Software pro řízení projektu je nezbytným pomocníkem profesionálů (1.)

Řízení projektu se ve světě obvykle označuje zkratkou PPM – Project and Portfolio Management. Projektové řízení může probíhat na různých úrovních složitosti, od řízení jednoduchého projektu bez vnějších závislostí až ke komplexnímu systému několika navzájem souvisejících projektů s různorodými prostředími, několika zúčastněnými podniky (subdodavateli) a mnoha řešiteli. Podle náročnosti projektů je vhodné vybírat i vhodný software.

Rozsah činností, chápaných jako řízení projektu, se může velmi zásadně lišit. V nejjednodušším případě jde jen o sladění činnosti aktivních účastníků projektu a toků materiálu a peněz bezprostředně s projektem souvisejících, obvykle s cílem minimalizovat náklady a zharmonizovat využití lidských a materiálových zdrojů. Na opačném konci je pak snaha o co nejúplnější zapojení projektového řízení do celkového fungování podniku a o co nejdokonalejší automatizaci běžných úkonů prováděných jak vedoucím projektu, tak ostatními účastníky.

Kromě různé úrovně složitosti projektového řízení se jednotlivé implementace významně liší i podle množství a rozsahu propojení s dalšími činnostmi a oblastmi, např. plánováním, financemi, stupněm automatizace aktivit souvisejících s projektem a integrací s dalšími nástroji řízení a zpracování informací. Zatímco jednoduché projekty je možno řídit samostatně, složitější je účelné zahrnout do celkového systému řízení podniku (ERP).

Dalším hlediskem pro klasifikaci programů pro řízení projektu je způsob, jakým je PPM software instalován a používán. Nejjednodušší je lokální aplikace, kterou používá projektový manažer na svém počítači. Dokonalejší řešení je on-line přístup jednotlivých účastníků projektu k centrálnímu serveru, na kterém je instalován software řízení projektu. Běžným řešením tohoto typu je práce s webovým klientem na straně účastníků a webovým serverem na počítači, kde běží PPM software. Server může být ve vlastnictví a správě uživatele, anebo ho pronajímá poskytovatel PPM softwaru jako on-line službu – SaaS (Software-as-a-Service).

Od výše uvedených vlastností se odvíjí i cena, za kterou lze PPM software koupit. Samostatnou skupinu z tohoto hlediska tvoří Open Source produkty, které jsou k mání zcela zdarma, anebo se platí jen doplňkové služby jako třeba zákaznický servis. Někdy je jejich funkcionalita omezenější než schopnosti proprietárních produktů renomovaných dodavatelů PPM softwaru, v jiných případech na nich lze najít zajímavé myšlenky a způsoby zpřístupnění důležitých prvků projektu.

Některé produkty mají význam jen v jazykovém, fiskálním a legislativním prostředí, pro které je výrobce zamýšlel (zpravidla USA), přesto je zde uvádíme, protože mohou posloužit jako příklad dobrého řešení projektového řízení. Jiné produkty jsou lokalizovány i pro použití u nás. Kde má tato informace smysl, je u produktu uvedena.

Produkty zblízka
1. Software od gigantů
Jak se dá čekat, velcí hráči na scéně trhu s počítačovými produkty nabízejí svá řešení pro projektové řízení zpravidla v rámci mnohem širší nabídky softwaru pro podnikové řízení či ještě širší oblasti. Z pochopitelných důvodů přitom preferují integraci především se svými produkty a jen v nezbytných případech zahrnují i kompatibilitu se softwarem jiných, někdy konkurenčních dodavatelů. Proto je jejich řešení většinou jedinečné, náročné na zvládnutí a vyžaduje školení pro uživatele. Na oplátku nabízejí záruku kvality, odvozenou ze svého image.

Microsoft Project, Project Professional a Project Server 2010
Program Project společnosti Microsoft představuje snad nejznámější software pro řízení projektů.
Vyvíjel se od jednoduché aplikace na jednom počítači až k dnešnímu stavu umožňujícímu plnou týmovou spolupráci všech zainteresovaných subjektů. Nejnovější verze MS Projectu se vizuálně podobá ostatním aplikacím společnosti Microsoft. Používá pro ovládání známý „ribbon“, lištu s ikonami sdruženými do skupin souvisejících činností. I řada dalších vlastností je převzata z MS Office, jako automatické doplňování, přetahování myší a podobně. V části Team Planner lze takto například kopírovat a přesouvat celé části projektu a po kliknutí na jejich prvky ihned zobrazovat podrobnosti příslušné skupiny operací a zúčastněných lidských i materiálních zdrojů.

MS Project má tři úrovně. Nejnižší, MS Project 2010, je lokální aplikace běžící na počítači uživatele.

Vyšší úroveň, MS Project Professional 2010, má v sobě i synchronizaci přes Microsoft SharePoint Foundation 2010, umožňující týmovou spolupráci. Na nejvyšší úrovni je MS Project Server 2010, postavený na Microsoft SharePoint Serveru 2010.  MS Project Server 2010 spolu s MS Project Professional 2010 tvoří systém podnikového řízení Microsoft Enterprise Project Management. Všechny úrovně umožňují integraci s MS Exchange. Automatizace činností v projektovém řízení je nejdokonalejší v  nejvyšší úrovni, MS Project Server 2010. Nejen že řada akcí vedoucího projektu má za následek automatické procesy u dalších účastníků projektu, připojených přes SharePoint Server, ale i u nich potom kliknutí na části zobrazovaného projektu vedou k automatickému zobrazení aktualizovaných podrobností. Součástí MS Projectu je kromě běžných funkcionalit (harmonogram, Ganttův diagram, dynamické  plánování projektu atd.) i řada analýz ve finanční oblasti, testování scénářů „co kdyby“ a další.

IBM Rational
Také tento počítačový gigant nemůže ve své nabídce postrádat programové řešení pro řízení projektů. Jeho nabídka, balík Rational, má několik subsystémů – Focal Point, Insight, Project Conductor a Team Concert. Každý z nich je soustředěn na jednu oblast aktivit v řízení projektu. Komplet představuje centralizované webové úložiště přístupné pro manažery, účastníky projektu i akcionáře. Poskytuje vizualizaci, nástroj nastavení priorit a plánování, potřebné pro zhodnocení vlivu řídících zásahů a tvorbu plánů vyvážených s omezeními použitelných zdrojů. Je součástí většího balíku softwaru pro řízení podniku. Fyzicky je realizován na serveru uživatele (Windows server, Linux, Solaris), kde běží kromě aplikačního softwaru i webový server (Apache Tomcat) a databáze (PostgreSQL, Oracle, DB2).

Balík je velmi rozsáhlý a poskytuje mnoho vyspělých funkcí projektového řízení i souvisejících činností, které zasahují do přilehlých oblastí podnikového řízení.

Oracle Primavera PPM
Jak se dá očekávat, softwarový balík Oracle Primavera P6 PPM pracuje nad databází Oracle, ale lze použít také Microsoft SQL Server. V uživatelském počítači musí být nainstalován i příslušný databázový klient. Systém umožňuje integraci s aplikacemi AutoVue od Oracle, SAP, E-Business Suite a JD Edwards Enterprise One. Software se dodává ve dvou verzích, Professional a Enterprise a zahrnuje řízení projektu, analýzu a tvorbu zpráv, správu portfolia (majetku), správu kontraktů, analýzu rizik, správu získané hodnoty, modul Contractor pro snadné plánování a kontrolu plnění plánu, modul SureTrak pro řízení projektů v menších a středních  podnicích a modul Project Planner pro plánování a řízení projektů s běžnými nástroji (PERT, pásové a logické diagramy).

Pokračování článku vám přineseme zítra...