Smart4Web 1.0 - zlaté české ručičky

Smart4Web

Smart4Web 1.0 je ucelený systém, který využívá standardních webových
technologií k zajištění komunikace a týmové spolupráce. Díky tomu máte
přístup k požadovaným informacím kdykoliv a kdekoliv. Stačí vám počítač
vybavený prohlížečem webových stránek a přístupem k internetu či firemnímu
intranetu.

Instalace systému je velmi jednoduchá a provádí se pouze na serveru, který
musí být vybaven operačním systémem Windows 95/98//NT/2000/XP a některým z
podporovaných webserverů (Personal Web Server, Internet Information Server
nebo Apache). Po skončení instalace je nutné se k systému přihlásit jako
administrátor a provést základní nastavení aplikace založení uživatelských
účtů a skupin, nastavení přístupových práv atd. Tím je vše připraveno ke
spuštění.


Uživatel

po přihlášení do systému se ocitne na úvodní stránce s přehledem akcí na
týden dopředu a se seznamem nedokončených úkolů a nevyřízených událostí.
Přímo na této stránce lze jednotlivé položky opravovat, mazat nebo zakládat
nové. Uživatelské rozhraní je přehledné. Plocha stránky je rozdělena na tři
části. Zcela vlevo je základní dvojúrovňové menu, uprostřed se zobrazuje
stromová nabídka závislá na konkrétním modulu a pravá část slouží pro vlastní
práci. Na ovládání není nic složitého. Pokud byste si ale přesto s něčím
nevěděli rady, tak můžete využít nápovědu. Ta je dostupná pouze z hlavního
menu aplikace, a nikoliv tam, kde se přímo pracuje s daty. Řada firem určitě
uvítá možnost zvolit si jazyk uživatelského rozhraní (čeština, angličtina a
němčina).


Moduly

Aplikace Smart4Web je rozdělena celkem do 8 navzájem provázaných modulů, které
odpovídají jednotlivým položkám v základní nabídce.

Kalendář nabízí pohledy na jeden den, týden či měsíc. Kalendáře několika
uživatelů lze spojit dohromady, a získat tak informace o ostatních
spolupracovnících. Mezi další podporované funkce patří plánování schůzek a
pravidelně opakovaných akcí nebo odeslání e-mailové či SMS zprávy jako
upozornění na blížící se nebo nově přidaný termín.

Modul Komunikace obsahuje nástroje pro práci s elektronickou poštou a zprávami
SMS. Smart4Web nemá žádný poštovní server a je tedy odkázán na produkty
třetích stran. Uživatelé mohou snadno stahovat poštu z neomezeného počtu
libovolných POP3 serverů.

Dalším modulem je databáze kontaktů, která je rozdělena do několika složek.
Základem jsou dvě složky sdílené (Veřejné a Firemní kontakty) a jedna složka
Osobní. Nicméně uživatel si může založit potřebný počet dalších složek. V
případě rozsáhlejší databáze určitě uvítáte možnost vyhledávat kontakty podle
jména, příjmení, města a názvu firmy. Navíc lze do databáze importovat
kontakty z aplikací Outlook, Outlook Express, Netscape Communicator 4.x a
Pegasus Mail.

Správu dokumentů z prostředí webového prohlížeče zajišťuje Datový prostor. V
podstatě se v prohlížeči zobrazuje určitá část adresářové struktury na disku
serveru. Pokud správce vhodně nastaví sdílení příslušných adresářů, můžete s
dokumenty pracovat jak v aplikaci Smart4Web, tak i v oblíbeném správci
souborů. Škoda jen, že nejsou součástí systému nástroje, které by umožnily
indexovat a následně fulltextově prohledávat obsah uložených dokumentů.

Úkoly lze využít nejen ke sledování svých povinností, ale také k úkolování
ostatních spolupracovníků. Pro lepší orientaci ve větším množství položek lze
využít filtrů podle stavu zpracování. Navíc systém obsahuje nástroje pro
vyhledávání úkolů a zasílání upozornění na blížící se termín dokončení úkolu
nebo informování o zadání nového úkolu.

Modul Události nabízí přehled o tom, co se ve firmě děje. Pomocí tohoto
nástroje lze např. evidovat všechny důležité telefonní hovory nebo žádosti
zákazníků o zaslání ceníku. Výhodou je možnost při zápisu události založit
nový úkol, případně termín v kalendáři.

Modul Firmy na první pohled dubluje funkci databáze kontaktů. To ale není
pravda. Ve všech ostatních modulech lze totiž každou vytvořenou položku svázat
s konkrétní firmou. To vám dává jedinečnou možnost nechat si v tomto modulu
přehledně zobrazit všechny zprávy, schůzky, kontakty, úkoly a události spojené
s vybranou firmou.

Posledním modulem je Administrace, kam má přístup pouze správce systému. Zde
se konfigurují uživatelské účty a skupiny uživatelů, datové prostory atd.
Nejdůležitějším úkolem je nastavení systému přístupových práv, který je velmi
dobře propracován.


Závěrem

Po více než měsíčním testování se odvažuji tvrdit, že je tato aplikace v
některých ohledech schopna konkurovat i takovým gigantům, jako jsou Novell
GroupWise, Microsoft Exchange či Lotus Notes, a to zejména u menších firem,
které určitě zaujme i příznivá cenová politika. Zájemcům o vyzkoušení produktu
doporučuji navštívit stránky www.smart4web.cz.


Smart4Web 1.0

přehledné uživatelské rozhraní
nabídka funkcí
nápověda
práce s dokumenty
absence poštovního serveru
Doporučená cena: server pro 5 uživatelů 9 600 Kč
K recenzi zapůjčila firma: M2000, s. r. o., Nymburk, www.m2000.cz