a přesto byste rádi ulehčili život vaší sekretářce? Potom zbystřete
pozornost... Program Spojovatelka od pardubické společnosti PoSys je tu právě
pro vás. Pomocí této aplikace a modemu připojeného k počítači můžete poměrně
snadno a s minimálními náklady zautomatizovat přepojování příchozích
telefonních hovorů na jednotlivé pobočky. Jakmile modem rozpozná příchozí
hovor, přehraje volajícímu účastníkovi předem namluvený vzkaz. Během něho může
volající pomocí tónové volby Spojovatelce sdělit, kam má hovor přepojit. Pokud
volající číslo pobočky nezná, je hovor automaticky přesměrován na
předdefinovanou linku, odkud je možné jej přepojit ručně.
Pro instalaci programu potřebujete běžné PC s operačním systémem Windows 95, 98
nebo NT, přibližně 5 MB volného místa na disku a modem s čipovou sadou firmy
Rockwell vybavený hlasovými funkcemi. Po skončené instalaci je nejprve nutné
spustit modul Konfigurace. Zde určíte modem, který bude zajišťovat přepojování
hovorů, a vyberete soubory, jež volající uslyší jako úvodní záznam, případně
jako hlášení o obsazené lince. Velmi důležitým parametrem je také délka flashe.
Ta musí odpovídat nastavení vaší telefonní ústředny, jinak nebude program
pracovat korektně. Na základě vlastních zkušeností doporučuji nejprve
vyzkoušet, zda Spojovatelka spolupracuje s vaším modemem a telefonní ústřednou.
K tomuto účelu lze s výhodou použít 30denní demoverzi, kterou lze získat od
firmy PoSys zdarma.
K přípravě zvukových souborů, jež lze použít k přehrání vzkazů při obsazené
lince nebo jako úvodní oznámení, slouží modul Nahrávání. Zvuky se ukládají do
souborů speciálního formátu (PVF), jež lze přehrávat do telefonu.
Dalším krokem ke zprovoznění Spojovatelky je vytvoření telefonního seznamu
poboček telefonní ústředny. K tomu slouží Adresář. Pobočky jsou rozděleny do
třech kategorií osoby, faxy a modemy. Program totiž umí rozpoznat na vstupu
faxový i modemový tón, a podle toho automaticky přepojí hovor na linku, ke
které je připojen fax nebo modem. Mezi osobami je vždy nutné jednu pobočku
označit za "spojovatelku". Na tuto linku budou automaticky přesměrovány všechny
hovory, u nichž volající nebude znát přímou volbu nebo nestihne zvolit číslo do
stanovené doby.
Nyní je vše připraveno a je možné spustit Spojovatelku. Okno programu je velmi
jednoduché. Obsahuje pouze menu, ze kterého lze otevřít moduly Konfigurace a
Adresář nebo ukončit běh aplikace. Největší část okna zabírá plocha, kde se
vypisují informace o činnosti programu. Pokud je vše správně zkonfigurováno,
tak si konečně vaše sekretářka nebo recepční může odpočinout od neustálého
přepojování telefonních hovorů a věnovat se jiné důležitější práci.
Spojovatelka
+ jednoduchá instalace
+ cena
- nespolupracuje s některými kombinacemi modem ústředna
MailShot 2.0
Jaroslav Fikker
Při zpracování textu jsou uživatelé často postaveni před problém hromadného
rozeslání dopisů na základě údajů získaných např. z firemní databáze. Všechny
moderní textové editory mají funkce usnadňující toto tzv. slučování dokumentů
velmi dobře propracované. Pokud se ale rozhodnete obdobný postup aplikovat i na
e-mailové zprávy, narazíte na řadu problémů. Většina klientů elektronické pošty
umožňuje tak nanejvýš vytvořit distribuční seznam a rozeslat poštu na všechny v
něm uvedené adresy. Takto odesílané zprávy nelze ale žádným jednoduchým
způsobem personalizovat. A právě tento nedostatek se snaží odstranit program
MailShot, výtvor společnosti Software Now (www.soft warenow.com).
V případě MailShotu se nejedná o nového klienta elektronické pošty, ale "pouze"
o užitečný doplněk stávajícího poštovního systému, který na základě informací
uložených v databázi vygeneruje zprávy jednotlivým příjemcům a ty předá k
dalšímu zpracování. Podporovány jsou poštovní systémy založené na standardech
SMTP (Internet mail), MAPI, Active Messaging (Extended MAPI), VIM, MHS nebo
Banyan VINES.
Pro hromadné rozesílání korespondence potřebujete dva soubory. Tím prvním je
hlavní dokument obsahující standardní text, který se má objevit v každé zprávě.
Druhým je datový soubor, kde jsou uloženy proměnné informace (adresy, oslovení,
dokumenty atd.). Jako zdroj dat pro MailShot lze použít pouze databázi
Microsoft Access nebo ASCII textové soubory.
Vlastní práce s programem je velmi jednoduchá. Uživatelské rozhraní se při
zběžném pohledu příliš neliší od okna pro vytváření nových zpráv v Outlooku, a
tak se i začátečník velmi rychle zorientuje. Prvním krokem je otevření
příslušného zdroje dat. Následuje vytvoření vlastní zprávy, kterou můžete
doplnit o proměnné informace z databáze. Tato slučovaná pole lze použít k
dosazení adresy příjemce (To:), předmětu zprávy (Subject:), připojených souborů
(Attachment:) nebo libovolného textu do těla zprávy. Na závěr můžete spustit
kontrolu pravopisu. V našich podmínkách ale není tato funkce příliš použitelná,
jelikož obsahuje pouze anglický jazykový modul. Posledním krokem je odeslání
pomocí tlačítka Send. Tím se spustí proces, který vygeneruje jednotlivé zprávy
a předá je příslušnému poštovnímu systému. Jeho úkolem je doručit poštu všem
příjemcům.
Samozřejmě i MailShot má své nedostatky (např. malý výběr podporovaných
databázových formátů, nelze přepnout mezi zobrazením datových polí a
slučovaných dat). Přesto si myslím, že se jedná o užitečného pomocníka, zejména
pro ty uživatele, kteří potřebují rozesílat ve větší míře nejrůznější druhy
informací v elektronické podobě.
Mailshot 2.0
+ nápad
+ snadné použití
+ počet podporovaných poštovních systémů
+ počet podporovaných datových formátů
- nelze přepínat zobrazení polí
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU