Snadné vytváření elektronických dokumentů s právním účinkem

Většina z nich pracuje se stejnou aplikací jako dosud. K vytvoření a odeslání elektronického originálu jim stačí jediné kliknutí.

Zákazník:
Český telekomunikační úřad je centrální institucí státní správy odpovědnou za regulaci trhu s telekomunikačními a poštovními službami a s tím spojené činnosti. Ročně realizuje více než 70 000 správních řízení. V informatice úřadu hraje klíčovou roli agendový informační systém MOSS (modulární správní systém) dodaný firmou Aquasoft, který pokrývá celý proces vedení správního řízení, evidenci podnikatelů a další činnosti. Kromě toho pracuje úřad se spisovou službou Ginis od Gordicu. Již několik let využívá inteligentní formuláře 602XML pro sběr dat od účastníků trhu.

Situace před zahájením projektu:
V ČTÚ byly zaběhlé procesy, které zpravidla končily odesláním rozhodnutí nebo jiného dokumentu v listinné formě. Správní rozhodnutí se vytvářela tak, že výjezd z agendového systému MOSS byl vytištěn, fyzicky orazítkován, podepsán a odeslán. Další typy dokumentů se vytvářely tiskem z jiných aplikací nebo přímo z kancelářských programů.

Protože je ČTÚ orgánem veřejné moci, vztahuje se na něj povinnost neposílat už listinné dokumenty, ale elektronické dokumenty datovou schránkou. Obsluhu datové schránky obstarávala spisová služba. Bylo ale také zapotřebí vytvářet elektronické dokumenty splňující požadavky zákona, zejména:
--formát PDF/A
--podpis kvalifikovaným certifikátem
--oražení elektronickým časovým razítkem.

Všechny tyto funkce bylo zapotřebí pokrýt tak, aby to bylo pro uživatele velmi snadné.

Situace po nasazení řešení:
Přibližně 200 zaměstnanců úřadu je vybaveno kvalifikovanými certifikáty agentury Post Signum. Správní řízení nadále probíhají v agendovém systému MOSS, tak jako dříve. Poté, co je řízení ukončeno a je vytvořeno správní rozhodnutí, úředník dokument nepošle na tiskárnu, ale klikne na ikonku vytvoření elektronického dokumentu. Aplikace vytvoří dokument ve formátu PDF/A, zabezpečí jej kvalifikovaným certifikátem úředníka, orazí časovým razítkem a předá do spisové služby. Spisová služba zajistí vložení dokumentu do datové schránky a jeho archivaci. Tato funkce je k dispozici asi 150 zaměstnancům úřadů.

Jejich kolegové, kteří nepracují s agendovým systémem MOSS, mají přístup k jeho konverznímu modulu, takže i oni mohou vytvářet elektronické originály. Tímto konverzním modulem integrovaným do agendového systému je Print2PDF od Software602.

Dodané produkty a služby:
• Print2PDF, podnikové řešení pro konverzi dokumentů
• TSA Service, nadstavba nad Print2PDF, která řeší razítkování elektronickým časovým razítkem, včetně propojení s certifikační autoritou Post Signum. Součástí této nadstavby jsou i časová razítka za výhodnou cenu.
• Podpora společnosti Aquasoft při integraci Print2PDF do agendového systému MOSS

Průběh projektu a hodnocení:
Když se ČTÚ rozhodl nevyvíjet nové řešení na míru, ale využít některý standardní produkt, volil mezi produkty firem Software602 a Adobe. Po několika týdnech zjišťování podrobností o produktech se rozhodl pro Software602, a to zejména z následujících důvodů:
• Pouze firma Software602 byla schopna garantovat, že produkt bude možné přizpůsobit požadavkům dodavatele agendového systému a tudíž jej do tohoto systému hladce integrovat
• Nižší cena

Technologická část projektu proběhla bez významnějších problémů, a to navzdory tomu, že se děla pod značným časovým tlakem. ČTÚ tak byl připraven na zákon o eGovernmentu s několikadenním předstihem, jak to požadovalo rozhodnutí vlády.

Co je print2PDF?
Print2PDF je podnikové řešení pro konverzi dokumentů. Umožňuje převádět dokumenty nebo tiskové výstupy z prakticky jakéhokoliv formátu do PDF/A nebo jiné verze PDF a přidávat neomezený počet elektronických podpisů a časových razítek. Je možné jej poskytnout jednotlivým uživatelům jako doplnění kancelářského balíku, integrovat do aplikace, nasadit jako centrální nástroj pro automatizovanou konverzi (případně dávkové převedení archivu) či využít jiným způsobem.

S Print2PDF pracují velké úřady centrální veřejné správy (ministerstva, Česká národní banka) i desítky městských a krajských úřadů a řada komerčních organizací.