vytváří webovou aplikaci, která nahradí zpracování zásilek mainframem a bude celosvětově použita pro provoz UPS. „Pomocí nástroje iRise Studio bylo oddělení IT schopno modelovat různé aspekty uživatelského rozhraní informačních panelů, zadávání dat, reportování a další funkce,“ vysvětluje Hilbush.

„Díky zmíněnému řešení jsme mohli ukázat vizualizaci uživatelům z USA, Evropy a asijsko-pacifického regionu a zahrnout do procesu sběru požadavků mnohem více osob, než by bylo normálně možné,“ vysvětluje Hilbush.

Nejenže IT oddělení dokázalo dříve zjistit potřeby uživatelů, které původně nebyly sděleny managementem, ale nástroj umožňuje Hilbushově skupině získat přímou zpětnou vazbu od lidí, kteří budou systém používat každodenně, takže uvidí, zda a jak naplňuje jejich požadavky. „To poslední, co byste si mohli přát, je dostat se do fáze alfa- či betatestování nebo dokonce do fáze testování koncovými uživateli a zjistit, že jste některý z důležitých požadavků nesprávně implementovali,“ vysvětluje Hilbush. „To je síla vizualizace – umožní vám zjistit potřebné informace už v rané fázi životního cyklu vývoje.“

„Nástroj iRise byl velmi prospěšný z hlediska zvyšování kvality, protože angličtina nebyla mateřským jazykem většiny přispěvatelů,“ poznamenává Tony Baldassari, manažer projektů ve skupině PPM (Package Project Management) společnosti UPS. Když by musel požadovat komentáře od uživatelů z mezinárodní sféry prostřednictvím dokumentu s požadavky, docházelo by nevyhnutelně ke ztrátám informací z důvodu překladu. „Vydání zmíněného prototypu umožňuje lidem představit si vzhled a chování nového systému, a proto pomáhá zajistit, aby byl dobře vytvořen hned napoprvé,“ dodává Baldassari.

„Používáme vylepšený proces, takže nemusíme procházet hromadu e-mailů s komentáři jednotlivých uživatelů a pořádat konferenční hovory za účelem jejich přezkoumání,“ vysvětluje Baldassari. Největším zlepšením je „kvalita produktu, která je obsažena již v první verzi.“

Nová aplikace společnosti UPS používaná v systému zpracování mezinárodního provozu k odbavení dodávek mezi zeměmi byla několikrát revidována. Lidé mohli předem vidět všechny vizuální části včetně obrazovek, odkazů, navigace mezi stránkami a celkového vzhledu a chování, uvádí Baldassari.

Jakmile uživatelé zadají své komentáře do systému iRise, převezme tvůrčí skupina zpětnou vazbu, provede konsolidaci a přepracuje design před zasláním dalšího kola snímků obrazovek k posouzení. „Umožňuje nám to provádět iterace velmi rychle a získávat ohlas i komentáře; v případě potřeby pak vše zopakovat. Už jsme to udělali a jsme přesvědčeni, že uživatelé budou velmi spokojeni,“ uvádí Baldassari. „Finalizace probíhá ve spolupráci s oddělením IT a šetří to čas vývojového cyklu.“

Systém bude zaváděn ve dvanácti fázích a většina z nich se bude týkat uživatelského rozhraní. “Každá bude zahrnovat dvě až tři posouzení,“ uvádí Hilbush. Projekt byl zahájen na začátku roku 2010 a první fáze bude uvedena do provozu ve třetím čtvrtletí. Druhá fáze bude zprovozněna ještě před koncem letošního roku.

Hlavním sdělením členů projektového týmu bylo,  že některé funkce a vlastnosti informačních panelů by byly pro uživatele nevhodné a „ztížily by jejich použití ve firemních procesech“, popisuje Hilbush. Cílem informačních panelů je poskytovat firemnímu uživateli rychlý přehled o probíhajícím provozu včetně grafů trendů zpracování, třídění a transportu balíků.

UPS používá nástroj iRise jako součást procesu shromažďování požadavků pro systémy, které budou používány uvnitř společnosti, i pro aplikace, které zákazníci UPS používají prostřednictvím webu. Funguje to dobře pro libovolný typ systému, který má uživatelské rozhraní.

V roce 2009 byl v UPS tento nástroj použit při 43 projektech ze 47, které byly identifikovány jako potenciální kandidáti pro iRise. „Naší filozofií je, že u aplikací pro web a Windows nebo u libovolné jiné s uživatelským rozhraním musíte mít opravdu velmi dobrý důvod, abyste vizualizaci v takovém projektu nepoužili,“ vysvětluje Hilbush.

Přestože neuvedl podrobnosti o nákladech na implementaci iRise, Hilbush tvrdí, že firmě UPS se již investice do softwaru vrátily, protože se snížil počet změn vzniklých během životního cyklu projektu a snížilo to počet pozdějších chyb při vývoji.

„Produkt jako iRise ale nenahrazuje obvyklé zajišťování funkcí a další standardní kroky, které se během vývojového cyklu dělají,“ dodává Hilbush.

Použít, nebo riskovat ztráty?
Zástupci zařízení MD Anderson Cancer Center použili produkt iRise k vývoji systému elektronických zdravotních záznamů (EMR), nazývaného Clinic Station. Nyní tato nemocnice začala používat nástroj iRise v rámci různých oddělení k vytvoření lepších pracovních postupů a dalších procesů, aby personál mohl věnovat více času práci s pacienty.

Jelikož se nemocnice MD Anderson specializuje na pacienty s rakovinou, zjistilo se, že na trh dodávané již hotové systémy zdravotních záznamů s předdefinovanými požadavky nemají vlastnosti potřebné pro zmíněnou organizaci. „Tyto produkty jsou totiž navrženy pro centra rychlé zdravotní pomoci,“ uvádí Sherry Prestonová, manažerka podpůrného týmu a firemních analýz pro vývoj elektronických lékařských záznamů v MD Anderson. Nemocnice strávila okolo osmi let pokusy přizpůsobit si tři různé systémy elektronických lékařských záznamů, ale nakonec jí nic nevyhovělo. „Postrachem jsou pracovní postupy,“ poznamenává Prestonová.

Nemocnice se tedy nakonec rozhodla vyvinout si vlastní unikátní systém a vyškolit si klinické lékaře, jako je sama Prestonová, tedy ty, kteří rozumí jemným rozdílům mezi ošetřovatelstvím, farmacií, laboratořemi, rentgenem a zdravotními záznamy –, aby se stali firemními analytiky a spolupracovali s koncovými uživateli na získání podkladů pro různé moduly, které mají komunikovat s produktem Clinic Station.

„Bylo to důležité, protože jsme museli být schopni zjistit a zdokumentovat požadavky a chápat pracovní postupy všech částí nemocnice,“ vysvětluje Prestonová, která pracovala jako ošetřovatelka na klinice MD Anderson Cancer 26 let.

V rámci širší práce související s elektronickými lékařskými záznamy začala Prestonová koncem jara letošního roku spolupracovat s oddělením Scheetzové (ambulantní vedoucí v centru MD Anderson Cancer), aby porozuměla tamním pracovním procesům a přesně zjistila, jak tato skupina stanovuje priority a zpracovává objednávky lékařských terapií po jejich obdržení od lékařů. Scheetzová uvádí, že jedním z problémů, kterým čelí, je nutnost ověřovat, zda existuje skutečná objednávka podepsaná lékařem, což může být manuální a pracný proces.

Nový systém lékařských objednávek je vyvíjen k zautomatizování tohoto procesu a vizualizace nástrojem iRise ukazují, že bude možné úspěšně zajišťovat existenci podepsaných objednávek.
Pracovníci nyní čekají na integraci systému lékařských objednávek do produktu Clinic Station a podle Scheetzové by to mělo proběhnout někdy v průběhu léta. K systému Clinic Station má přístup cca 15 tisíc zaměstnanců. Tým Prestonové použije nástroj iRise rovněž k přidání systému zadávání objednávek léků do systému Clinic Station.

Prestonová odhaduje, že nemocnice vydala za nákup nástroje iRise méně než 300 tisíc dolarů. Podle ní mají uživatelé k nástroji jen velmi málo výhrad kromě skutečnosti, že seznámení s jeho funkcemi zabere mnoho času, a pokud s ním uživatelé nepracují, začnou zapomínat, protože produkt není zcela jednoduchý. Nemocnice má cca 17 firemních analytiků, kteří používají iRise pravidelně.

Při plánování ohledně použití softwarových nástrojů pro vizualizaci je potřeba ještě myslet na další věci. Prestonová například uvádí, že použití softwaru iRise požadovalo od jejich organizace nákup větší paměti pro notebooky firemních analytiků. Nasazení softwaru iRise na notebooky bylo důležité, protože analytici ho obvykle používají na setkáních s uživateli. „Potřeba více paměti nás překvapila, protože jsme ji dopředu neplánovali,“ vysvětluje Prestonová.

Hilbush z UPS zase zdůrazňuje  „důležité zjištění, že je potřebné provádět simulaci iRise nejlépe od začátku vývojového cyklu a zapojit do toho jak firemní uživatele, tak i vývojáře, přičemž simulaci iRise obvykle provádí firemní analytik.“ Protože ve společnosti UPS je tento pracovník součástí vývojového týmu, účastní se tohoto procesu obvykle vývojáři, a tak se nevzdávají velké části své kreativity. „Pokud se to dobře provede, je proces velmi otevřený a nastavuje dobré podmínky pro spolupráci,“ popisuje Hilbush.

„Centrum MD Andersen Cancer ušetřilo přibližně 25 % celkového vývojového času použitím simulace,“ pochvaluje si Lynn Vogel, viceprezident a ředitel informačních technologií, a dodává: „Naším snem je, aby simulace nakonec generovala veškerý potřebný kód. To je však velmi obtížný proces. Kódování je podobně náročné jako věda.“