Spisové služby: Pro úřady nutnost, pro firmy poučení

Pro veřejnou správu není spisová služba žádnou novinkou. Zákon o archivnictví a spisové službě byl přijat již v roce 2004 a pro mnoho organizací je spisová služba běžnou součástí každodenní práce. Den 1. červenec 2012 je ale termínem, do kterého musí být podle zákona vybaveny elektronickou spisovou službou i příspěvkové organizace, státní podniky, školy, zdravotní pojišťovny, bezpečnostní sbory či ozbrojené síly.

Na základě dosavadních zkušeností se spisovými službami můžeme čekat tři typy výsledků.

V některých organizacích přistoupí ke spisové službě jako k další povinnosti, které není možné se vyhnout. Nebudou nad věcí příliš bádat, koupí nejlevnější řešení... a od chvíle jeho nasazení se jim bude pracovat hůře, spousta úkonů bude namáhavější, procesy se zpomalí – a možná začnou požadovat další zaměstnance, aby mohli zvládnout novou zákonnou povinnost.

Jiné organizace zaplatí za spisové služby obrovské peníze a absolvují složité implementační projekty, ale dopad na činnost bude v zásadě stejný. Se spisovou službou se jim do úřadu nastěhuje těžkopádný IT dinosaurus, který jim bude na každém kroku ztěžovat práci.

A pak tu jsou organizace, které si pořídí nástroj, jenž umožní zároveň se splněním požadavků zákona také elektronizovat a automatizovat řadu interních procesů, poskytne rozhraní pro sběry žádostí od občanů a v případě potřeby jej bude možné přenastavit na počkání. Prostě flexibilnější organizace, nižší náklady, spokojenější zaměstnanci, spokojenější zákazníci – občané.

Zavádění spisových služeb v organizacích veřejné správy může být velmi poučné i pro komerční firmy. Alespoň pro ty, které chtějí mít pod kontrolou, co se děje s dokumenty, respektive jak jsou schvalovány smlouvy, připravovány obchodní nabídky nebo třeba vyřizovány stížnosti. Není asi náhodou, že když jsme loni uvedli na trh vlastní spisovou službu, přišly první objednávky ze sektorů finančních služeb a prodeje automobilů.

Stačí totiž připomenout, které oblasti má elektronická spisová služba ze zákona pokrývat: zpracování dokumentů na vstupu do organizace, jejich označování, oběh po organizaci, odesílání, archivaci a skartaci. Jsou to oblasti, které bude muset dříve či později řešit každý. Bez ohledu na to, zda mu to ukládá zákon nebo „jen“ požadavek efektivity a zda bude systém pro práci s dokumenty označovat jako spisová služba nebo jinak.

Firmy ovšem mají tu výhodu, že nemusí systém nasadit k určitému datu. Mohou si tedy v klidu rozmyslet postup, pokrýt nejpalčivější oblast a postupovat krok po kroku. Mezitím mohou pozorovat, jak si budou vést organizace veřejné správy, vyhnout se jejich chybám a všímat si, které produkty a postupy se osvědčily.