Správa podnikového obsahu: Co nabízí ECM? (1.)

Jako „podnikový obsah“ vystupuje všechno, co se v malé i velké organizaci přijímá, tvoří, předává, uschovává a nakonec i likviduje. Především sem patří textové dokumenty, ať už ve formátech MS Office, PDF nebo jako texty e-mailů. Nezanedbatelnou součást podnikového obsahu ale tvoří i soubory neobsahující (jen) text. Jsou to obrázky, videoklipy, audiozáznamy a řada dalších dokumentů s různými formáty. Sem náleží i oskenované papírové dokumenty, výkresy atd.

Základní typy operací, jimiž prochází podnikový obsah, jsou pořízení (vytvoření), uložení, uchování, správa, doručení a likvidace. Kromě tohoto „časově orientovaného“ přístupu lze správu podnikového obsahu vidět i z hlediska vnějších vztahů. Mluvíme potom o sdílení, spolupráci, indexaci, kategorizaci nebo taxonomii, shodě s legálními a provozními pravidly a nařízeními, zabezpečení, zálohování, obnovení, archivaci a tak dál.

ECM je pro zainteresované firmy výhodným marketingovým sloganem a příležitostí dát svému systému punc modernosti a kvality. Proto se ECM věnuje řada firem od největších po méně známé. Jak plyne z výše uvedeného, spadá do ECM široké spektrum činností a k jeho realizaci se využívá řada technologií. Není tedy žádným překvapením, že jednotlivé firmy řeší tuto problematiku velmi různě. Velcí výrobci často pro řešení využívají své dosavadní produkty a doplňují je novými aplikacemi. Nováčci naopak začínají od počátku, a jejich řešení se tak vyhne omezením daným vazbou na již existující software. Obecně se ale dá říci, že co dodavatel, to jedinečný systém správy obsahu.

Jednotliví dodavatelé se také liší množstvím a rozsahem informací dostupných o jejich ECM řešeních. Zatímco jedni poskytují podrobné popisy včetně technických detailů, jiní plní své weby jen všeobecnými větami spíše komerčního charakteru. Soustředili jsme se tedy na to, co jednotlivá řešení přinášejí do této oblasti nového, místo abychom vám jen předložili seznam již běžných vlastností.

Ukládání dokumentů
Nejobsažnějšími částmi správy obsahu jsou uložení a distribuce dokumentů a ostatních záznamů. Velké firmy tu dávají většinou důraz na „silové“ řešení a pro úložiště spojují větší množství serverů do sestav s vysokou průchodností a spolehlivostí.

IBM Content Manager Enterprise Edition je určen pro větší a velké podniky. Funguje jako centrální úložiště několika produktů pro správu, sdílení, integraci a poskytování kritických komerčních informací, jako jsou zpracování obrazů, správa shodností a pravidel, správa záznamů, dokumentů, správa a archivace e-mailů Lotus Notes a MS Exchange, digitální média, správa webového obsahu atd. Funguje na různých operačních systémech (Windows Server, AIX, Linux, Sun Solaris). Může být součástí rozsáhlejších komplexních systémů řízení.

Microsoft má pro řízení podnikového obsahu několik standardních nástrojů. Patří k nim SharePoint Server 2010, Windows SharePoint Services a pro malé podniky i Office 2010, SQL Server 2008 a Windows Server 2008.

EMC nabízí pro ECM systém Documentum, který se dodává pro různé platformy i pro desktopy (Windows a Mac), pro Outlook, pro SharePoint a také ve verzi Offline.

Xerox nenabízí kompletní systém ECM. Jeho DocuShare ale umožňuje inteligentní archivování pro ECM. DocuShare spravuje dokumenty, zařizuje spolupráci, revize a schvalování a publikování na webu pro sdílení informací všemi pracovníky organizace. Nabízí ECM funkcionalitu pro integraci a automatizaci obsahu, vyspělou spolupráci a správu některých podnikových procesů.

Cloud
Menší nové firmy (ale nejenom ony) často přesunují přístup k serverům do on-line oblasti, takže úložiště bývá cloud.

Oracle ECM Suite 11g pracuje s webovým rozhraním („one-click website management“). Správu obsahu lze integrovat do libovolné webové aplikace „na jedno kliknutí“. Je částí Oracle Fusion Middleware Infrastructure, všechny aplikace jsou podporovány Oracle WebLogic Serverem a Oracle Enterprise Managerem. Poskytuje unifikované úložiště obsahu.

Alfresco Document Management je správa dokumentů založená na open source modelu a používá sdílený disk. Důležitou charakteristikou je integrace s MS Office a Open Office. Správa umožňuje ukládání, verzování, sdílení, vyhledávání a audit s jednoduchou integrací pracovního toku (workflow). Dokumenty jsou ve virtuálním souborovém systému, ve kterém se s pomocí průvodců dá vytvořit nová uživatelská aplikace pro práci s obsahem.

Řízení přístupu a vyhledávání
On-line přístup je velmi užitečný i pro další důležitou charakteristiku ECM, a tou je spolupráce. Přístup k úložišti je třeba zajistit tak, aby uložený obsah mohli měnit další uživatelé, aniž by se přitom jejich změny křížily nebo rušily. Úložiště proto bývá vybavené mechanizmem „check-out“ – „check-in“, dovolujícím uzamknout záznam po dobu zpracování, mezi check-out a následným check-in po ukončení změny.

Také do ECM se dostávají moderní způsoby přístupu k informacím. Využívají se blogy, uživatelsky definované databáze wiki, diskuzní skupiny a sociální sítě. Pro co nejrychlejší aktualizaci provedených změn u ostatních uživatelů se využívá kanál RSS.

Alfresco Open Search je otevřené vyhledávání přes několik úložišť Alfresco nebo externích wiki, blogů a RSS feedů. Jednoduché vkládání a vyjímání (Check-in a Check-out) zabraňuje kolizi více zpracovatelů, k dispozici je také řízení verzování s dvojí úrovní verzování (major, minor). Systém má integraci s podnikovými portály, založenou na JSR-168 a REST. Pro hledání lze použít integrované značkování obsahu (tagy) a hledat podle těchto značek.

Vyhledávání je důležitou charakteristikou ECM. Čím rozsáhlejší soubor informací je, tím složitější může být vyhledání určité konkrétní informace. Pro vyhledávání se používá nejen běžné fulltextové procházení, ale také indexace, doplňování metadaty a další postupy. Metadata se často vkládají automaticky už při pořizování obsahu, např. při skenování jako údaje o autorovi, prostředí atd., při vkládání e-mailových zpráv jako údaje z hlavičky zpráv a tak podobně. Názorným příkladem je řešení firmy Autonomy. Její E-mail Management umožňuje každé složce pro obsah přiřadit unikátní e-mailovou adresu, kterou mohou uživatelé používat pro zasílání materiálů patřících do této složky. Uživatelé mohou rovněž potřebné e-maily přetahovat z lokálních aplikací (MS Outlook, Lotus Notes) do patřičné složky WorkSite. Poštovní zprávy a přílohy získávají nastavení bezpečnosti a metadata z přiřazené složky. Vyhledávat lze fulltextově nebo podle klíčových slov, v e-mailových zprávách, přílohách nebo obojím.

Týmová spolupráce a bezpečnost
Další důležitou částí ECM je spolupráce mnoha uživatelů. S ní souvisí i problém bezpečnosti, přístupu k uloženému obsahu. Typickými způsoby řešení je autentizace uživatelů buď samostatně, anebo s využitím infrastruktury, např. LDAP a podobně.

Například Alfresco zajišťuje pořízení, sdílení a čtení informací v rámci virtuálních týmů. Týmy a jejich členové mohou rychle vyhledat důležitý obsah, experty, prozkoumat minulé nebo podobné projekty a sledovat podstatné změny pro udržení efektivity své práce. Jakýkoliv příspěvek se vloží do úložiště a ostatní si jej můžou vybírat pomocí stručného náhledu a prohlížet s pomocí prohlížeče Flash, bez ohledu na formu informace a způsob a verzi softwaru použitého k jejímu uložení. Vyhledává se přes metadata dokumentu a tagy. Přístup je i přes RSS kanál. Alfresco Share podporuje protokol MS Office SharePoint. Lze pracovat s personalizovanou pracovní plochou anebo se sdílenými profily projektu, aktivitami, kalendáři a dalšími prvky sdruženými v jedné pracovní ploše. Lze vyhledávat lidi, odborníky, schválené postupy, a to přes všechny oblasti, složky, wiki a blogy. Osobní kalendáře a kalendáře virtuálních skupin mají integraci s iCal.

Dokončení článku vám přineseme zítra…