Podniková spolupráce už neznamená jen tvořit dokumenty, ukládat je na sdílené úložiště na síťovém disku a s kolegy nad nimi komunikovat a předávat si informace či zadávat úkoly e-mailem.
K dispozici jsou už pokročilejší přístupy a dodavatelé ICT řešení se předhánějí v tom, kdo uživatelům nabídne jednoduché, intuitivní, avšak dostatečně flexibilní nástroje a služby pro uspokojení jejich potřeb.
Klíčoví globální hráči ICT trhu, ale i lokální výrobci nabízejí moderní řešení pro podporu podnikové spolupráce a systematickou práci s informacemi organizace.
Tato řešení nahrazují často nevyhovující e-mailovou komunikaci mezi kolegy, jednoduchá dokumentová úložiště a chybějící unifikaci a standardizaci procesů s uloženými informacemi. Současně s tím mohou tyto nástroje efektivně vyřešit agendu firemního intranetu.
Důležitým faktem také je, že zmíněná řešení se nemusí implementovat do podnikové infrastruktury, kde se musí řešit údržba, provoz i licence. Dnes je už lze využívat formou služby, kdy se daná platforma provozuje v cloudu příslušného providera, což velmi často umožní výhodné financování, kdy podniky platí jen za požadované parametry služby a její skutečné využití.
Například Google nabízí své platformy Google Docs a Google Sites, Microsoft tuto problematiku pokrývá řešením SharePoint a v posledních letech zejména její cloudovou variantou v Office 365.
Často používaným řešením v oblasti open source je také platforma LifeRay, která se snaží být hlavním konkurentem SharePointu od Microsoft. A zástupcem lokální produkce může být třeba internetová služba Plus4U, která vychází z digitální stavebnice IS Unicorn Universe.
Kooperace nad dokumenty
Jednou z nejčastěji řešených agend je spolupráce nad firemními dokumenty a dalšími informacemi. Ty se v moderních řešeních uchovávají centrálně v podnikovém systému, samozřejmě s řízeným přístupem k těmto informacím, a to nejen na základě aktuální organizační struktury.
Spolupráce několika různých lidí nad dokumenty už dnes neznamená jen práci jednoho člověka na dokumentu a následné informování kolegy e-mailem o tom, že dokument je k dispozici pro další úpravy.
Google Docs i Microsoft Office například umožňují současnou práci více týmových kolegů na jednom dokumentu a při tom mohou dokument upravovat přímo ve webovém prohlížeči.
S dokumentem je takřka vždy potřeba řešit otázku jeho životního cyklu. Při svém vzniku a následné publikaci prochází řadou stavů, například - draft, doplnění obchodních informací, revize, kompletace, publikace, archivace, atd.
Možné stavy logicky vždy závisejí na jeho typu -- takže smlouva má jiný životní cyklus než například interní směrnice. Za dokument v daném stavu vždy odpovídá určitá osoba či role v organizaci.
Řízení životního cyklu dokumentu a zajištění přechodů mezi jeho stavy se mohou standardizovat a automatizovat pomocí workflow procesů.
Tyto workflow procesy obvykle generují pro jednotlivé stavy dokumentu úkoly na příslušné odpovědné uživatele. Uživatel pak ve svém seznamu úkolů vidí jakou akci má s dokumentem udělat a až tak učiní, označí úkol za splněný. Workflow proces automaticky aktualizuje stav dokumentu a přiřazuje další úkoly uživatelům, dokud není ve finálním stavu.
Workflow procesy pro podporu životního cyklu jednotlivých typů dokumentů se mohou s ohledem na určení odpovědných osob či rolí definovat staticky nebo dynamicky.
V prvním případě je vždy za určitý stav zodpovědná vždy stejná osoba nebo role. Ve druhém se to určí na základě metadat dokumentu, nebo jsou pro něj určené na začátku jeho životního cyklu.
V praxi toto dynamické určení může znamenat, že workflow proces podle typu smlouvy zvolí potřebné schvalovatele automaticky podle konfigurace.
Definice workflow procesů dnes již vůbec nemusí být prací vývojáře či jiného IT pracovníka. Na trhu existuje řada doplňků pro výše zmiňované platformy, které umožňují grafické modelování procesů a to přímo ve webovém prohlížeči, bez použití specializovaných nástrojů. Díky tomu mohou procesy tvořit i business uživatelé dané organizace.
Finální stav dokumentu v řadě případů neznamená jen jeho označení jako kompletní. Často je potřeba vykonat činnosti jako jeho publikace k přečtení nebo odeslání externímu subjektu e-mailem, datovou schránkou nebo jinou cestou.
Workflow proces to může zajistit plně automaticky, takže v případě interní směrnice uskuteční její publikaci do seznamu aktuálních interních směrnic, kde je přístupná všem relevantním uživatelům. Může rovněž zajistit vytvoření úkolu na všechny uživatele ohledně potvrzení přečtení. A v případě smlouvy může zajistit automatické odeslání dokumentu druhé straně.
Využijte metadata
Další z obvyklých vlastností pokročilých řešení, jimiž se odlišují od pouhého úložiště, jsou metadata. Ta umožňují k vlastnímu dokumentu v podnikových systémech uložit doplňující informace pro jeho snazší identifikaci bez nutnosti jej otevřít.
Příkladem těchto metadat mohou být u faktury dodavatel, částka a variabilní symbol. Tyto informace se poté využívají k vyhledávání -- pak je snadné třeba najít všechny faktury od konkrétního dodavatele z minulého roku.
Kompletní článek zahrnující spoustu dalších poznatků, trendů a zajímavostí si můžete přečíst v Computerworldu 19/2014.
Autor pracuje jako Senior Consultant ve firmě Unicorn Systems
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU